Seminarios 46/47. Administración electrónica

Transcripción

1 Seminarios 46/47. Administración electrónica

2 Contenidos 1. Introducción. 2. Sede electrónica. 3. Registro electrónico. 4. Documento electrónico 5. Captura de documentos. 6. Expediente electrónico. 7. Tramitación electrónica. 8. Firma digital. 9. Comunicaciones electrónicas internas. 10. Notificaciones electrónicas. 11. Archivo electrónico. 12. Publicaciones. 13. Conclusiones. 14. Preguntas y dudas.

3 1. Introducción. «La Administración electrónica es el uso de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación en las Administraciones Públicas, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos, así como reforzar el apoyo a las políticas públicas» Conseguir que haya mayor transparencia y responsabilidad en la realización de los distintos procesos de cada trámite rutinario para alcanzar un mejor control dentro de las administraciones, que sea más fácil y rápido encontrar los expedientes de un trámite y más difícil perderlos.

4 1. Introducción. Administración tradicional Administración electrónica Administraciones públicas Empresas Administraciones públicas Empresas Empleados públicos Documentación en papel. Firmados y sellados manuales. Consultas lentas. Almacenamiento costoso e ineficaz. Ciudadanos Empleados públicos Documentación electrónica. Firmados electrónicamente. Consultas rápidas. Almacenamiento barato y eficaz. Ciudadanos

5 1. Introducción. Facilitar y simplificar las actuaciones que los ciudadanos tienen con la Administración. Ahorro de costes y eficiencia. X Evitar desplazamientos y colas innecesarias. Conseguir pasar del papel al documento electrónico y ofrecer una seguridad jurídica y tecnológica en todas sus Cumplimiento de las legislación vigente en materia de Administración Electrónica.

6 1. Introducción. Disponible infraestructura tecnológica TIC permiten mejorar canales de información y Comunicación Normativa necesaria Profesionalidad del personal técnico Falta de cultura de administración electrónica Influencia de la crisis económica en las prioridades establecidas Dificultad para mejorar la transparencia y la simplicidad de trámites Edad media de los empleados públicos Ataques de seguridad Imagen proyectada de las AAPP se percibe Negativamente por el ciudadano Brecha digital debido a edad o falta de recursos Coste elevado de las inversiones Penetración y uso de Internet Madurez de las tecnologías Necesidad asumida por todos Simplificación administrativa

7 1. Introducción. FAQ s Cuáles son los aspectos más destacados en materia de Administración Electrónica? Quiénes son los obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones? Es obligada la asistencia al interesado en el uso de medios electrónicos? Cuáles son las funciones que deben desempeñar las Oficinas para la Asistencia en Materia de Registros? Son las Oficinas para la Asistencia en materia de Registros el único medio para la asistencia al interesado en el uso de medios electrónicos? Qué deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presenten los ciudadanos en formato papel? Hay que archivar los documentos presentados en formato papel? Cómo se debe llevar a cabo la digitalización de los documentos que presenten los ciudadanos en formato papel? Debe haber un Registro Electrónico General en cada Administración?

8 2. Sede electrónica. Empleados públicos Empresas Ciudadanos

9 3. Registro electrónico. Fuente: Guía para facilitar a las Entidades Locales el cumplimiento de las obligaciones digitales de las Leyes 39 y 40/2015. Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

10 4. Documento Electrónico. Documento Electrónico: Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Documento Administrativo Electrónico: Incorpora una o varias firmas y una referencia temporal. La Ley: Establece las condiciones de validez del Documento Administrativo Electrónico. Regula las copias electrónicas. Regula el Expediente electrónico. Define el Archivo electrónico.

11 4. Documento Electrónico. Qué funciones tiene el documento electrónico? A qué nos obliga la ley? Función de Constancia Función de Comunicación Efectividad Validez Disponer de herramientas y recursos Tramitación electrónica de los expedientes Archivo electrónico de los documentos Garantizar el derecho a la información y la transparencia Trabajar de forma coordinada e interoperable con otras administraciones

12 4. Documento Electrónico. Componentes del documento electrónico: Contenido: Conjunto de datos o información del documento. Firma Electrónica: avala la integridad del resultado y asegura la identidad del firmante. Metadatos: Mínimos obligatorios (para transferencia documental). Metadatos que tienen que estar presentes en cualquier intercambio. Complementarios. Aquellos que se utilizan para atender necesidades de descripción específicas. Automatizables. Se registran de forma automática en el momento de la captura.

13 4. Documento Electrónico. METADATOS OBLIGATORIOS SEGÚN EL ENI (BOE-A ): Versión NTI Identificador normalizado de la versión de la Norma Técnica de interoperabilidad de Documento electrónico. Identificador Identificador normalizado del documento Órgano Identificador normalizado de la administración generadora del documento. Fecha de captura Fecha de alta del documento en el sistema de gestión documental. Origen Indica si el contenido del documento se ha creado por el ciudadano o la administración. Estado de Elaboración Indica la naturaleza del documento, si es copia, también indica si se ha realizado una digitalización o conversión de formato en el proceso de generación. Nombre de formato del fichero de contenido obtenido. (PNG, JPG, TIFF, etc). Tipo Documental - Descripción del tipo documental del documento (acta, certificado, diligencia, informe, recurso, ). Tipo de Firma indica el tipo de firma que avala el documento. En caso de firma con certificado, indica el formato de la firma.

14 4. Documento Electrónico. Documento electrónico Digitalizado: Es el resultante de un proceso de digitalización de un documento. Digitalización: Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra, del mismo. Componentes del Documento Electrónico Digitalizado: Imagen Firma de digitalización Metadatos mínimos obligatorios Metadatos de digitalización

15 4. Documento Electrónico. Requisitos, Contenido y Contexto de políticas de gestión de documentos electrónicos Asignación de responsabilidades, tanto directivas como profesionales. Definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos. Administración de los repositorios electrónicos, y documentación, formación y supervisión.

16 4. Documento Electrónico

17 4. Documento Electrónico. FAQ s Pueden producirse documentos administrativos en formato papel? Tiene el ciudadano derecho a presentar la documentación en papel? Los ciudadanos pueden aportar copias de documentos en sus solicitudes? Qué metadato se debe añadir a los documentos digitalizados si estos proceden de otra Administración? Deben incorporarse metadatos a los documentos convertidos a formatos electrónicos?

18 14. Preguntas y Dudas.

19 Muchas Gracias!!