CALENDARIO E INFORME INSTITUCIONAL DEL AVANCE RELATIVO AL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS DE LOS ARCHIVOS y LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS

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1 CALENDARIO E INFORME INSTITUCIONAL DEL AVANCE RELATIVO AL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS DE LOS ARCHIVOS y LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS COMITÉ DE INFORMACION AREA COORDINADORA DE ARCHIVOS EN 5 MAS DE 5 Registro de Coordinadores de Archivos Fecha límite: 2 de abril de 2004 Elaboración o establecimiento de criterios específicos para procedimientos y organización de Archivos. Programa de capacitación y asesoría archivística al personal. Se han actualizado Se han llevado a cabo Actualización Permanente Capacitación y asesoria permanente Se envió el nombramiento al Archivo General de la Nación, para su validación. Nos apegamos al Manual administrativo de aplicación general en materia de archivos. (última reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación el 27 de julio de 2011, actualizada el 23 de noviembre de 2012) Así mismo se dio a conocer la Ley Federal de Archivo ( ) Se ha elaborado en coordinación con el área del SPAC un curso que tiene como finalidad darse en línea, para que puedan tener acceso a él en oficinas centrales y estructura territorial, las personas asignadas. Elaboración del Cuadro de Clasificación de Archivos. Se actualizaron Pendiente Derivado de la publicación de la Ley Federal de Archivos, nos pide que los cuadros deberán de ser funcional y no orgánicos como se tienen actualmente.

2 Elaboración del Catálogo Documental. de Disposición si si si Pendiente Derivado de la publicación de la Ley Federal de Archivos, nos pide que el catalogo deberá de ser funcional y no orgánico como se tienen actualmente. Diseño de formatos para inventarios de Archivos. si si si Concluido Diseño e integración de la Guía Simple de Archivos. si si si Permanente Se aplica el señalado por el AGN. Y el del Manual administrativo de aplicación general en materia de archivos. Se actualiza la Guía Simple de Archivo con la descripción de las series documentales. Teniendo como proyecto que cada año las diferentes áreas envíen su guía simple y el diseño se apega al manual administrativo.

3 ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVOS DE TRAMITE EN 5 Designación del responsable(s) de Archivos de trámite. Elaboración del manual de procedimientos para archivo Clasificación y descripción de expedientes de Archivo con carátulas. 100% 100% 100% 60% 95% Se elaboró documento Se elaboró documento MAS DE CINCO Se envió un oficio por parte de la Dirección General de Administración. 30% 30% 40% Actividad permanente Se cuenta con el censo de enlaces archivísticos a nivel Oficinas Centrales y Estructura Territorial el 99% Se aplica el Manual administrativo de aplicación general en materia de archivos,(actualizada el 23 de noviembre de 2012) Las áreas, delegaciones y residencias ya deben de saber el manejo de integra de los expedientes por fondo, sección y series documentales y con la respectiva carátula del mismo.

4 Elaboración de inventario documental 30% 30% 30% El avance que aquí se señala es del 90% de oficinas centrales; ya que en el caso de las delegaciones la Coordinación de Delegaciones se los ha solicitado. Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de Archivos. (mobiliario, espacios y medidas de seguridad) 25% 25% 40% El avance que aquí se señala es del 90% de oficinas centrales, ya que para el caso de las oficinas de la estructura territorial es de acuerdo a cada delegación y residencia Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de Archivos en formato electrónico. 20% 20% 20% 40% Se implemento un sistema informático a nivel nacional (SITRA) para la integración de los expedientes en formato electrónico.

5 ARCHIVO DE CONCENTRACION ARCHIVOS DE CONCENTRACION Establecimiento de procedimientos para la recepción de Archivos semiactivos y control de préstamo de expedientes. Establecimiento de sistemas para el control de préstamo de expedientes EN 5 SI SI SI SI SI 40% 60% 90% SI MAS DE CINCO Estos sistemas se aplican nivel oficinas centrales y estructura territorial. Se ha solicitado que hagan lo mismo a las Delegaciones y Residencias, de hecho será uno de los temas a tocar en el curso que se tiene pendiente por realizar. Estos sistemas se aplican nivel oficinas centrales y Se instruye a la Delegaciones que hagan lo mismo. Elaboración de inventarios de los Archivos que se localizan en el acervo del Archivo de concentración. 20% 20% 20% 40% Actualización Promoción y dictamen de disposición documental El proceso será permanente Rescate y Transferencias documentales a Archivo Histórico. Organización de Archivos que están en custodia de ACUERDO A LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS. Elaboración de instrumentos de descripción de los Archivos de custodia. 100% 100% 100% Se ha concluido satisfactoriamente el expurgo y depuración de acuerdo a la GUIA DE DESCARTE del archivo de concentración, cada área ha enviado los formatos de transferencia primaria, para tener el control de los expedientes que se quedan en guarda y custodia del archivo; de igual manera se ha solicita por parte de la Coordinación de Delegaciones que se realicen estos inventarios. En la etapa de depuración que se llevo a cabo en el archivo de concentración fue únicamente para retirar la documentación que no requiere autorización del A.G.N. y liberar espacio en el archivo de concentración. DE ACUERDO A LA GUIA DE DESCARTE. Se han hecho 3 solicitudes de baja documental ante el Archivo General de la nación de las cuales únicamente a autorizo 1 de la Residencia Tlapa de Comonfort.(el dictamen se encuentra publicado en el portal) 1 La Procuraduría Agraria no cuenta con archivo histórico hasta la fecha. 90% Se aplica a oficinas centrales. Y se hace extensivo a Estructura Territorial. En oficinas centrales se cuentan con inventarios por área, así mismo se solicita se haga lo mismo en Estructura territorial.

6 Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de Archivos. 20% 20% 20% 30% El avance que se reporta corresponde al avance de oficinas centrales. Ya que en delegaciones y residencias determinan el espacio. ARCHIVOS HISTORICOS ARCHIVOS HISTORICOS EN 5 MAS DE CINCO Recepción de archivos con valor histórico Organización de archivos históricos Elaboración de instrumentos de consulta. Para los conceptos descritos en este apartado, durante el año de 2012 el comité de información definirá los criterios para la valoración de los archivos de la Procuraduría Agraria. Establecimiento de sistema para el servicio de consulta del acervo documental Establecimiento de programas de conservación Establecimiento de programas de difusión