V Jornadas Iberoamericanas sobre Tecnología y Mercados de Capitales

Transcripción

1 V Jornadas Iberoamericanas sobre Tecnología y Mercados de Capitales El Desarrollo Tecnológico, la Transparencia en la Información y las Operaciones, y su Importancia para el Futuro del Mercado de Valores Gestión Documental Ernesto Rivera Pitti Director Nacional de Administración Lima, Perú - 12 de septiembre de 2003

2 Agenda Definiciones Conceptos Objetivos de Gestión Documental Componentes de Gestión Documental Flujo de Documentos Tendencias Conclusiones

3 Definiciones Documento: todas las formas de información desestructurada que se producen o reciben en el ejercicio de la propia actividad (borradores, documentos de trabajo, etc.) Records: documentos corporativos o legales que deben guardarse inalterados como prueba de la actividad realizada.

4 Definiciones Desmaterialización: es el proceso por el cual un documento en papel es transformado en un documento electrónico Documento Inmaterializado: un documento creado, circulado y procesado electrónicamente sin que el mismo sea producto de la transformación de un documento de papel a un documento electrónico.

5 Definiciones Imagen Documento en Papel DOCUMENTO

6 Definiciones Gestión Documental: Conjunto de actividades que involucran la creación, revisión, aprobación, procesamiento y almacenamiento de documentos.

7 Conceptos: Gestión de Información

8 Conceptos: Gestión de Conocimiento INFORMACION CONOCIMIENTO Hablar de conocimiento nos sitúa en un nivel superior de trabajo intelectual que implica que la información haya sido procesada por un sujeto pensante

9 Conceptos: Gestión de Conocimientos

10 Objetivos de Gestión Documental Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo. Conservar la memoria de la organización Facilitar la recuperación y auditoria de las operaciones

11 Componentes de Gestión Documental Gestión Documental Archivos en papel Documentos electrónicos Base de datos

12 Componentes de Gestión Documental Archivos en Papel Necesarios por requerimientos legales Eliminar copias innecesarias Mantenerlos accesibles Plan de eliminación cuando sean innecesarios

13 Componentes de Gestión Documental Documentos electrónicos Organizar racionalmente los directorios informáticos Establecer un repositorio central de documentos Establecer mecanismos de control de versiones y aprobaciones Garantizar la integridad de los documentos Establecer un esquema de búsqueda eficaz

14 Componentes de Gestión Documental Base de datos Necesidad de hacer convivir la información estructurada y la desestructurada Evitar la duplicidad de datos cuando sea innecesario Establecer cuando se van a eliminar registros innecesarios

15 Componentes de Gestión Documental Internet Intranet Externo Ventanilla Virtual Base de Datos Correo Electrónico Fax Digital Sitio Web Gestión documental Escáner Archivo en papel

16 Flujo de Documentos EXTERNO ENTRADA / SALIDA DIRECCION OPERATIVA INTERNO 8 1 UNIDAD DE GESTION DE INFORMACION TRAMITE / CREACION DE DOCUMENTO COMISIONADOS ASISTENTE EMPRESAS 3 IMPRESION 4 ARCHIVOS FISICOS REVISION / APROBACION INVERSIONISTA SITIO WEB ARCHIVO DOCUMENTO FISICO

17 Tendencias Hacia la gestión de contenidos Contenido se puede entender como información estructurada y desestructurada Tiene que ver con la administración de los componentes de información en forma integral Es potenciada por la tecnología de portales Web y de herramientas de colaboración

18 Tendencias Hacia la aceptación de los documentos electrónicos Hacia la oficina sin papeles pero aún falta por llegar Implementación de legislación que permite el uso de firmas electrónicas y equiparación legal con firmas manuscritas Nuevos tipos de documentos virtuales

19 Tendencias Hacia la necesidad de proceso de información desestructurada Gran parte de las empresas ya cuentan con sistemas de información estructurada Aún hace falta controlar más información Conciencia en la necesidad de gestionar y administrar documentos Requerimientos más estrictos de mantener registros transparentes Sarbanes Oaxley Gobierno Corporativo

20 Tendencias Hacia el reconocimiento de la tecnología como herramienta Tecnología como potenciador estratégico Aumento de eficiencia y eficacia Proyectos de tecnología con líderes funcionales no tecnologos

21 Tendencias Hacia la máxima importancia de la accesibilidad Información necesaria accesible en el momento Requerimientos de omnipresencia de la información

22 Tendencias Hacia los planteamientos de medio y largo plazo Cuándo eliminar los documentos? Será legal eliminar los documentos? Se necesitará la información para fines estratégicos?

23 Conclusiones La Gestión Documental es una pieza fundamental para consolidar el conocimiento en una organización Un proyecto de Gestión Documental requiere primero analizar como debe ser organizada la información para que se cumplan los objetivos Hay una tendencia a la aceptación de documentos electrónicos y de equipararlos a documentos en papel