Herramientas del gestor documental Alfresco

Transcripción

1 Herramientas del gestor documental Alfresco 2017 Javier Casado Cadarso Técnico de administración general Asesoría jurídica Diputación Provincial de Huesca

2 Siempre lo hemos hecho así. 2

3 Normativa de carácter básico Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica Esquema Nacional de Seguridad (ENS) Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica 3

4 Normativa Normativa de desarrollo NTI Documento electrónico Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico NTI Expediente electrónico Resolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico Política de gestión de documentos electrónicos Resolución de 28 de junio de 2012 (BOE de 26 de julio), de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos. 4

5 Administración electrónica Las Administraciones Públicas se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes a través de medios electrónicos [...]. Art. 3.2 LRJSP Los expedientes tendrán formato electrónico [...]. Art LPAC 5

6 Deposite aquí sus expedientes en papel Gracias! 6

7 7

8 Metadatos 8

9 Metadatos 9

10 Herramientas ENI Necesidades a cubrir Gestión de metadatos Generación e importación de documentos ENI Generación e importación de expedientes ENI Obtención de copias electrónicas auténticas Otras funcionalidades derivadas Remisión interna fehaciente de documentos 10

11 Herramientas ENI Mejoras asociadas Herramientas de gestor documental Versionado Gestión de usuarios y permisos Introducción de la clasificación funcional (series documentales) 11

12 Herramientas ENI Herramientas a desarrollar Gestión de documentos ENI Gestión de expedientes ENI Copias electrónicas auténticas Bedel electrónico 12

13 Plan de administración electrónica DPH Plan de administración electrónica DPH 13

14 Clasificación orgánica + funcional

15 Clasificación Clasificación orgánica + funcional El almacenamiento de los documentos sigue la lógica orgánica que ya se está utilizando, en un primer nivel Se incorpora el enfoque funcional a la estructura de almacenamiento (series documentales) 15

16 Clasificación orgánica Intervención: Control interno Contabilidad Hacienda Asesoramiento económico financiero a municipios Tesorería: Tesorería Gestión Inspección Tributaria Recaudación Unidad Central de Embargos Unidad territorial de Fraga Unidad territorial de Barbastro Unidad territorial de Binéfar Unidad territorial de Boltaña Unidad territorial de Jaca Unidad territorial de Monzón Secretaría General: Personal Registro Interior Contratación Jurídica Archivo Obras Públicas y Patrimonio: Obras Contratación Obras Técnicos Obras Cooperación y Planes: Cooperación Planes Cooperación Subvenciones Cultura: Cultura 16

17 Clasificación orgánica Promoción, Desarrollo y Medio ambiente: Desarrollo Turismo Protección Civil/Perrera/Gestión Ambiental Medio Ambiente Vivero/AulaNaturaleza/Féliz de Azara Jefe Sección Desarrollo Iniciativas Locales: Iniciativas Tecnología y comunicaciones: Tecnología y comunicaciones Instituto de Estudios Altoaragoneses: IEA 17

18 Clasificación funcional Cuadro de clasificación de la DPH Serie documental Se identifica con un número correlativo de dos dígitos que sigue a los dígitos indicativos de la subfunción. En el caso que no se hayan establecido subfunciones dentro de una función se indica esta circunstancia con dos ceros (ejemplo A010001). A ACCIÓN Y ÓRGANOS DE GOBIERNO A01 FUNCIÓN EJECUTIVA / DIRECTIVA A Expedientes de constitución de la Corporación Expedientes de constitución de la Corporación Nombramiento diputados (producidos a lo largo de la legislatura) Renuncia / Cese de diputados (producidos a lo largo de la legislatura) A Delegaciones de competencias y funciones Expedientes de delegación de competencias y funciones a diputados o funcionarios de la Diputación 18

19 Clasificación orgánica Ubicación de los expedientes electrónicos Modelo de Unidad de trabajo de DPH 19

20 Repositorio documental Repositorio documental de DPH Carpeta de expedientes Se basa en una estructura predefinida en la carpeta de expedientes, determinada por el cuadro de clasificación de DPH X Nivel Función Subfunción Serie documental A ACCIÓN Y ÓRGANOS DE GOBIERNO A01 FUNCIÓN EJECUTIVA / DIRECTIVA A Decretos y resoluciones 20

21 Clasificación orgánica 21

22 Repositorio documental

23 Repositorio documental Repositorio documental de DPH Acceso a preproducción 23

24 Gestor documental Repositorio documental de DPH Herramientas Digitalización certificada Bedel electrónico Documento electrónico Expediente electrónico 24

25 Gestor documental Repositorio documental de DPH Digitalización certificada Opción disponible en el menú de cada documento Para personal habilitado (art. 27 LPAC) 25

26 Gestor documental Repositorio documental de DPH Documento electrónico digitalizado 26

27 Gestor documental Repositorio documental de DPH Bedel electrónico Opción disponible para unidades administrativas 1)De unidad a persona 2)De persona a unidad 3)De unidad a unidad 27

28 Gestor documental Repositorio documental de DPH Documento electrónico Conversión de documento firmado o sin firmar en documento electrónico administrativo 28

29 Metadatos Metadatos obligatorios del documento electrónico Anexo I de la NTI 29

30 Gestor documental 30

31 Gestor documental Repositorio documental de DPH Documento electrónico Exportación de documento electrónico a fichero xml eni 31

32 Gestor documental Repositorio documental de DPH Expediente electrónico Creación de expediente electrónico Conversión de carpeta del espacio de trabajo en expediente electrónico administrativo Inclusión de documentos electrónicos en expedientes Creación de expedientes en formato xml eni para intercambio 32

33 Metadatos Metadatos obligatorios del expediente electrónico Anexo I de la NTI 33

34 Metadatos 34

35 Inside

36 Inside Uso de Inside en preproducción 36

37 Inside 37

38 Digitalización certificada Muchas gracias por su atención 38