Coordinación General de Archivos

Transcripción

1 4ta. Reunión de Archivos del Gobierno Federal Coordinación General de Archivos Compatibilidad de Archivos Físicos y Electrónicos Noviembre,

2 Diagnóstico Esquem ma anterior Archivos en Oficinas Archivo General Institucional Organización según criterio del área responsable Establecimiento de tiempos de conservación según normatividad Falta de instrumentos de consulta y control archivístico Depuraciones anuales no obligatorias Archivo por fólder y no por asunto Administración de documentación semiactiva Resguardo de archivo activo de áreas de alto volumen Guarda y custodia por cajas no por expedientes Falta de instrumentos de consulta y control archivístico Ausencia de Calendario de Caducidades Otorgamiento de servicios con acuerdos de niveles Coordinación del Archivo por personal externo Certificación de este proceso Archivo Histórico Documentación no clasificada ni descrita Falta de instrumentos de control y consulta específicos Espacios inapropiados y/o indefinidos No constituido formalmente 2

3 Modelo de Transformación (Archivos) CLIENTES Misión Visión Instrumentos de Control y Consulta A. Trámite A. Concentración A. Histórico SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS CALIDAD CRITERIOS ESPECIFICOS DE ARCHIVO RECURSOS HUMANOS Y TECNOLOGIA TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTAS LEY DE TRANSPARENCIA Y LINEAMIENTOS GENERALES 3

4 Modelo de Transformación (Legislación) 1 Designación IFAI LFTAIPG 8 Actualizaci Medios de Respaldo ión SIARCH 2 Red de enlaces AGN SHCP LGOCA Criterios Especificos Calidad Misión 7 3 Medios Custodia de Valoración Respaldo Transparencia 6 Depuración SIA 5 Transferencias Primarias Visión Instrumentos de Control ICCA y Consulta 4 Inventarios IGE Generales Informe de Gestión Autoevaluación Actas de Entrega Rendición de Cuentas 4

5 Esquema Cliente COORDINACION GENERAL DE ARCHIVOS SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS (SIARCH) Externos Internos Informes SHCP SHCP IFAI IFAI AGN AGN Unidades Unidades Administrativas Matriz Matriz Estatales Estatales Londres Londres Comité Comité de Información Rendición Rendición de Cuentas de Gestión de Gestión Actas de Entrega Autoevaluación Autoevaluación 5

6 Conformación del CGA Coordinación General de Archivos Archivo Central Áreas de Respaldo Sistema Integral de Archivos Normativa hacia el interior Sistema de Archivos y Sistema de Gestión Archivos de Tramite, Concentración e Histórico Control de mobiliario para archivos 6

7 Sistema Integral de Archivos Procesos de Calidad ISO L e y d e T r a n s p a r e n c i a N o r m a s A r c h i v í s t i c a s Red de enlaces Convencional Archivos de Archivo de Archivo Alto Volúmen Trámite Concentración Histórico Clasificados Sistema Integral de Archivos (SIARCH) Instrumentos de consulta y control archivístico Cuadro General de Clasif icación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Inventario General y Guía Simple Coordinación General de Archivos 7

8 Flujo de Sistema 8

9 Esquema de Archivo Centralizado Unidades Administrativas Microfilmación y Digitalización Archivo de Concentración Archivo Central Unidades Administrativas (alto volúmen) 9

10 Operación de Archivo Centralizado Oficialía de Partes Unidades Administrativas ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO CENTRAL SISTEMA AUTOMATIZADO DE ARCHIVOS 10

11 Esquema de Atención Archivos de alto volumen Archivos convencionales DGA s Jurídico Fideicomisos Contabilidad Unidades Administrativas Personal Crédito POOL DE ARCHIVÍSTAS SISTEMA AUTOMATIZADO DE ARCHIVOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVÍSTICO 11

12 Conformación de SIADA Sistema de Archivo Sistema de Gestión Instrumentos de Consulta Red de Enlaces Sistema Integral de Administración de Documentos y Archivos (SIADA) 12

