Documentos electrónicos y Archivo Digital. Consideraciones jurídicas

Transcripción

1 Documentos electrónicos y Archivo Digital. Consideraciones jurídicas

2 Contenido Legislación y Tecnología Legislación El documento electrónico Informática El Corte Inglés 2

3 Contenido 1 Legislación y Tecnología 2 3 Legislación El documento electrónico Informática El Corte Inglés 3

4 Evolución de las alternativas al papel La custodia, conservación y validez del documento electrónico La custodia y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos tiene el objetivo de garantizar que los documentos electrónicos sigan siendo evidencia jurídica más allá del tiempo que perdure la tecnología que creó y/o firmó dichos documentos.

5 Evolución de las alternativas al papel Factores de seguridad La constante evolución tecnológica puede ocasionar cierta inseguridad jurídica si no se adoptan las medidas adecuadas. Custodia y Conservación Recuperación Validez: Autenticidad: Integridad Repudio

6 Un precursor Jean Mabillon En 1681, publica un tratado: De re diplomatica, en el que contesta al cuestionamiento de la autenticidad de ciertas cartas de la abadía de Saint-Denis por parte de un jesuita holandés, Daniel Papebroeck. En el debate, propone las herramientas que permiten autentificar un documento y datarlo

7 El primer respaldo legal

8 Tecnología y Valor Jurídico del documento electrónico. Dos escenarios Requisitos Internos Eficaces Eficientes Rentables Tecnología Requisitos Externos Con valor jurídico para: Acreditar derechos Exigir obligaciones Hacer prueba Conformidad legal

9 Tecnología y Valor Jurídico. Dos velocidades. Objetivo: Hacer compatibles dos mundos que van a distinta velocidad

10 Evolución de las alternativas al papel La población digital. Dos Generaciones Inmigrantes digitales Nativos digitales

11 Interactuaciones documentales Momentos y medios PAPEL Entre presentes Inmediata Copias en papel Firma Manuscrita ELECTRÓNICO Entre ausentes Mediata Documentos electrónicos Firma Electrónica FIRMA DIGITALIZADA Entre presentes Inmediata Documentos electrónicos

12 Garantías y medios de prueba. Custodia certificada por terceros de confianza De los documentos De las comunicaciones Firma Electrónica Integridad Autenticidad Sello de tiempo Momento en que se produce la comunicación Contenido del documento en relación con un momento dado Certificado por una autoridad de sellado de tiempo. Certificación de procedimientos

13 Contenido 1 Legislación y Tecnología 2 3 Legislación El documento electrónico Informática El Corte Inglés 13

14 El pasado Prohibido preguntar por los Expedientes

15 Legislación de Castilla León sobre Administración Electrónica. Ley 2/2010, de 11 de marzo, de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administración de la Comunidad de Castilla y León y de Gestión Pública. Se dedica el capítulo III a la Administración electrónica, elevando el rango de disposiciones actualmente vigentes de la Junta de Castilla y León, adaptándolas a las previsiones de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, Introduce algunas novedades que demuestran, en la línea del Plan de implantación de la Administración electrónica en Castilla y León, aprobado por Acuerdo 29/2009, de 12 de marzo, de la Junta de Castilla y León, la apuesta tecnológica al servicio del ciudadano de la Administración autonómica.

16 Legislación de Castilla León sobre Administración Electrónica. Ley 2/2010, de 11 de marzo, de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administración de la Comunidad de Castilla y León y de Gestión Pública.

17 Legislación de Castilla León sobre Administración Electrónica. Ley 2/2010, de 11 de marzo, de Derechos de los Ciudadanos en sus relaciones con la Administración de la Comunidad de Castilla y León y de Gestión Pública. Artículo 52. Archivo electrónico. 1. La Administración de la Comunidad deberá conservar en formato electrónico todos los documentos electrónicos emitidos por los ciudadanos, por sus órganos, unidades o centros y por otras Administraciones cuando contengan información o decisiones relevantes para derechos o intereses y formen parte de un expediente administrativo, así como de aquellos otros que, aun no formando parte de un expediente administrativo, constituyan evidencia de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración. 2. La conservación de los documentos electrónicos podrá realizarse bien de forma unitaria o mediante la inclusión de su información en bases de datos, siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos, así como para la comprobación de la firma electrónica de dichos documentos. 3. Se garantizará la seguridad, integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección de datos y conservación de los documentos almacenados y depositados en archivos y depósitos electrónicos, así como su accesibilidad y localización. 4. Todo acceso a un archivo o a un depósito electrónico debe ser controlado, identificándose a las personas usuarias. 5. Se arbitrarán medidas técnicas que garanticen la conservación adecuada y el posible traslado de los documentos a nuevos formatos y soportes.

18 Legislación Estatal sobre Administración Electrónica. Ley 30/1992 de 26 de Noviembre de régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica Ley 11/2007 de 22 de Junio de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos Artículo 7 Orden Ministerio Economía y Hacienda EHA/962 de 10/04/2007 Resolución de 24 de Octubre de 2007 de la Agencia Tributaria (DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA) Real Decreto 1671/2009 de 6 de Noviembre por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007 Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, Esquema Nacional de Interoperabilidad Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, Esquema Nacional de Seguridad Resolución 19 de julio de 2011 Normas Técnicas de Interoperabilidad. Guías de Aplicación.

