XXXIII REUNION NACIONAL DE ARCHIVOS 2011 MANZANILLO, COLIMA

Transcripción

1 XXXIII REUNION NACIONAL DE ARCHIVOS 2011 MANZANILLO, COLIMA Ponencia Los archivos gubernamentales en Campeche: un reto para la transparencia Ponente Mtra. Teresa Pérez Rico, Directora de Capacitación, Clasificación y Archivos de la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche Currículum Vitae Licenciada en Derecho, egresada de la Universidad Autónoma de México, con estudios de Especialidad y Maestría en Administración Pública, por la Universidad Autónoma de Campeche y la Universidad Anáhuac-Mayab. Es Directora de Capacitación, Clasificación y Archivos en la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche. Ha cursado Diplomados en Protección de Datos Personales por la Fundación Ciencias de la Documentalista Española y el Derecho de Acceso a la Información como un componente de la Democracia por la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo. En los Talleres impartidos por el Archivo General de la Nación se ha capacitado en Introducción a la Administración de Documentos y Archivos Administrativos, Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental; Archivos de Trámite; Bajas Documentales así como con su asistencia desde 2008 a las Reuniones Nacionales y Regionales de Archivos, participando como ponente en la 5ª Reunión de Archivos del Gobierno Federal.

2 Ha participado también en el Seminario Internacional de Archivos, Transparencia y Derechos Humanos; Curso Internacional de las Tendencias actuales de la archivística de la Escuela Mexicana de Archivos, A.C. y Encuentro de Archivos Judiciales organizado por la Suprema Corte de Justicia. Dentro de su trayectoria laboral se ha desempeñado como: Catedrática en la Universidad del Mundo Maya en diversas materias de Derecho. Jefe de Departamento en Desarrollo Organizacional de la Secretaría de la Contraloría del Estado de Campeche ( ) Asistente de Notario en la Notaria Pública no. 41 del Estado de Campeche ( ) Asesor Legal en la Delegación Campeche del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos S.N.C. ( ) Asesor en la Dirección de Comunicación Social de la Secretaría de Marina ( ) Litigante en el Despacho Jurídico Sarkis y Asociados ( ) Analista en la Dirección de Promoción Fiscal de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público ( ).

3 REUNION NACIONAL DE ARCHIVOS MANZANILLO. COLIMA. 2011

4 Los Archivos Gubernamentales en Campeche. Un reto para la Transparencia Ma. Teresa Pérez Rico Directora de Capacitación Clasificación y Archivos

5 Comisión de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche Se constituye el 27 de mayo de 2006 como un órgano constitucional con personalidad jurídica, patrimonio propio, autonomía operativa, de gestión y de decisión, encargado de promover y difundir el derecho de acceso a la información pública y la protección de datos personales en poder de los Entes Públicos.

6 Establecer en materia de archivos públicos, las políticas de creación, clasificación, manejo, conservación y resguardo de la información. Elaborar y emitir lineamientos generales para la organización, conservación, funcionamiento, clasificación y sistematización de los archivos del Estado y de los Municipios. Establecer las especificaciones técnicas de los espacios físicos determinados para los archivos de los Entes Públicos.

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8 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche. (P.O. 21 de julio de 2005 modificada en el P.O. 15 de julio de 2009). Ley de Archivos del Estado de Campeche. (P.O. 6 de mayo de 2010) Ley Reglamentaria del Capítulo XVII de la Constitución Política del Estado de Campeche.(Entrada en vigor el 16 de septiembre de 2003)

9 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivo Públicos del Estado de Campeche. (P.O. 16 de diciembre de 2006) Políticas para el Trámite y Control de Bajas Documentales o Transferencias Secundarias que deberán observar los Entes Públicos del Estado de Campeche. (P.O. 21 de agosto de 2009)

10 1997 Ley del Archivo General del Estado de Campeche órgano desconcentrado, se constituye como archivo de concentración e histórico. Planear, programar y organizar las transferencias. Emitir normas y lineamientos. Promover y apoyar la creación y organización de los Archivos Municipales Brindar asesoría técnica en materia de administración de documentos y archivonomía.

11 1998 Ley del Archivo del Poder Legislativo del Estado de Campeche, se crea como un archivo de concentración e histórico sus atribuciones son semejantes al Archivo General del Estado. Reglamento Se establece la clasificación de Fondo, Sección, Serie (número de legislatura)y Expediente Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Campeche otorga atribuciones normativas a la COTAIPEC.

