PLAN DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL MUNICIPIO DE APULO

Transcripción

1 0 PLAN DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL MUNICIPIO DE APULO CON APULO SOSTENIBLE PROSPERIDAD PARA TODOS

2 Contenido INTRODUCCIÓN... 2 MARCO JURIDICO... 2 CAPITULO I: CONFORMACIÓN EQUIPO DE EFICIENCIA... 3 CAPITULO II: PLAN DE EFICIENCIA... 4 LOS PROCESOS O PROCEDIMIENTOS SUSCEPTIBLES DE MEJORA... 4 LAS BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL... 5 HERRAMIENTAS QUE PERMITAN GARANTIZAR A LOS USUARIOS EL DERECHO DE ACTUAR ANTE LA ADMINISTRACIÓN UTILIZANDO MEDIOS ELECTRÓNICOS... 5 CAPITULOIII: EJECUCIÓN PLAN DE EFICIENCIA... 5 CAPITULO IV: SEGUIMIENTO AL PLAN DE EFICIENCIA

3 INTRODUCCIÓN Para la implementación de la política de Cero Papel en el Municipio de Apulo, se ha estructurado el plan de eficiencia administrativa y cero papel, donde se plasman las iniciativas, actividades, responsables, recursos, cronograma y metas que se van a desarrollar. Estas acciones para mejorar la eficiencia administrativa están dirigidas en tres ámbitos: 1. Mejorar los procesos y procedimientos 2. Implementar buenas prácticas para la reducción del papel 3. Implementar herramientas que permitan garantizar a los usuarios el derecho de actuar ante la administración utilizando medios electrónicos Para elaborar dicho plan de eficiencia administrativa se ha elegido a un líder equipo de eficiencia administrativa quienes coordinadamente establecen las iniciativas a ejecutar en cada uno de los ámbitos anteriormente enunciados y son los encargados de hacerles seguimiento y evaluación. 2

4 MARCO JURIDICO Dentro de las normas encargadas de reglamentar la presente política de eficiencia administrativa y cero papel podemos encontrar: El Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el decreto de gobierno en línea, el decreto de gestión documental y el decreto ley anti-trámites. La ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece la importancia de avanzar en producción de documentos públicos y actos administrativos por medios electrónicos, habilitar los correos electrónicos para la recepción y emisión de mensajes de datos de las actuaciones administrativas, la implementación de mecanismos para la notificación electrónica y la disposición de información actualizada de la entidad en su sede electrónica. El decreto 2693 del 2012 encargado de reglamentar gobierno en línea estable como uno de sus componentes la transformación; en el cual se aborda la importancia de implementar cambios en la manera de operar de la administración, eliminando los límites entre sus dependencias y entre entidades públicas, intercambiando información por medios electrónicos haciendo uso del lenguaje común de intercambio de información, automatizando sus procesos y procedimientos internos e incorporando la política de cero papel. Así mismo el decreto 2609 de 2012 que dicta disposiciones en materia de Gestión Documental tiene en cuenta los cambios y retos del Estado frente a las TIC, es así como toman fuerza términos como documento electrónico, archivo electrónicos y expediente electrónico. Este decreto reglamenta la preservación de los documentos en ambientes electrónicos, así como obliga a las entidades a garantizar su autenticidad, integridad y confidencialidad. Además establece las características del documento electrónico, los requisitos para su presunción de autenticidad, inalterabilidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad. El Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 40 y 140 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites y procedimientos ante la Administración Pública. 3

