CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL IMCINE 2011

Transcripción

1 ES A DESARROLLAR NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TÉCNICOS Establecimiento de políticas y criterios específicos para la organización de archivos. Se actualizó el documento titulado Criterios Específicos para la Administración Integral de Archivos, así como los formatos de control archivístico y sus instructivos. 1. Este instrumento se someterá a aprobación, posteriormente se dará a criterios y políticas señalados. Establecimiento de un programa de capacitación archivística. Actualmente sólo se ha impartido un curso a los responsables de los archivos de trámite sobre organización de archivos. Se implementará un curso-taller de Organización de Archivos a los responsables de los archivos de trámite y personal administrativo. Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información para el manejo y control de archivos. Actualmente se están realizando adecuaciones a los formatos que arroja el Sistema de Administración de Archivos Se capacitará al personal para el uso del Sistema de Administración de Archivos "SAA". 1. Se analizarán y modificarán estos instrumentos, en conjunto con las áreas. Enero Anual Elaboración y aplicación del Cuadro General de Clasificación de Archivos y del Catálogo de Disposición Documental. El Archivo General de la Nación realizó observaciones al Cuadro General de Clasificación Archivística y al Catálogo de Disposición Documental 2. Se actualizarán dichos instrumentos se enviarán al Archivo General de la Nación para su validación y registro. Anual 3. Posteriormente a su validación se difundirán mediante circular e intranet. Anual 1

2 ES A DESARROLLAR Diseño e integración de la Guía Simple de archivos. La Guía Simple se elaboró en el año 2006 y se ha actualizado durante cada ejercicio fiscal. Durante el primer trimestre del 2011 se realizará la actualización de la Guía Simple, de los expedientes abiertos durante Abril OFICIALÍA DE PARTES Registro de correspondencia de entrada y salida en formatos con elementos de descripción obligatorios. Se presta el servicio de recepción, entrega y envío de correspondencia, bajo formato con los elementos de descripción obligatorios. 1. Dar seguimiento a la atención de solicitudes de recepción o envío de correspondencia durante el presente ejercicio y registrar en el reporte diario. 2. Se difundirán las políticas establecidas; y se elaborarán los informes trimestrales. Establecimiento de procedimientos para la recepción o envío de correspondencia Se elaboró el Manual de Administración de Correspondencia. 1. Este instrumento se someterá a aprobación y posteriormente se dará a procedimientos señalados. 2

3 ES A DESARROLLAR ARCHIVOS DE TRÁMITE Designación de responsables. Cada Unidad Administrativa ha nombrado al responsable de su archivo de trámite, el cual vigila y coordina la organización de sus documentos. Derivado de los cambios de estructura, se solicitará a las Unidades Administrativas, actualicen o ratifiquen a los responsables de archivo de trámite. Establecimiento de procedimientos de archivo de trámite. Se elaboró el Manual de Administración de Archivos (Archivo de Trámite). 1. Se someterá a aprobación y se dará a procedimientos y políticas señalados. Clasificación y descripción de expedientes de archivo en carátulas. Las Unidades Administrativas van al corriente con la clasificación de sus archivos en base al Cuadro General de Clasificación y al Catálogo de Disposición Documental. Dar seguimiento a las acciones de clasificación y elaboración de carátulas de los expedientes que generen las distintas áreas durante el presente ejercicio. Elaboración de inventario por expediente. No se ha elaborado el Inventario por expediente. Se solicitará a las Unidades Administrativas elaboren el Inventario por expediente de 2010 a la fecha. Seguimiento al proceso de organización de los archivos de trámite. Cada trimestre se vigila el seguimiento a las actividades que deben realizarse para mantener la organización y clasificación de los archivos de las diferentes áreas. Dar seguimiento a las acciones para mantener la organización de los Archivos, y elaborar los informes trimestrales. 3

