Sistema Institucional de Archivos. Caja de Previsión para Trabajadores a Lista de Raya del Gobierno del Distrito Federal

Transcripción

1 Sistema Institucional de Archivos Caja de Previsión para Trabajadores a Lista de Raya del Gobierno del Distrito Federal Mayo de 2014

2 La Ley de Archivos para el Distrito Federal, publicada el 08 de octubre de 2008, establece: la obligación de que todas las Dependencias, Entidades, Órganos Desconcentrados y Unidades Administrativas del Gobierno del Distrito Federal, constituyan su Sistema Institucional de Archivos.

3 De acuerdo con las modernas teorías de la Administración de Documentos, (donde tenemos un atraso de más de 15 años) Instalar un sistema Institucional de Archivos significa organizar dos procesos fundamentales en la Administración Pública: la gestión y el archivo.

4 Significa que partir de la Ley de Archivos, la Dependencias del Distrito Federal debemos administrar los documentos a través: Sistema Institucional de Archivos.

5 La CAPTRALIR ha diseñado un sistema A la medida Sí, a la medida de las necesidades de la Administración Pública del Distrito Federal Permite: 1. Atender la Ley de Archivos 2. Controlar la gestión administrativa y documental a fin de homologar el manejo de nuestros archivos

6 Administración de Documentos Incluye 2 procesos: 1. Gestión 2. Archivo Funcionamiento: 1. Opera a través de acciones estructuradas y CONCATENADAS 2. Regulan la función administrativa.

7 Gestión Administrativa: - Proceso que se genera para atender un ASUNTO o DOCUMENTO desde que se origina, crea o ingresa -Ya sea en una OFICINA o en la OFICIALÍA DE PARTES, - Hasta el momento en que se DESAHOGA, ATIENDE o CONCLUYE su trámite o GESTIÓN.

8 Archivo Documental: Proceso que se inicia (Ciclo de Vida) cuando un asunto o documento ha concluido su gestión y procede su guarda (archivo) de conformidad con el CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS En el Archivo de: TRÁMITE, CONCENTRACIÓN o HISTÓRICO

9 INCONVENIENTES Para el establecimiento el Sistema Institucional de Archivos (SIA) 1. Las Dependencias han almacenado grandes cantidades de documentos, a lo largo de muchos años. 2. Los documentos almacenados en muchos casos no tienen orden ni están inventariados. 3. El personal que los resguarda no está capacitado para su manejo, son personal castigado. 4. No se cuenta con una cultura de archivos y no se sabe qué hacer con ellos.

10 Por ello se recomienda iniciar el Proceso de forma inversa PRIMERO: organizar los archivos SEGUNDO: organizar la gestión

11 CAPTRALIR ha concluido de exitosamente La primera fase Realizando las siguientes acciones en materia de reorganización de la actividades archivísticas:

12 Presentación del Proyectos a los servidores públicos de estructura de la Entidad. Designación oficial del personal Responsable de Archivo de Trámite (RAT).

13 Impartición del curso-taller Formación Archivística, - diseñado por uno de nuestros funcionarios-, al 70% del personal de la Entidad, quienes se encuentran involucrados ya sea con los archivos, la correspondencia o la gestión administrativa.

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15 Expurgo de todos los documentos contenidos en los Archivos de Trámite de las áreas.

16 Expurgo (No Depuración) del Archivo de Concentración con la baja definitiva de aproximadamente 30 toneladas de documentos NO considerados de archivo.

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19 Asesoría y elaboración de los 2 INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICO fundamentales 1. Cuadro General del Clasificación Archivística, Herramienta que HOMOLOGA la forma de archivar Hasta el nivel de expediente y asunto

20 2. Catálogo de Disposición Documental Herramienta que determina los tiempos de guarda de cada documento su destino final y su clasificación en apego a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

21 La elaboración de 20 Instrumentos de Control Archivístico que permiten controlar y dirigir las funciones administrativas.

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23 Instalación de la Oficina de la Unidad Coordinadora de Archivos

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25 Reorganización del Archivo de Concentración.

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28 Inventario y cambio a CAJAS ARCHIVADORAS, de las cajas con documentos que se encuentran en el Archivo de Concentración.

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30 Emisión de normatividad (Circulares, oficios, lineamientos) para el manejo y el resguardo de documentación en los Archivos.

31 Organización de los Archivos de Trámite De conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística en el nuevo Sistema Institucional de Archivos.

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33 Actualmente nos encontramos en la primera etapa de la Reorganización de la Gestión Administrativa en donde realizamos las siguientes acciones: 1. Diagnóstico del Sistema de Control de Gestión Reelaboración del sistema informático de control de correspondencia por Control de Gestión) 2. Replanteamiento del Sistema de Gestión actual Se emitirá normatividad acorde a las necesidades del SIA, en donde: 3. Instalación de las áreas de Control de Gestión Que realicen desde las áreas el Control de la Gestión Administrativa 4. Reinstalación de la Oficialía de Partes Donde se de seguimiento a la Gestión Administrativa de toda la entidad

34 El Sistema de Control de Gestión deberá responder a las necesidades del SIA: Registra La correspondencia interna y externa desde cualquier equipo o usuario. Sistematiza La correspondencia durante todo el proceso de la gestión, permitiendo la digitalización de cada documentos interno o externo. Controla El seguimiento de la gestión durante todo su proceso. Proporcionando un número único de control a todos los documentos que se generen en la entidad.

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36 Al término de esta última etapa Estaremos trabajando acorde al Nuevo Sistema Institucional de Archivos 1. Controlaremos todos los documentos 2. Tendremos cada documento digitalizado 3. Tendremos un acceso eficiente a la información 4. Archivaremos de la misma forma todos 5. Tendremos archivos sanos en donde no se acumulen documentos sin valor ni utilidad

37 Muchas gracias!! Caja de Previsión para Trabajadores a Lista de Raya del Gobierno del Distrito Federal C.P. Pedro Montaño Romero Director General Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD Unidad Coordinadora de Archivos Sistema Institucional de Archivos