12 1 20 Secretarias Organismos Descentralizados Poderes 2 Organos Autónomos Ayuntamientos Auditoría Superior 35 Organismos Paramunicipales

13 Falta de una Ley de Archivos del Estado. Falta de recursos humanos con perfiles mínimos para la organización de archivos. Falta de instrumentos de consulta y control, los inventarios eran lista de expedientes. Los documentos se guardaban en cajas de archivo muerto y se enviaban a bodegas o eran destruidos. Carencia de programas de capacitación y formación profesional.

14 Rescatar, resguardar y conservar su acervo para difundirlo a la sociedad. Requieren del apoyo financiero de las autoridades gubernamentales. Requieren de Recursos humanos especializados. Requieren de equipos para la realización de sus diferentes funciones, o para proyectos de difusión, ya sea a través de publicaciones o exposiciones.

15 En la década de los 90 se llevó a cabo el rescate de los Archivos Municipales (Municipio de Campeche) No se tenía conocimiento del archivo histórico de los Municipios, muy pocos documentos se encuentran en el Archivo General del Estado.

16 2006 Firma Convenio de Colaboración COTAIPEC ADABI. Inicia la capacitación de los servidores públicos con cursos de Inducción Entrega de algunos Instrumentos de consulta y control archivístico (relación de expedientes) y se continua con la capacitación, para la elaboración de los mismos Se inicia la capacitación del personal de la COTAIPEC con apoyo del Archivo General de la Nación. Reunión Regional de Archivos del Sur y Sureste

17 2009 Se emiten las Políticas para el Trámite y Control de Bajas Documentales o Transferencias Secundarias que deberán observar los Entes Públicos del Estado de Campeche y se imparte la capacitación para llevar a cabo el procedimiento Con motivo del cambio de Administración se presenta la rotación del personal y se inicia nuevamente la capacitación a los servidores públicos. Se publica la Ley de Archivos del Estado Se continua con la capacitación, actualización del cuadro general de clasificación y se inician procedimientos de baja documental.

18 Aspectos básicos de la Administración de Documentos. Taller para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental. Organización Archivos de Trámite y Concentración. Bajas documentales.

19 AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011

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22 AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011

23 20% Cuentan con los 4 instrumentos de control archivístico 25% 55% No cuentan con instrumentos de control Cuentan con el cuadro general y catálogo de disposición documental, falta inventario y guía simple

24 25 44 Responsables del Archivo de Concentración Locales para Archivos de Concentración

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26 ORGANIZACIÓN ARCHIVO DE CONCENTRACION CONALEP

27 ARCHIVO DE CONCENTRACION SECRETARIA DE OBRAS PÚBLICAS

28 Se cuenta con Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental e Inventarios. Organización de los archivos de trámite. Organización del archivo de concentración como resultado de la primera transferencia marzo En proceso elaboración del Manual de Archivos.

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30 Aplica a todos los Entes Públicos (Poder Ejecutivo, Poder Legislativo, Poder Judicial, Organismos Autónomos, Municipios). Objeto de la Ley: Normar la administración de los documentos generados o recibidos por los Entes Públicos Regular la organización y funcionamiento de los archivos administrativos e históricos Establecer los mecanismos de coordinación entre los Municipios, el Estado y la Federación, para la conservación del Patrimonio Documental del Estado.

31 No establece claramente la elaboración de los instrumentos de consulta y control archivístico. (los lineamientos si). Confirma al Archivo General del Estado, como órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobierno, adicionalmente a su carácter de Archivo Histórico del Poder Ejecutivo. Los Entes Públicos desarrollarán las políticas, mecanismos de coordinación y regulación internos que garanticen el correcto manejo de los mismos.

32 Se crea el Sistema Estatal de Archivos como un mecanismos de coordinación y colaboración entre los archivos públicos y la COTAIPEC. Comité Técnico - órgano colegiado de consulta y asesoría en materia de archivos. Secretario de Gobierno y Secretario Contraloría presidente y vicepresidente; Director del Archivo General, secretario técnico y COTAIPEC como vocal.

33 Las atribuciones de los integrantes del Comité Técnico y el funcionamiento se establecerán en el Reglamento Interno. Establece Responsabilidades y Sanciones de conformidad con la Ley Reglamentaria y el órgano facultado para conocer es la Secretaría de la Contraloría.

34 Promover la profesionalización de los servidores públicos en materia archivística. Continuar con la asesoría para los Entes Públicos que no han terminado de elaborar los instrumentos de consulta y control archivístico o los que se están actualizando. Elaborar un Manual de Organización de Archivos. Impulsar la continuidad a los proyectos de organización de los archivos administrativos de los Entes Públicos. Elaborar un cuadro general de clasificación y proponerlo a los Municipios.

35 María Teresa Pérez Rico Campeche