4 ES A DESARROLLAR ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Establecimiento de procedimientos para la recepción de archivos semiactivos y control de préstamo de expedientes. Se elaboró el Manual de Administración de Archivos (Archivo de Concentración). 1. Se someterá a aprobación y se dará a procedimientos y políticas señalados. Establecimiento de sistemas para el control del préstamo de expedientes. Actualmente se cuenta con formato de Vale de Préstamo con los cuales se controla el préstamo de expedientes. Se implementará el registro de préstamos en el formato de Control de Préstamo Documental y notificaciones vía electrónica para el vencimiento de plazo del préstamo. Recepción de transferencias primarias. Se reciben transferencias primarias todo el año de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental, vigilando que los inventarios de transferencia estén bien requisitados. Seguimiento a las transferencias primarias que realice cada Unidad Administrativa, de acuerdo a las vigencias documentales, los procedimientos y las políticas establecidos. Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan en el Acervo de Concentración. Se actualiza constantemente el Inventario General del Archivo de Concentración y el Calendario de Caducidades. Concluir con la actualización del Inventario General del Archivo de Concentración al 31 de diciembre del ejercicio

5 ES A DESARROLLAR Promoción y dictamen de disposición documental. Actualmente se tiene en trámite de disposición final documental ante el Archivo General de la Nación 296 expedientes. Se recibieron del Archivo General de la Nación 3 Dictámenes de Baja que amparan 202 expedientes. Dar continuidad al trámite de disposición documental y promover los expedientes que ya vencieron su plazo de guarda precaucional. Realizar los trámites de donación de de papel, más los de apoyo informativo y formatos contables caducos. Elaboración de instrumentos de descripción de los archivos en custodia. Se cuenta con instrumentos de control y descripción de los archivos que se tienen en guarda y de aquéllos que se transfieren. (Guía Simple e inventarios). Implementar el Sistema de Administración de Archivos "SAA" para automatizar dicha actividad. Abril Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la guarda precaucional de archivos Se cuenta con un lugar específico y estantería, se han procurado las medidas de seguridad, sin embargo el espacio es insuficiente y carece de instalaciones eléctricas adecuadas para la iluminación. Se solicitará se tomen las acciones necesarias para mantener las condiciones físicas y ambientales adecuadas. con la autorización de recursos presupuestales. ARCHIVO HISTÓRICO Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos Actualmente el Instituto no cuenta con el espacio y/o las instalaciones para albergar documentación histórica bajo las condiciones especializadas que se disponen. Se estudiará la viabilidad de crear un Archivo Histórico presentando un proyecto. con la autorización de recursos presupuestales. 5

6 ES A DESARROLLAR Recepción de archivos con valor histórico. El Archivo General de la Nación ha Dictaminado como documentos históricos un total de 18,039 expedientes, los cuales se deben de transferir a esa Institución, bajo las políticas que establece para su organización, clasificación y descripción. 1. Se solicitará a dicha instancia autorización para conservar los expedientes bajo resguardo del Instituto. 2. Se dará seguimiento a la promoción de validaciones de documentos históricos. Organización de archivos históricos. Los documentos históricos se localizan dentro del Archivo de Concentración y requieren de tratamiento especializado para poder estar en condiciones de cumplir con la normatividad en la materia. Hasta el momento no se han realizado procesos archivísticos. 1. Se solicitará una persona para la realización de los procesos archivísticos: armar los expedientes, clasificar, foliar, coser, describir, ordenar, etc. 2. Se Implementará el Sistema de Administración de Archivos "SAA" para facilitar la descripción. con la autorización de recursos presupuestales. con la contratación de la persona solicitada. Elaboración de instrumentos de consulta. Sólo se cuenta con los inventarios. La persona solicitada en el punto anterior realizará un inventario general, una guía general y un catálogo de descripción. con la contratación de la persona solicitada. Establecimiento de sistema para el servicio de consulta del acervo documental. No se cuenta con un sistema para el servicio de consulta. La misma persona que se solicita, dará el servicio de préstamo y consulta. con la contratación de la persona solicitada. 6