SICTAP(Sistema de Inventario, Control y Transferencias del Archivo del Poder Judicial del Estado de Hidalgo).

Transcripción

1 SICTAP(Sistema de Inventario, Control y Transferencias del Archivo del Poder Judicial del Estado de Hidalgo).

2 I. Antecedentes Archivo del Poder Judicial El Archivo General del Poder Judicial es el organismo que se encarga de la administración y conservación de la documentación administrativa, así como de difundir el acervo histórico. Tipos de Archivos: Archivo de trámite, Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa. Archivo de concentración, Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica y que permanece en el archivo general hasta su destino final. Archivo histórico, Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.

3 I. Antecedentes Funciones generales del Archivo del Poder Judicial Conservar, clasificar y custodiar los documentos impresos, gráficos y audiovisuales que genere la Institución, para ponerlos a disposición en el momento que se requieran. Propiciar la automatización y modernización de los procesos para ofrecer un mejor servicio y difusión del acervo. Fomentar una nueva cultura archivística, buscando hacer más eficiente la administración documental. Coordinar acciones con las dependencias gubernamentales para la adopción de criterios en materia archivística. Fomentar la investigación y divulgación del acervo histórico, mediante la difusión y celebración de convenios institucionales. Promover mecanismos de colaboración entre las dependencias de la institución para la adopción de criterios organizacionales homogéneos de la documentación. Véase Estructura orgánica en los anexos.

4 I. Antecedentes Proceso general de Transferencia al Archivo de Concentración Cuando un órgano Jurisdiccional desea enviar los expedientes que han concluido su ciclo procesal al Archivo de concentración elaboraban la lista de los documentos a enviar, capturaban diversos datos en formatos en Microsoft Excel, donde algunas ocasiones existían errores de captura. Una vez elaborada la lista se enviaba al archivo para su revisión y aceptación si esta fuese correcta.

5 I. Antecedentes Problemática La carencia de una fuente de información automatizada propiciaba que el archivo invirtiera tiempo y esfuerzo de sus funcionarios información actualizada del acervo documental con el que contaba. Lo anterior, propiciaba una intensa búsqueda de los expedientes solicitados solo para corroborar su existencia en el archivo. Adicionalmente debido al proceso manual por el cual se realizaban las transferencias, se invertían de 2 a 3 días para la recepción de los documentos a transferir y en los juzgados invertían el mismo número de días para elaborar la lista de los documentos que enviarían al archivo.

6 I. Antecedentes Objetivos Objetivo general Disminuir el tiempo promedio en el que se efectúan las transferencias de expedientes desde los diferentes órganos jurisdiccionales al archivo de concentración. Objetivos específicos -- Automatizar las transferencias al Archivo de Concentración. -- Crear un Módulo para la automatización de la solicitud y emisión de préstamos de expedientes - Dotar al Archivo de un instrumento básico para el inventario de los documentos en su haber.

7 2. Impacto El Sistema de Inventario, Control y Transferencias al Archivo del Poder Judicial es derivado del Programa de Sistematización de Procesos, incluido en el programa para el Fortalecimiento Institucional del Poder judicial del Estado de Hidalgo, con lo cual se da continuidad a las acciones por aplicar las tecnologías de la información a los procesos jurisdiccionales y administrativos, con la finalidad de eficientar los servicios a los justiciables. Este Sistema surge de la necesidad de contar con una herramienta que permitiera controlar y desarrollar con oportunidad las actividades que dicho órgano desarrolla. Lo anterior, con la finalidad de atender adecuadamente y con prontitud las solicitudes de los órganos jurisdiccionales pero principalmente de los Justiciables. El aplicativo es operado actualmente en el distrito judicial de Pachuca y Tulancingo por alrededor de 230 usuarios del orden civil y familiar. La prospectiva para este año es la integración de los juzgados foráneos, así como de materia penal.

8 2. Impacto Mejora del Proceso Para la mejora del proceso de actividades de los Juzgados que conocen de la materia familiar y del Consejo de familia, la de Planeación, Creación y Adscripción de Nuevos Órganos del Consejo de la Judicatura, instruyó la conformación de un equipo de trabajo multidisciplinario integrado por servidores públicos de la Coordinación de Planeación y Programas, el Archivo del Poder Judicial, la Visitaduría Judicial y la Dirección de Modernización y Sistemas. El resultado de estos trabajos es el SICTAP. En el diseño de esta herramienta participaron los funcionarios del Archivo del Poder Judicial aportando los elementos y requerimientos funcionales necesarios para el diseño del aplicativo. Por su parte, la Visitaduría Civil y Familiar aportó los elementos necesarios para la capacitación e integración operacional de los funcionarios de los órganos jurisdiccionales del orden familiar. Juzgados Envía y solicita expedientes. Envía los expedientes solicitados. Archivo del Poder Judicial La Dirección de Modernización y Sistemas integró los elementos humano tecnológicos y de capacitación necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de dicho aplicativo. Por último, la Coordinación de Planeación y Programas se encargó del monitoreo del desarrollo de las actividades en tiempo y forma, vigilando en todo momento el cumplimiento de las actividades y metas del programa de trabajo.

