PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO Enero 2016

Transcripción

1 Enero 2016

2 ÍNDICE PRESENTACIÓN 1. MARCO DE REFERENCIA 2. JUSTIFICACIÓN 3. OBJETIVOS 4. ALCANCE 5. ENTREGABLES 6. ACTIVIDADES 7. RECURSOS 8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2

3 PRESENTACIÓN Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 12 fracciones VI de la Ley Federal de Archivos, 44 fracción IX del Reglamento Interior del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Reglamento Interior), y 13 fracción VII Bis y 79 fracción VII del Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Instituto (Reglamento), y 21 de los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos del INEGI (Lineamientos), la Dirección General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGARMSG), en su carácter de Área Coordinadora de Archivos del Instituto, elabora y presenta al Comité de Transparencia para su aprobación el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2016 (PADA), que contempla los proyectos específicos para dar continuidad y mejorar los procesos archivísticos institucionales. 1. MARCO DE REFERENCIA Tal como lo prevé el proyecto de la Ley General de Archivos, el INEGI cuenta con un Sistema Institucional de Archivos, que estructura, coordina y da seguimiento al quehacer archivístico, para la administración homogénea de la documentación. Su implementación, basada en la metodología archivística y el aprovechamiento de las tecnologías de información, se ha realizado en forma gradual y progresiva, de acuerdo con las etapas del ciclo de vida de la documentación y su nivel de utilización. 3

4 El Sistema Institucional de Archivos está integrado por los siguientes componentes: Normatividad El Instituto cuenta con una normatividad propia que regula su quehacer archivístico, como se muestra a continuación: Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Instituto Nacional de Estadística y Geografía. Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía. Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Valoración Documental. 4

5 Procedimientos Con el propósito de explicar de una manera más operativa la diversidad de procesos y procedimientos relativos a los archivos de Trámite, Concentración e Histórico y para homologar la forma de trabajar de los servidores públicos del INEGI en dichas materias, el Sistema Institucional de Archivos cuenta con los siguientes documentos: Guía Técnica del Archivo de Trámite. Guía Técnica del Archivo de Concentración. Guía Técnica del Archivo Histórico. Procedimientos archivísticos integrados al Manual de Procedimientos de la DGARMSG. Automatización La organización y conservación de los archivos institucionales constituye una actividad transversal de gran relevancia dentro de Instituto, se trata de un amplio proceso que considera el trabajo cotidiano de la gestión documental; la integración de expedientes en el Archivo de Trámite, para luego transferirse al Archivo de Concentración y, en su caso, culminar en el Archivo Histórico para su preservación como testimonio de la memoria institucional. 5

6 En este contexto, el siguiente diagrama muestra la transición de los documentos que devienen en expedientes en el Instituto, así como las actividades relacionadas con ello, es decir el ciclo vital de la documentación, a saber: Todas las actividades y procesos del ciclo vital de los documentos se encuentran totalmente automatizadas, vía el denominado SIA-Gestión y Archivos, que constituye una aplicación informática montada en el Sistema Integral de Administración del INEGI y se conforma de cuatro módulos: Gestión Documental. Archivo de Trámite. Archivo de Concentración. Archivo Histórico. 6