5 CAPITULO I: CONFORMACIÓN EQUIPO DE EFICIENCIA Se debe elegir un líder de eficiencia Administrativa y Cero Papel, quien será el responsable de coordinar la realización de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementación y avance de la política, así como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo que respecta a la Eficiencia Administrativa y Cero Papel al Alcalde municipal. El coordinador deberá formar un grupo o equipo con representantes de oficinas responsables de temas clave, tales como medio ambiente, sistemas de gestión de calidad, archivo y correspondencia, sistemas de información, compras, entre otros, para discutir cómo implementar mejor la estrategia para lograr la reducción de consumo de papel en su lugar de trabajo. Un equipo bien conformado le permitirá establecer sinergias con otras iniciativas que se desarrollen en la entidad, evitando sobrecargar a los empleados, y maximizando esfuerzos y recursos. Se incluirá en el desarrollo de la estrategia a los jefes de oficina y personal de apoyo. Una base de apoyo más amplia y entusiasta tendrá mayores probabilidades de cooperación y éxito. El equipo de eficiencia administrativa y cero papel de la Alcaldía de Apulo está conformado por: Nombre Cargo Rol en el Equipo William Roberto Forero Pulido Alcalde Municipal Líder De La Eficiencia Y Cero Papel Guillermina Rodríguez Profesional Universitario del Área Social y Ambiental Área Ambiental De La Eficiencia Y Cero Papel Navarrete Joan Manuel Secretario de Desarrollo Soporte Eficiencia Y Cero Papel Guevara Uriza Giselle Andrea Figueroa Gonzales Sostenible Secretaria de Gobierno Soporte Eficiencia Y Cero Papel APITULO II: PLAN DE EFICIENCIA En el plan de eficiencia administrativa y cero papel se plasman las iniciativas, actividades, responsables, recursos, cronograma y metas que se van a desarrollar. Estas acciones para mejorar la eficiencia administrativa están dirigidas en tres 4

6 ámbitos: 1. Mejorar los procesos y procedimientos 2. Implementar buenas prácticas para la reducción del papel 3. Implementar herramientas que permitan garantizar a los usuarios el derecho de actuar ante la administración utilizando medios electrónicos LOS PROCESOS O PROCEDIMIENTOS SUSCEPTIBLES DE MEJORA a) Revisar los procesos y procedimientos de soporte y estratégicos con el fin de disminuir el uso de papel, mejorar el proceso, disminuir el tiempo de Respuesta, optimizar el espacio físico y establecer la línea base para disminuir el uso del papel. LAS BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL A. Digitalizar, según la normatividad vigente, toda la información de las áreas misionales, de apoyo y de evaluación de la entidad. B. Implementación buenas prácticas para el consumo de papel dentro de la entidad HERRAMIENTAS QUE PERMITAN GARANTIZAR A LOS USUARIOS EL DERECHO DE ACTUAR ANTE LA ADMINISTRACIÓN UTILIZANDO MEDIOS ELECTRÓNICOS Implementar la racionalización en los trámites de la entidad. CAPITULOIII: EJECUCIÓN PLAN DE EFICIENCIA Las actividades indicadas en el Plan se deben desarrollar cuidando cumplir con los tiempos e indicadores allí planteados. El rol del líder de Eficiencia y Cero Papel es importante, pero contar con un equipo de colaboradores y la participación de todos los funcionarios en la entidad será determinante para el buen logro de las metas de eficiencia. 5

7 El plan de eficiencia administrativa y cero papel tiene de la alcaldía de Apulo tiene cuatro (4) iniciativas las cuales tiene como periodo de ejecución los periodos anuales y se establecieron como metas: Indicador Meta 2014 Meta 2015 Número de procedimientos revisados % de Archivos digitalizados % de reducción de insumos de impresión 70% 90% 40% 70% 20% 50% Número de procedimientos racionalizados 15% 30% CAPITULO IV: SEGUIMIENTO AL PLAN DE EFICIENCIA Es importante llevar un control de las actividades, cronogramas y porcentajes de avance señalados en el Plan de Eficiencia. Así mismo evaluar el compromiso de los responsables designados para la ejecución de las actividades incluidas en el Plan. El seguimiento lo llevará a cabo el equipo de eficiencia y cero papel mensualmente, trimestralmente y anualmente de acuerdo con lo estipulado para cada iniciativa en el plan. 6