Expediente Electrónico en Recursos Humanos

Transcripción

1 Expediente Electrónico en Recursos Humanos Junio 2010 Elena Martinez Aparicio César López Muñoz

2 Índice Objetivo del proyecto Qué es la administración electrónica? Plan Avanza Arquitectura de la plataforma Procesos de RRHH: Solicitud de concurso de plazas PDI/PAS Procesos de RRHH: Hoja de servicios Futuro 2

3 Objetivos Este proyecto surge por varias iniciativas y motivos de distinta índole: Necesidad de adaptarnos a la Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (Ley 11/2007) Necesidad de reducir papeles en la gestión Mejorar la gestión de nuestros procesos Reconducir la atención presencial a telemática 3

4 Objetivos Iniciativas previas: Servicios on-line ofrecidos en el Portal del Empleado Solicitud telemática concurso profesores contratados Planteamiento actual: Conceptualizar el expediente electrónico como un resultado de la Administración Electrónica. Aprovechar el Plan Avanza 4

5 Qué es la administración electrónica? Definición de la Unión Europea: La administración electrónica o «egovernment» se define como la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en las administraciones públicas, asociada a cambios en la organización y nuevas aptitudes del personal. El objetivo es mejorar los servicios públicos, reforzar los procesos democráticos y apoyar a las políticas públicas. 5

6 Qué es la administración electrónica? Normativa En España se plasma en la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP) donde se reconoce el «derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Publicas por medios electrónicos» y establece la «obligación de las Administraciones Públicas de rediseñar sus procedimientos y dotarse de los medios técnicos necesarios para que el ejercicio del nuevo derecho sea plenamente efectivo». Las Administraciones Públicas deberán articular los mecanismos necesarios para que la iniciación, tramitación y terminación de los procedimientos pueda realizarse por medios electrónicos, con plena validez y en plenas condiciones de seguridad jurídica. 6

7 Plan Avanza Proyecto presentado al Plan Avanza por las siguientes Universidades: Universidad Autónoma de Madrid Universidad Carlos III de Madrid Universidad Complutense de Madrid Universidad Politécnica de Madrid Universidad Nacional de Educación a Distancia Coordina la Universidad Politécnica de Madrid y es la interlocutora ante el Ministerio. Se ha firmado un convenio de colaboración entre todas las Universidades para la realización de este proyecto. 7

8 Con el acuerdo de tres de las Universidades participantes se decide trabajar con Telefónica en un proyecto en modo servicio con los siguientes objetivos: Implantar una plataforma de tramitación electrónica que permita a los miembros de la comunidad universitaria realizar trámites a través de acceso telemático. Implantación de cinco procedimientos elegidos a partir de un catálogo. Desarrollo e implantación posterior de dichos procedimientos administrativos en la plataforma de tramitación electrónica. Formación del personal de las universidades en el uso de la plataforma de tramitación electrónica Mantenimiento y Soporte 7x24. La plataforma propuesta se basará en componentes de SW libre desarrollados por la Administración Pública Española. Plan Avanza 8

9 Plan Avanza Procedimientos elegidos: Solicitud Genérica (Expone/Solicita) Solicitud y Emisión de Certificaciones Académicas Solicitud y Emisión Hoja Servicios PAS/PDI Presentación de Solicitud de Concurso de Plazas de PDI/PAS Presentación de Solicitud de Participación en Erasmus 9

10 Arquitectura de la plataforma 10

11 Arquitectura de la plataforma Componentes de la plataforma: Escritorios Validación de certificados digitales y firma electrónica Registro Herramienta grafica de modelado de flujos 11

12 Arquitectura de la plataforma Escritorios de tramitación electrónica Escritorio del tramitador Permitirá la gestión de todas las operaciones relacionadas con el control de procedimientos administrativos y su información asociada Listado de procedimientos tramitables Iniciar de forma telemática un procedimiento Consultar el estado de la tramitación Búsqueda de expedientes Etc. Escritorio de la comunidad universitaria La Comunidad Universitaria (Estudiante, Empresa, PAS, PDI) podrá acceder vía telemática al conjunto de procedimientos de solicitud-resolución publicados por la universidad y podrá iniciar un procedimiento administrativo o consultar el estado de uno ya iniciado con anterioridad 12