9 2. Impacto Beneficios El Archivo del Poder Judicial cuenta con un instrumento que le permite hacer más eficiente el proceso de transferencias desde los distintos órganos jurisdiccionales al archivo de concentración. Permite a los funcionarios judiciales reducir la inversión de esfuerzo y tiempo en la elaboración de las listas de transferencia. Se elimina en un 100% el uso de papel empleado en la impresión de acuses de transferencia haciendo uso de una factura digital.

10 3. Clientes Beneficios al Justiciable Se elimina la dualidad de la ubicación de los expedientes entre los órganos jurisdiccionales y el Archivo del Poder Judicial, por lo que ahora el justiciable podrá conocer con total precisión el órgano jurisdiccional donde se encuentran los documentos. Pueden conocer la ubicación del expediente y su disponibilidad dentro del Archivo de concentración. Serán atendidos con mayor prontitud al desear consultar un expediente en el Archivo del Poder Judicial. Podrán realizar búsquedas con el libro índice electrónico del archivo. Los justiciables pueden conocer la ubicación de sus expedientes desde los kioscos de información en las sedes judiciales o a través de internet desde el portal de Acceso Electrónico a los Servicios de Justicia.

11 3. Clientes Datos estadísticos Cobertura: Distrito Judicial de Pachuca de Soto y Tulancingo. Fecha de Implementación: 12 de Febrero de Expedientes transferidos vía electrónica:9,160 Expedientes capturados en el Archivo: Número total de expedientes que Obran en el Sistema: 31,720 Reducción de tiempo y esfuerzos para la recepción de transferencias. Dicho proceso anteriormente se realizaba hasta en 12 horas para un total de 500 expedientes promedio, con el uso del sistema se realiza en tan solo 4 horas. Se elimino la impresión de listas de transferencia por lo que el uso del papel por dicho concepto se redujo al 100%. (Uso de la factura digital)

12 4. Impacto en los Empleados Involucramiento del personal Para el desarrollo de este aplicativo fue fundamental la participación de todos y cada uno de los funcionarios del Archivo del Poder Judicial, así como de los juzgados usuarios del SIJEH, ya que ellos aportaron los elementos necesarios para el diseño del aplicativo que se apega al proceso de transferencia y préstamos de expedientes. Así mismo, el equipo de desarrollo de sistemas se dio a la tarea del diseño y desarrollo de dicho aplicativo plasmando en un sistema informático las necesidades y requerimientos de los usuarios, así como también a las actividades de capacitación y soporte en sitio. La Visitaduría Judicial se encargó de diseñar y verter las necesidades de los órganos jurisdiccionales.

13 4. Impacto en los Empleados Beneficios al personal Reducción de tiempo y esfuerzos para la recepción de transferencias. Dicho proceso anteriormente se realizaba hasta en 12 horas para un total de 700 expedientes promedio, con el uso del sistema se realiza en tan solo 4 horas. Recibir transferencias electrónicamente a través del SIJEH, lo que ha permitido el no acumular cajas de papel con listas de transferencia. Eliminar la doble captura y recepción de datos de los expedientes de forma manual, ya que los datos generales de los expedientes se obtienen directamente del sistema. Basar su operación en una fuente de información automatizada para el servicio de los justiciables, así como de los propios funcionarios, permitiéndoles agilizar y eficientar la atención hacia los usuarios. Poseen un conjunto de consultas electrónicas que le permite brindar información al público en cuanto a la ubicación de los expedientes que se encuentran en el archivo de concentración o prestados. -Contar con una herramienta sistemática para el control del préstamo de los expedientes a los diferentes órganos jurisdiccionales ya sea por vale o por oficio. Para tales fines, el formato se encuentra a disposición de los usuarios a través del SIJEH y en la WEB del Poder Judicial.

14 5. Mejora del Proceso Proceso antes de la implementación

15 5. Mejora del Proceso Proceso después de la implementación

16 5. Mejora del Proceso Alimentación del SICTAP electrónicamente El sistema es alimentado en el desarrollo de la actividad cotidiana de los órganos jurisdiccionales. Consultas en Línea Internet e Intranet Seguimiento y Evaluación Archivo Judicial Transferencias Consejo de Familia Consejo de la Judicatura Visitaduría Civil y Familiar Secretaría General Presidencia Río de Datos Oficialía de Partes Comisario Actuario Secretario de Acuerdos Secretario de Juez Juez