19 Los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad Reales Decretos 3 y 4 de 8/1/2010) Esquema Nacional de Seguridad Art. 42 Ley 11/2007 Objeto: establecer la la política de seguridad en la la utilización de medios electrónicos Constituido por principios básicos y requisitos mínimos que permitan una protección adecuada de la la información. Esquema Nacional de Interoperabilidad Art. 42 Ley 11/2007 Objeto: Introducir los elementos comunes que han de guiar la la actuación de las Administraciones Públicas en materia de interoperabilidad. Guías de Seguridad Normas Técnicas Guías de Aplicación

20 Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica. Niveles de Seguridad requeridos por los sistemas de información Alto Bajo Medio Dimensiones de Seguridad Disponibilidad [D]. Autenticidad [A]. Integridad [I]. Confidencialidad [C]. Trazabilidad [T]. Tipos de Medidas de Seguridad Marco organizativo [org]. Constituido por el conjunto de medidas relacionadas con la organización global de la seguridad. Marco operacional [op]. Formado por las medidas a tomar para proteger la operación del sistema como conjunto integral de componentes para un fin. Medidas de protección [mp]. Se centran en proteger activos concretos, según su naturaleza y la calidad exigida por el nivel de seguridad de las dimensiones afectadas.

21 Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad

22 Normas técnicas

23 Relación entre las distintas Normas Técnicas NTI Española NTI de Digitalización de Documentos. Normas Técnicas Relacionadas NTI de Documento Electrónico. NTI de Política de Gestión de Documentos Electrónicos (Pendiente de publicación) NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos NTI de catálogo de estándares NTI de Política de Gestión de Documentos Electrónicos (Pendiente de publicación) NTI de Documento Electrónico. NTI de catálogo de estándares. NTI de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales NTI de Documento Electrónico. NTI de Expediente Electrónico. NTI de Política de Firma Electrónica y de certificados de la Administración. NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos NTI de requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las Administraciones Públicas españolas NTI de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales (SICRES 3.0) NTI de Política de Gestión de Documentos Electrónicos (Pendiente de publicación) NTI de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales NTI de Política de Gestión de Documentos Electrónicos (Pendiente de publicación) NTI de catálogo de estándares. NTI de Documento Electrónico. NTI de Digitalización de Documentos. NTI de Política de Gestión de Documentos Electrónicos (Pendiente de publicación) NTI de catálogo de estándares. NTI de Protocolos de intermediación de datos

24 Adecuación al ENI Los nuevos sistemas aplicarán el ENI desde su concepción. Si a los doce meses de la entrada en vigor del Esquema Nacional de Interoperabilidad (9 enero 2010) hubiera circunstancias que impidan la plena aplicación de lo exigido en el mismo, se dispondrá de un plan de adecuación, que marque los plazos de ejecución los cuales, en ningún caso, serán superiores a 48 meses desde la entrada en vigor.

25 Contenido 1 Legislación y Tecnología 2 3 Legislación El Documento Electrónico Informática El Corte Inglés 25

26 El documento electrónico Documento Electrónico Administrativo Conjunto de datos estructurados, que contiene: El fichero origen que conforma el contenido del documento La firma electrónica del fichero Los Metadatos asociados Documento Electrónico Fichero Firma Metadatos = + + Fichero = Contenido Tradicional de un documento Firma = Firma electrónica del fichero Metadatos = Datos asociados al Fichero

27 El expediente electrónico Expediente Electrónico Administrativo Documento electrónico n Expediente Electrónico Documento Contenido Documento electrónico 1 Metadatos Contenido Ficheros Índice de Expediente Firma Metadatos Metadatos del expediente

28 El valor de los documentos electrónicos y sus copias. Esquema Ley 11/2007 EMISOR Público o privado SOPORTE ORIGINAL SOPORTE COPIA REQUISITOS Ley 11/2007 Electrónico Electrónico Original en poder AA.PP, y que la información de firma y sellado de tiempo permitan comprobar coincidencia de la copia con el original. Artículo 30.1 de la Ley 11/2007 CONSIDERACIÓN COPIA AUTÉNTICA Público Papel Electrónico Cumplir art 46 de la LRJAPyPAC. Artículo 30.2 de la Ley 11/2007 COPIA AUTÉNTICA Privado Papel Imagen electrónica Garantizar autenticidad, integridad y conservación de imagen. Se admite el uso del sello electrónico. Artículo 30.3 de la Ley 11/2007 Deberán incluir un código generado Público Electrónico Papel electrónicamente para permitir verificar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la AA.PP emisora. Artículo 30.5 de la Ley 11/2007En esta CSV Documento Compulsado electrónicamente. Copia válida y eficaz COPIA AUTÉNTICA COMPULSA

29 El cambio El desarrollo de los medios electrónicos no supone solo un cambio tecnológico, sino que, a su vez, se trata de un cambio cultural, organizativo y, también, jurídico. Preàmbul Llei de l ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya

30 Fin de la presentación Muchas gracias Hacemos que las cosas funcionen Informática El Corte Inglés