7 Estos módulos, de manera secuencial y sistemática, llevan a cabo la gestión de la correspondencia institucional; asimismo se controla el ciclo vital de los expedientes mediante los diferentes tipos de inventarios, entre ellos, los relativos a las trasferencias primarias y, en su caso, secundarias, así como la Guía Simple de los tres tipos de archivos, generadas a partir de la base de datos del propio sistema. Personal calificado Para el cumplimiento de las actividades de la organización y conservación de archivos el Instituto cuenta con la Dirección del Sistema Institucional de Archivos (DSIA) cuyo personal se integra por tres subdirectores de área y nueve jefes de departamento, además de la participación de 84 Responsables de Archivo de Trámite y 33 Enlaces de Archivo de Concentración. Capacitación La instrumentación de la política institucional en materia de organización y archivos, el conocimiento y aplicación de la normatividad interna en la materia a nivel nacional, el promover la utilización del SIA Gestión y Archivos y dar a conocer sus funcionalidades a los servidores públicos del Instituto, ha implicado la celebración de cursos de capacitación de diferentes temáticas, 14 de ellos a nivel nacional, desarrollados en el marco de los programas de capacitación y asesoría archivística del Instituto; lo anterior en el periodo 2010/2015. Resguardo y conservación La conservación es una de las funciones esenciales de los archivos en el INEGI para garantizar el mantenimiento en óptimas condiciones de la documentación, por lo cual, dada la estructura orgánica del Instituto, el Archivo de Concentración funciona por medio de 32 unidades de resguardo localizadas en direcciones regionales y coordinaciones estatales, y una a nivel central ubicada en el Edificio Sede para el resguardo de la documentación semiactiva de Oficinas Centrales. Valoración documental El Instituto cuenta con un Comité de Valoración Documental (CVD), el cual realiza la función sustantiva de dictaminar el destino final de los documentos que hayan cumplido los plazos de conservación en el Archivo de Concentración, o bien, dictaminar el reconocimiento de los documentos con valor histórico; asimismo, corresponde a dicho órgano colegiado, único en el Gobierno Federal, aprobar el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) y el Catálogo de Disposición Documental (CDD). 7

8 De acuerdo con el Reglamento Interior y el Reglamento, corresponde a la DGARMSG presidir el CVD, en el cual se encuentran representadas todas las direcciones generales del Instituto. Aprovechamiento social Para la conservación del Acervo Histórico del Instituto se dispuso su resguardo en dos sedes: las bibliotecas Emilio Alanís Patiño, en el Edificio Sede y Gilberto Loyo, en la Dirección Regional Centro; para lo cual se instalaron sistemas de archivo móvil de alta densidad que permiten utilizar los espacios de manera más eficiente y con mejores condiciones para la conservación de la memoria documental del instituto. Adicionalmente en el portal de internet del INEGI está disponible el Acervo Histórico en línea, cuyo objetivo es difundir la información estadística y geográfica que ha generado el Instituto a lo largo de su trayectoria. 2. JUSTIFICACIÓN El PADA 2016 contempla las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos del Instituto, mediante la ejecución de ocho proyectos orientados a reforzar y mejorar los procesos del Sistema Institucional de Archivos, consistentes en: I. Actualizar los inventarios generales por expediente de los archivos de trámite y concentración Con el fin de dar cumplimiento en tiempo y forma a los artículos 79 fracción V, 81 Bis fracción V, 83 fracción III, 84 fracción IV y 86 fracción III del Reglamento, así como los artículos 32, 38 fracción III, 45 fracción I inciso g de los Lineamientos, se desarrollan las actividades para la actualización anual de los Inventarios Generales por Expediente, de manera coordinada con los Responsables de Archivo de Trámite y los Enlaces de Archivo de Concentración del Instituto. Cabe destacar que la información resultante de estos inventarios será la base para la generación de la Guía Simple de Archivos. 8