13 Diagrama de Contexto Recepción, registro, clasificación y turnado de los Areas de atención asuntos Oficialía de Partes y Unidades Administrativas Digitalización Término de Atención del asunto Conformación de expediente electrónico y físico Inicio de proceso de gestión definido Atención de áreas involucradas en el flujo Sistema Automatizado de Control de Gestión Sistema Integral de Archivos (SIARCH) Coordinación General de Archivos 13

14 Compatibilidad de Sistemas Administración Documental Sistema Automatizado de Control de Gestión Sistema Integral de Archivos Expediente electrónico Expediente físico Registro, control y seguimiento de asuntos Creación e integración de expedientes únicos Eliminación de documentos duplicados Utilización de firma electrónica avanzada Administración, control y gestión de expedientes durante su ciclo vital Control de instrumentos de consulta y control archivístico Atención a préstamos y consultas de expedientes Atención a requerimientos internos y externos 14

15 Apoyo de las TIC s Archivos Documentales Clasificación y Organización Instrumentos de Consulta y Control Acervos definidos Red de enlaces Tecnología de la información Automatización Digitalización Oficinasinpapel Firma digital autenticidad 15

16 Beneficios Clasificación y Organización de Archivos Físicos Digitalización e Indexación Implementación de Sistema de Gestión Automatización total Automatización organizada 16

17 Modelo de Operación Servidor de Imágenes (SIARCH- Gestión) Servidor Base de Datos (SIARCH- Gestión) Sistema Integral de Archivos Clasifica Organiza Depura Transfiere Servidor Workflow s Sistema Control de Gestión Control de asuntos Consulta de Expedientes y/o Documentos. Valida Expedientes. Valida Respuestas. Autoriza expedientes. Ejecuta reportes y estadísticas.. 17

18 Esquema Combinado Archivos de Trámite Archivo de Concentración e Histórico Servidor de Archivo de Concentración e Histórico Procesos de baja documental Depósitos de Archivo de Concentración e Histórico 18

19 Interrelación de Sistemas PDF TIFF WORD EXCEL PPS BD Sistema de Gestión Sistema de Archivo EXP. EXP. 19

20 Homologación de Procesos Reingeniería de procesos Reingeniería de flujos documentales PROCESO ORGANIZ ZACIONAL Calidad (lista de registros) Tecnologías de la Información Calidad (CADIDO) Sistemas Automatizados de Archivo y Gestión PROCE ESO ARCHIVÍSTICO Organización Instrumentos de Consulta y Control 20

21 Beneficios Supervisión, seguimiento y control de los asuntos a cualquier nivel y en cualquier área. Medición de productividad. Generación de una base de conocimiento Institucional. Identificación de cuellos de botella, sobrecargas de trabajo, necesidades de reingeniería de procesos o de flujos documentales y/o implementación de políticas. Oficina Ecológica. Integridad de los documentos y seguridad en el reconocimiento de los mismos. Priorización automática de asuntos a resolver. 21

22 Beneficios Un solo canal entre las Unidades Administrativas y el Archivo de Trámite. Aplicación de rediseños en flujos documentales en procesos de gestión de archivo. Atención de Recurso Humano capacitado en materia archivística. Liberación de tiempos actuales del personal dedicado a esta función. Mayor seguridad en los soportes del Informe de Rendición de Cuentas. Eliminación en la duplicidad de documentos. Mejora en la totalidad de procesos y alineación con listas de registros de calidad. Implementación de medios de respaldo dando seguridad a la información. 22

23 Beneficios Reducir el riesgo que se tiene en cuanto al peso que representa el archivo en el inmueble. Contar con áreas adicionales para oficinas, siendo más seguro y rentable el espacio. Homologación de criterios para la integración de expedientes. Control total sobre expedientes e Instrumentos de Control y Consulta Archivística. Mayor seguridad en la custodia de información, dando seguridad a la misma y a los titulares de las áreas. Mantener un mayor control conforme a la Ley y Criterios de la documentación clasificada. Un solo canal entre Archivo de Trámite y Archivo de Concentración e Histórico. 23

24 Datos OSCAR CORDOVA LOPEZ Coordinador General de Archivos Nacional Financiera, S.N.C. Tel. Ofna Mail: 24