EL PAPELRECTORDELARCHIVO GENERAL

Transcripción

1 FORO: PRINCIPIOSRECTORESYBASESPARA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EL PAPELRECTORDELARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN A LA LUZ DE LAS RECIENTES REFORMAS CONSTITUCIONALES SEN. ALEJANDROENCINAS RODRÍGUEZ 17 DE JUNIO DE 2014

2 PRESENTACIÓN La reforma constitucional en materia de transparencia y acceso a la información tendrá implicaciones muy importantes en todas las instituciones públicas de nuestro país. Una de ellas es la de reorganizar de manera eficaz todos sus archivos para poder brindar el acceso a la documentación que poseen. Debemos tomar en cuenta que los archivos públicos son el soporte fundamental del sistema de rendición de cuentas, por lo cual deben ser revalorados en las instituciones públicas, dado que contienen el testimonio principal de la gestión de gobierno.

3 INTRODUCCIÓN En nuestro país, la administración de los archivos ha sido una actividad tradicionalmente menospreciada, al grado de que los documentos y expedientes se encuentran casi en el abandono y son atendidos por personal que no tiene el conocimiento ni el compromiso con lo que éstos representan. No obstante, si queremos consolidar una efectiva rendición de cuentas, la sistematización de la gestión de los archivos es indispensable para poder ofrecer un servicio de información adecuado y expedito, evitando la práctica de la declaración de su inexistencia, que, actualmente, es muy común a lo largo del territorio nacional.

4 PROBLEMÁTICA ACTUAL Declaración de inexistencia de la información Concepto Promedio de declaración de inexistencia Total de declaración de inexistencias del 1 de enero al 5 de junio de 2014 Cifras 6.2% del total de respuestas 3,321, que representan el 5.8% de 57,322 respuestas Instituciones con mayor número de declaraciones de inexistencia Institución Declaración de inexistencias Instituto Mexicano del Seguro Social 492 (IMSS) Comisión Federal para la Protección contra 346 riesgos sanitarios Secretaría de la Función Pública 324 PEMEX Exploración y Producción 277 Los datos fueron consultados de la página del IFAI

5 PROBLEMÁTICA ACTUAL Por ejemplo, los problemas comunes en los archivos del IMSS son: La NOM-004-SSA señala que el periodo de conservación de un expediente clínico es de 5 años, a partir de la última atención médica. Sin embargo, el IMSS suele invocar la inexistencia con base en esa NOM, sin tener precisa la fecha de la última atención médica. Expediente clínico Asimismo, el Comité de Información no elabora la correspondiente acta de inexistencia y tampoco otorga la baja documental requerida que da fe de que ese expediente ya tiene más de 5 años desde la última consulta; esto para fundar y motivar su respuesta. Por otro lado, no se realizan búsquedas exhaustivas en todas las unidades administrativas competentes y en todos los sistemas físicos y electrónicos. Además, se han detectado problemas de adecuada integración de expedientes y su debida conservación.

6 PROBLEMÁTICA ACTUAL Problemas comunes en los archivos del IMSS son: Semanas cotizadas Pensiones Otro síntoma de la desorganización en los archivos, se presenta cuando los derechohabientes realizan el trámite de semanas cotizadas. Para ello, el IMSS le requiere que proporcione todas las empresas en donde ha cotizado, lo cual sería innecesario, toda vez que con el número de seguro social, esta institución debería conocer ya la información desglosada por empresa y número de semanas que el empleado cotizó. Es decir, se recurre a la práctica de pedir datos adicionales al solicitante solo para retrasar el trámite que tiene una duración de tres meses. Se sustenta la inexistencia del documento en el plazo de conservación de 5 años del expediente clínico (NOM-004- SSA3-2012); sin embargo, ésta es información de salud en el trabajo a la que no se le aplica esa NOM. Tampoco se realizan búsquedas exhaustivas en las áreas correspondientes.