9 II. Actualizar la Guía Simple de Archivos de Trámite, Concentración e Histórico En colaboración con el personal de todas las unidades administrativas y en cumplimiento a los artículos 79 fracción V, 81 Bis fracción V, 83 fracción III, 84 fracción IV, 85 fracción V, 86 fracción IV y 88 del Reglamento, así como los artículos 9, 10 y 11 de los Lineamientos, anualmente se actualiza la guía simple, a fin de dar a conocer la organización y el contenido de los archivos del Instituto. Para los archivos de Trámite y Concentración la información se obtiene de los resultados de la actualización a diciembre de 2015 de los inventarios generales por expediente, realizada a través de los módulos del SIA-Gestión y Archivos. En el caso del Archivo Histórico se genera a partir del registro de los ingresos en el módulo de Archivo Histórico. III. Integrar el Catálogo de expedientes tipo de los procesos de Administración de Seguros de Bienes de la Subdirección Técnica En complemento al CGCA y el CDD se realizan actividades de identificación y definición de expedientes tipo, que consisten en institucionalizar la conformación de expedientes específicos para determinados procesos, en particular para aquellos de carácter transversal, con los que se mejora la organización archivística. Para ello se trabajará con áreas normativas seleccionadas a nivel central para revisar el flujo y gestión documental de los procesos y procedimientos, y determinar los documentos de archivo y expedientes en los que deben integrarse, asociados a las series documentales del CGCA y el CDD. IV. Actualizar el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental 2017 En cumplimiento a lo establecido por los artículos 79 fracción V, 83 fracción III, 86 fracciones I y II, 87, 89, 92 y 98 del Reglamento, y los artículos 5, 6 y 7 de los Lineamientos, se realiza cada año la actualización del CGCA y el CDD. Para ello se trabaja de manera coordinada con los Responsables de Archivo de Trámite de las Unidades y Áreas Administrativas centrales para la revisión, análisis y consenso de las modificaciones a estos instrumentos. V. Gestión de bajas documentales ante el Comité de Valoración Documental En cumplimiento al artículo 84 fracciones II y VII del Reglamento, y el artículo 8 de los Lineamientos, se debe conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su plazo de conservación conforme al CDD y tramitar, con la participación de los Enlaces de Archivo de Concentración y la DSIA, la baja de aquellos expedientes que carecen de valores secundarios. 9

10 VI. Gestión del Archivo Histórico Con el propósito de dar cumplimiento al artículo 85 fracciones II, III, IV, V y VII del Reglamento y artículo 51 fracción I incisos a, b, c y d y fracción II inciso a de los Lineamientos se realizarán las actividades para organizar, conservar, describir, y difundir los documentos con valor histórico y preservar la memoria estadística y geográfica del país. VII. Curso de Conservación Preventiva Para cumplir con lo establecido en el artículo 85 fracciones IV y VI del Reglamento y artículo 51 fracción II inciso a de los Lineamientos se realizara el curso de conservación preventiva para actualizar los conocimientos del personal de la DSIA en este tema. VIII. Seguimiento a Unidades de Resguardo del Archivo de Concentración En cumplimiento del artículo 41 de los Lineamientos se supervisarán las condiciones de los espacios físicos mobiliario y servicios que hay en las unidades de resguardo del Instituto, a efecto de monitorear los procesos de administración y preservación de la documentación. 3. OBJETIVOS General Coordinar la política y acciones en materia de organización y conservación de archivos a nivel institucional, y coordinar la actuación del Comité de Valoración Documental. 10

11 Específicos por proyecto I. Actualizar los inventarios generales por expediente de los archivos de trámite y concentración Llevar a cabo la actualización de los inventarios generales por expediente de los archivos de trámite de las áreas generadoras y de las unidades de resguardo del Archivo de Concentración a través del SIA-Gestión y Archivos, para concluirlos en el mes de febrero de II. Actualizar la Guía Simple de Archivos de Trámite, Concentración e Histórico Llevar a cabo la actualización anual de la Guía Simple de Archivos del Instituto para su publicación en el Portal de Transparencia durante la primera semana de abril de III. Catálogo de expedientes tipo de los procesos de Administración de Seguros de Bienes de la Subdirección Técnica Elaborar un catálogo de expedientes de aplicación institucional, con el fin de integrar de manera uniforme los documentos de archivo derivados de procedimientos en materia de Seguros y Análisis de Riesgos Asegurables. IV. Actualizar el Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental 2017 Integrar los documentos institucionales del CGCA y el CDD con la información actualizada por las unidades y áreas administrativas bajo la coordinación de los responsables de archivo de trámite correspondientes, a fin de someterlos a la aprobación del CVD en su última sesión en el mes de diciembre de V. Gestión de bajas documentales ante el Comité de Valoración Documental Tramitar las bajas de la documentación que cumplió su periodo de guarda establecido en el CDD y que de acuerdo con la valoración documental previamente realizada, carece de valores secundarios, para someterlas al CVD en sus sesiones de VI. Gestión del Archivo Histórico Administrar el Archivo Histórico a través de las actividades de conservación, descripción y difusión para promover y asegurar un mayor aprovechamiento social del acervo. 11