13 Arquitectura de la plataforma Validación de certificados digitales y firma electrónica Se realizará a través de la Plataforma de validación y firma electrónica del MAP (@firma) Serán válidos los siguientes certificados: DNI electrónico. Certificados expedidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). 13

14 Arquitectura de la plataforma Registro Se implantará una aplicación de registro de documentos de entrada/salida, basada en la normativa SICRES v3, que permite las siguientes funcionalidades: Anexión de documentos en formato electrónico. Intercambio de documentos de otras administraciones. Sellado electrónico de documentos. Búsqueda/recuperación y almacenamiento de registros. Impresión de justificantes o certificados de registro. Emisión de listados e informes. Mecanismos de cotejo y compulsa electrónica de documentos. El sistema está dotado de los mecanismos necesarios de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos almacenados. 14

15 Arquitectura de la plataforma Registro 15

16 Procesos de RRHH: Solicitud de Concurso de Plazas de PDI/PAS Objetivo: Mediante este servicio el demandante podrá solicitar la participación en los concurso de plazas de PDI o PAS. Tipología: Modelado solicitud/resolución. Proceso de solo entrada que termina con el encaminamiento (manual) de la solicitud y documentación asociada al servicio de RRHH, encargado de su tramite. Este proceso no esta integrado con el sistema de gestión de RRHH, por lo que no se lleva a cabo la tramitación telemática de la solicitud. Estado actual: A falta de puesta en explotación. 16

17 Procesos de RRHH: Solicitud de Concurso de Plazas de PDI/PAS Diagrama de flujo: 17

18 Procesos de RRHH: Solicitud de Concurso de Plazas de PDI/PAS Fases y tareas: I. Iniciación del tramite (I) 18

19 Procesos de RRHH: Solicitud de Concurso de Plazas de PDI/PAS Fases y tareas: I. Iniciación del tramite (II) 19

20 Procesos de RRHH: Solicitud de Concurso de Plazas de PDI/PAS Fases y tareas: I. Iniciación del tramite (III) 20

21 Procesos de RRHH: Solicitud de Concurso de Plazas de PDI/PAS Fases y tareas: I. Iniciación del tramite (IV) 21

22 Procesos de RRHH: Solicitud de Concurso de Plazas de PDI/PAS 22

23 Procesos de RRHH: Solicitud de Concurso de Plazas de PDI/PAS Fases y tareas: II. Instrucción del tramite 23

24 Procesos de RRHH: Hoja de Servicios Objetivo: Mediante este servicio el demandante, PAS y/o PDI de la UC3M, podrá solicitar la emisión de una de las siguientes Hojas de Servicios que certifica la universidad: Tipología: Hoja de Servicio PAS Hoja de Servicio PDI Hoja de Servicio Acreditada Modelado extremo a extremo. La implementación de este servicio integra la plataforma de tramitación electrónica (Tramita@) con el sistema de gestión de Recursos Humanos (UXXI-RRHH) para la generación de la hoja de servicios en el momento de la solicitud. Estado actual: En desarrollo. 24

25 Procesos de RRHH: Hoja de Servicios Diagrama de flujo: 25

26 Procesos de RRHH: Hoja de Servicios Fases y tareas: I Iniciación del tramite 26

27 Procesos de RRHH: Hoja de Servicios Fases y tareas: II. Instrucción del tramite (I) 27

28 Procesos de RRHH: Hoja de Servicios Fases y tareas: II Instrucción del tramite (II) 28

29 Procesos de RRHH: Hoja de Servicios Fases y tareas: II Instrucción del tramite (III) 29

30 Procesos de RRHH Fases y tareas: II Instrucción del tramite (IV) 30

31 Futuro Administración Electrónica Plan Avanza OCU Integración del proceso de Solicitud de plazas en concursos de PAS/PDI con el sistema de gestión de RRHH. Solicitud de contratación de Catedráticos y Titulares UXXI-RRH: Incluir firma digital en informes, contratos, certificados, etc. Portal del Empleado: Incluir firma digital en los servicios (nominas, certificado de retenciones, etc.) Expediente electrónico Gestor documental. Infraestructura de la UC3M Plataforma de firma digital para desarrollos propios. 31