7 PROBLEMÁTICA ACTUAL Problemática en general en los archivos del IMSS: La desorganización de los archivos se hace evidente cuando las autoridades del IMSS no tienen la capacidad de brindar a los derechohabientes los requerimientos de información con oportunidad y en la forma solicitada. No siempre se somete a consideración del Comité de Información las clasificaciones de inexistencia de la información; o bien, se indica que se hará en sesiones próximas, pero no terminan por acreditarla. No se toman en cuenta las pruebas que aportan los particulares para una mejor localización de la información requerida. No se atienden los plazos previstos en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Gubernamental para atender las solicitudes de acceso a datos personales, por lo que se da lugar a recursos de revisión. Información proporcionada por el IFAI

8 ACTUAL LEY FEDERAL DE ARCHIVOS Publicada: el 23 de enero de Artículo 1. El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural. Artículo 2. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución. Artículo 3. La interpretación de esta Ley en el orden administrativo corresponde: I. Al Archivo General de la Nación, en el ámbito del Poder Ejecutivo Federal; y II. A la autoridad que se determine en las disposiciones secundarias aplicables a los otros sujetos obligados.

9 CONTENIDO DE LA CARTA MAGNA DESPUÉS DE LA REFORMA Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 6, apartado A, fracción I: ( ) Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, la ley determinará los supuestos específicos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia de la información. Fracción V: Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos. Artículo 73. El Congreso tiene facultad: Fracción XXIX-S. Para expedir las leyes generales reglamentarias que desarrollen los principios y bases en materia de transparencia gubernamental, acceso a la información y protección de datos personales Fracción XXIX-T: Para expedir la ley general que establezca la organización y administración homogénea de los archivos

10 HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Contenido de la Ley General: Disposiciones generales (principios, definiciones, ámbito de competencia) Especificación de los sujetos obligados Disposiciones para la organización y administración de los archivos Sistemas institucionales de archivos Instrumentos de control archivístico Especificaciones para el manejo de los archivos y de las condiciones físicas para su conservación Recursos humanos encargados de su manejo Acceso, salida y enajenación de documentos Atribuciones del órgano garante (Archivo General de la Nación) Coordinación con los órganos garantes de las entidades federativas y otras instancias vinculadas a los archivos Atribuciones del Consejo Nacional de Archivos Contenido del Sistema Nacional de Archivos Registro Nacional de Archivos Históricos Medidas de apremio, infracciones y sanciones.

11 HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Aspectos importantes que debe considerar la Ley General: Capacitación de los servidores públicos de los sujetos obligados Campaña de difusión y promoción de los contenidos de la Ley General y de las leyes locales (concientización entre los servidores públicos) Evaluación del cumplimiento de la Ley General y las leyes locales Generación de indicadores para medir la observancia de la normatividad en la materia Medidas para evitar la declaración de inexistencia de la información Sanciones para la destrucción de los archivos El contenido de esta Ley General deberá reproducirse en las leyes de las entidades federativas, con las adecuaciones necesarias para, en su caso, ampliar las obligaciones, pero nunca para disminuirlas.

12 SUJETOS OBLIGADOS DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Los sujetos obligados serían prácticamente los mismos que los de las leyes generales en materia de transparencia y acceso a la información y de protección de datos personales: Ejecutivo Legislativo Judicial Artículo 6 constitucional, Apartado A, fracción I. Órganos autónomos Partidos políticos Fideicomisos y fondos públicos Sindicatos Cualquier persona física, moral que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad

13 INSTANCIA GARANTE DE LA APLICACIÓN DE LA LEY GENERAL Archivo General de la Nación (AGN) La Ley Federal de Archivos establece que el AGN es el organismo descentralizado rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Poder Ejecutivo Federal en la administración de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. Cuenta con autonomía de gestión y personalidad jurídica propia para el cabal cumplimiento de su objeto general, objetivos específicos y metas. Después de la Ley General Organismo rector con mayor capacidad jurídica para vigilar la aplicación de la Ley General y la Ley Federal, y para desarrollar las directrices que deberán observarse a nivel nacional. Esta institución está obligada a tomar un protagonismo nacional para impulsar la capacitación, difusión y evaluación del contenido de la Ley.

14 CONCLUSIONES De acuerdo con David Arellano Gault y Walter Lepore, los archivos y la gestión documental son un servicio organizacional fundamental para el desempeño de cualquier institución que requiere de información para tomar decisiones en forma sistemática y poder rendir cuentas. La organización integral de la documentación generada por las instituciones públicas tiene especial relevancia para poder cumplir con la obligación de transparentar el ejercicio del poder público y otorgar el acceso a la información demandada por la sociedad. En ese sentido, el Archivo General de la Nación debe convertirse en la institución que establezca las directrices para la integración, ordenamiento y sistematización de los archivos; lo que también hará posible el flujo de información hacia la ciudadanía, para incentivar su participación en los asuntos públicos y poder aspirar a una democracia de contenidos.