12 VII. Curso de Conservación Preventiva Llevar a cabo un curso que promueva la actualización y profesionalización del personal a cargo del resguardo del acervo histórico para mejorar los procesos de conservación preventiva. VIII. Seguimiento a Unidades de Resguardo del Archivo de Concentración Revisar el funcionamiento de 18 Unidades de Resguardo de Archivo de Concentración del Instituto, que representa 60% de dichas unidades a nivel institucional, mediante la recopilación e integración de información, con el fin de proponer acciones de mejora para las mismas. 4. ALCANCE Para el desarrollo y cumplimiento de los proyectos que integran el PADA, el Área Coordinadora de Archivos trabajará colaborativamente con Responsables de Archivo de Trámite y los Enlaces de Archivo de Concentración, a fin de coordinar las acciones que impactarán a todas y cada una de las Unidades y Áreas Administrativas del Instituto. 12

13 5. ENTREGABLES Proyectos I. Actualizar los inventarios generales por expediente de los archivos de trámite y concentración. II. Actualizar la Guía Simple de Archivos de Trámite, Concentración e Histórico. III. Catálogo de expedientes tipo de los procesos de Administración de Seguros de Bienes de la Subdirección Técnica. IV. Actualizar del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental V. Gestión de bajas documentales ante el Comité de Valoración Documental. VI. Gestión del Archivo Histórico. VII. Curso de Conservación Preventiva. VIII. Seguimiento a Unidades de Resguardo del Archivo de Concentración. Entregables Informe de resultados. Guía simple desagregada por tipo de archivo y publicada en el Portal de Transparencia del Instituto. Catálogo de expedientes tipo de los Procesos de Administración de Seguros y Análisis de Riesgos Asegurables de la Subdirección Técnica. CGCA y CDD Convocatorias a sesiones ordinarias del CVD e informe anual de resultados. Informe de resultados. Reporte de organización y realización de un Curso de Conservación Preventiva. Informes por cada Unidad de Resguardo supervisada e informe final. 13

14 6. ACTIVIDADES I. Actualizar los inventarios generales por expediente de los archivos de Trámite y Concentración Para Archivo de Trámite: - Registro de información en el Módulo de Archivo de Trámite (MAT) por parte de las áreas generadoras. - Revisión de los inventarios preliminares por parte de los Responsables de Archivo de Trámite. - Generación y firma de los inventarios por cada una de las áreas generadoras, para subir documento digital al MAT. - Reporte de seguimiento de inventarios actualizados por cada Responsable de Archivo de Trámite. Para Archivo de Concentración - Recepción de formatos para carga de expedientes transferidos a las Unidades de Resguardo fuera del Módulo de Archivo de Concentración (MAC). - Carga de expediente al MAC transferidos a las Unidades de Resguardo fuera del mismo. - Elaboración y entrega de los inventarios generales por expediente de Archivo de Concentración por parte de los Enlaces de Archivo de Concentración. Elaboración de informe de resultados de los inventarios generales por expediente de los archivos de Trámite y Concentración. II. Actualizar la Guía Simple de Archivos de Trámite, Concentración e Histórico Generación de las guías por tipo de archivo en los módulos del SIA-Gestión y Archivos por los responsables de Archivo de Trámite de Unidades Administrativas, Enlaces de Archivo de Concentración y Subdirección de Archivo Histórico y Apoyo Técnico. Integración de las guías por tipo de archivo. Entrega de las guías a la Unidad de Transparencia para su publicación. III. Catálogo de expedientes tipo de los procesos de Administración de Seguros de Bienes de la Subdirección Técnica Elaboración del plan de trabajo, y adecuación a los materiales y formatos para recopilación de información. Sesiones de análisis de procesos y procedimientos de conformidad con la normatividad aplicable, para identificar y registrar los documentos de archivo y expedientes. Integración de la información a manera de catálogo. Aprobación por el titular de la Dirección General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales para su difusión institucional. 14

15 IV. Actualizar el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental del INEGI para 2017 Elaboración de la circular y cronograma de actividades, y envío de los archivos fuente con los instructivos correspondientes. Revisión de contenidos conforme a la normatividad y retroalimentación. Integración de los documentos institucionales y elaboración de los anexos relativos a los cambios. Aprobación de los documentos institucionales por los miembros del Comité de Valoración Documental. V. Gestión de bajas ante el Comité de Valoración Documental Revisión de listados de liberación con documentación vencida. Valoración de la documentación vencida y liberada. Integración y revisión de formatos de baja. Presentación de solicitudes de dictaminación ante el Comité de Valoración Documental. Integración de actas y dictámenes de baja. VI. Gestión de Archivo Histórico Elaboración de inventarios y fichas de validación. Presentar propuesta de reconocimiento de valor histórico. Descripción de documentos. Realizar la conservación preventiva del acervo. VII. Curso de conservación preventiva Definición de necesidades y gestión. Revisión de contenidos. Logística. Desarrollo del curso. Elaboración de informe de resultados. VIII. Seguimiento a unidades de resguardo del Archivo de Concentración Visitas de seguimiento a las Unidades de Resguardo. Elaboración y envío de informes y propuestas de mejora a cada Unidad de Resguardo supervisada. Integración del informe de resultados. 15

16 7. RECURSOS Los proyectos se realizaran por parte del personal adscrito a la Dirección del Sistema Institucional de Archivos, en coordinación con responsables de archivo de trámite y enlaces de archivo de concentración. También se han previsto los recursos correspondientes para las visitas de seguimiento a las unidades de resguardo y el curso de conservación preventiva. 8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES VIGENCIA P R O G R A M A C I Ó N PROYECTO INICIO FIN Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero 2017 I. Actualizar los inventarios generales por expediente de los archivos de Trámite y Concentración 07/01/ /03/2016 Para Archivo de Trámite 07/01/ /02/2016 Registro de información en el Módulo de Archivo de Trámite (MAT) por parte de las áreas generadoras. 07/01/ /02/2016 Revisión de los inventarios preliminares por parte de los Responsables de Archivo de Trámite. 29/01/ /02/2016 Generación y firma de los inventarios por cada una de las áreas generadoras, para subir documento digital al MAT. 15/02/ /02/2016 Reporte de seguimiento de inventarios actualizados por cada Responsable de Archivo de Trámite. 22/02/ /02/2016 Para Archivo de Concentración 07/01/ /02/2016 Recepción de formatos para carga de expedientes transferidos a las Unidades de Resguardo fuera del Módulo de Archivo de Concentración (MAC). 07/01/ /01/2016 Carga de expediente al MAC transferidos a las Unidades de Resguardo fuera del mismo. 18/01/ /02/2016 Elaboración y entrega de los inventarios generales por expediente de Archivo de Concentración por parte de los Enlaces de Archivo de Concentración. Elaboración de informe de resultados de los inventarios Generales por Expediente de los archivos de trámite y concentración 01/02/ /02/ /03/ /03/

17 VIGENCIA P R O G R A M A C I Ó N PROYECTO INICIO FIN Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero 2017 II. Actualizar de la Guía Simple de Archivos de Trámite, Concentración e Histórico 01/03/ /04/2016 Generación de las guías por tipo de archivo en los módulos del SIA-Gestión y Archivos por los Responsables de Archivo de Trámite de Unidades Administrativas, Enlaces de Archivo de Concentración y Subdirección de Archivo Histórico y Apoyo Técnico. 01/03/ /03/2016 Integración de las guías por tipo de archivo. 28/03/ /03/2016 Entrega de las guías a la Unidad de Transparencia para su publicación. 01/04/ /04/2016 VIGENCIA P R O G R A M A C I Ó N PROYECTO INICIO FIN Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero 2017 III. Catálogo de expedientes tipo de los procesos de Administración de Seguros de Bienes de la Subdirección Técnica 01/04/ /09/2016 Elaboración de plan de trabajo, y adecuación a los materiales y formatos para recopilación de información 01/04/ /04/2016 Sesiones de análisis de procesos y procedimientos de conformidad con la normatividad aplicable, para identificar y registrar los documentos de archivo y expedientes. 02/05/ /07/2016 Integración de la información a manera de catálogo. 01/08/ /08/2016 Aprobación por el titular de la Dirección General Adjunta de Recursos Materiales y Servicios Generales para su difusión institucional. 01/09/ /09/

18 VIGENCIA P R O G R A M A C I Ó N PROYECTO INICIO FIN Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero 2017 IV. Actualizar el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental del INEGI para 2017 Elaboración de la circular y cronograma de actividades, y envío de los archivos fuente con los instructivos correspondientes. 01/09/ /12/ /09/ /09/2016 Revisión de contenidos conforme a la normatividad y retroalimentación. 03/10/ /10/2016 Integración de los documentos institucionales y elaboración de los anexos relativos a los cambios. 01/11/ /11/2016 Aprobación de los documentos institucionales por los miembros del Comité de Valoración Documental. 01/12/ /12/2016 VIGENCIA P R O G R A M A C I Ó N PROYECTO INICIO FIN Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero 2017 V. Gestión de bajas documentales ante el Comité de Valoración Documental 01/01/ /12/2016 Revisión de listados de liberación con documentación vencida 01/01/ /09/2016 Valoración de la documentación liberada 16/02/ /10/2016 Integración y revisión de formatos de baja 16/03/ /11/2016 Presentación de solicitudes de dictaminación ante el Comité de Valoración Documental 15/04/ /12/2016 Integración de actas y dictamenes de baja 01/01/ /09/

19 VIGENCIA P R O G R A M A C I Ó N PROYECTO INICIO FIN Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero 2017 VI. Gestión del Archivo Histórico 01/01/ /01/2017 Elaboración de inventarios y fichas de validación 01/01/ /11/2016 Presentar propuesta de reconocimiento de valor histórico 15/04/ /12/2016 Descripción de documentos 01/01/ /12/2016 Realizar la conservación preventiva de acervo 01/01/ /12/2016 Elaboración de informe de resultados 02/01/ /01/2017 VIGENCIA P R O G R A M A C I Ó N PROYECTO INICIO FIN Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero 2017 VII. Curso de Conservación Preventiva 01/01/ /08/2016 Definición de necesidades y gestión 01/01/ /04/2016 Revisión de contenidos 01/05/ /05/2016 Logística 01/06/ /07/2016 Desarrollo del curso 25/07/ /07/2016 Elaboración de informe de resultados 01/08/ /08/

20 VIGENCIA P R O G R A M A C I Ó N PROYECTO INICIO FIN Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero 2017 VIII. Seguimiento a Unidades de Resguardo del Archivo de Concentración 10/02/ /12/2016 Visitas de seguimiento a las Unidades de Resguardo 10/02/ /09/2016 Elaboración de informes y propuestas de acciones de mejora a cada Unidad de Resguardo supervisada 21/03/ /10/2016 Integración del informe de resultados 01/11/ /12/