SECRETARÍA DE FINANZAS PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO (PIDA) 2016

Transcripción

1 SECRETARÍA DE FINANZAS PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO (PIDA) 2016 A efecto de dar cumplimiento al Capítulo VII artículos 41, 42 y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, artículo 14 fracción XIII de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, numeral 8.12 de la Circular Uno 2015 y demás normatividad aplicable en la materia, se presenta el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) de la para el ejercicio 2016, realizado bajo los siete rubros temáticos que se exponen a continuación 1/8

2 4.- PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO (PIDA) 10/ I. PROYECTOS Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVIDAD TÉCNICA. Elaboración del marco normativo para el Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Finanzas Integrar en un documento normativo de observancia general para la Secretaría las regulaciones, procedimientos, pautas y requisitos para una adecuada organización documental de conformidad con el ciclo vital de los documentos. Lo anterior a efecto de sustituir la normatividad vigente señalada en los Lineamientos para usos y aplicación del Cuadro General de Clasificación Archivística y del Catálogo de Disposición Documental para la Secretaría de Finanzas publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de agosto de La, en su carácter de Unidad Coordinadora de Archivos, según lo establecido en la Circular Uno 2015 de la Oficialía Mayor del Distrito Federal será la responsable de elaborar el documento de trabajo o primer borrador que será presentado a los miembros del COTECIAD-SEFI para su discusión en el marco de su quinta sesión ordinaria. 2.- Con base en los elementos aportados por los integrantes del COTECIAD-SEFI, se conformará un documento final que deberá ser validado por el Comité, en principio, en el marco de su sexta sesión ordinaria. Una vez superada ésta etapa será remitido a los titulares de las Unidades Administrativas de la Secretaría para sus comentarios finales 3.- El COTECIAD-SEFI será la instancia responsable de aprobar la versión definitiva en su séptima sesión ordinaria. 4.- La será responsables de tramitar su publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal y de definir los mecanismos para su difusión entre los servidores públicos de la Secretaría. 2/8

3 II. PROYECTOS DE CAPACITACIÓN, ESPECIALIZACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL ARCHIVÍSTICO. Capacitación para el personal de la, mediante el curso taller Archivonomía para la Administración Pública Objetivos Generales: Que el personal de estructura y técnico operativo de la conozca las bases teóricas y los elementos técnicos más importantes del uso de la Archivonomía en el manejo de la documentación que se genera día con día en las distintas Unidades Administrativas Estrategia: La de la emitirá convocatoria para que los titulares de las unidades administrativas de la Secretaría conminen al personal bajo su mando a presentar el curso en las aulas de capacitación ubicadas en el Segundo Piso de las Oficinas Centrales de la en 5 clases con una duración total del curso de 10 horas. 1.- En el mes de agosto se emitirá oficio estableciendo las fechas para que los servidores públicos de la Secretaría presenten el curso en línea denominado Administración de Documentos y Gestión de Archivos. 2.- Entre los meses de septiembre y octubre los servidores públicos asignados por las Unidaes Administrativas presentaran el curso 3/8

4 III. PROYECTOS PARA LA ADQUISICIÓN, CON BASE EN LAS CONDICIONES PRESUPUESTALES DE CADA ENTE PÚBLICO, DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN Contratación de servicios para la realización de Inventarios de Transferencia Primaria de 1,100 cajas con documentación administrativa generada por las Administraciones Tributarias. Concluir con el procedimiento de contar con expedientes clasificados, etiquetados y foliados de acuerdo a la normatividad archivística señalada en la Circular Uno 2015, que fueron transferidos al Archivo de Concentración General Administrativo en el año 2008 sin haberse dado cumplimiento estricto a las disposiciones de organización documental señaladas en la entonces recién publicada Ley de Archivos para el Distrito Federal. Estrategia: Se pondrá a consideración de la el proyecto de contratación de servicios para la realización de las actividades anteriormente señaladas que, en caso de ser autorizadas con base a las condiciones presupuestales existentes, serán supervisadas por la. 1.- En el mes de febrero se presentará a la la petición y el anexo técnico para la contratación de los servicios señalados. 2.- En caso de ser autorizado, la conformará el equipo de trabajo necesario para verificar la correcta prestación de los servicios requeridos. 4/8

5 IV. ESTUDIOS E INVESTIGACIONES PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS. Digitalización de Expedientes de Personal como Mecanismo de Protección en Material de Datos Personales. Dar continuidad al proceso de digitalización que promueva la preservación de la información y la resolución de problemas tales como el deterioro, extravío, sustracción y destrucción discrecional de los documentos que conforman los expedientes de los trabajadores de la Secretaría de Finanzas. Estrategias: Establecer mecanismos que permitan el flujo continuo de expedientes digitalizados. Derivado de que el procedimiento de digitalización comprende etapas concatenadas, no es posible establecer una temporalidad para cada una de ellas; sin embargo es posible visualizar las siguientes etapas de manera enunciativa: 1.- Debido a las actividades propias del archivo y a la dinámica de trabajo establecida, se considera pertinente mantener el equipo de cuatro personas destinadas a la preparación y digitalización de los expedientes, para lo cual no será necesario incrementar el equipo informático utilizado. 2.- Se dará prioridad al proceso de digitalización de expedientes de trabajadores activos en la plantilla de la Secretaría. 3.- Solo se digitalizarán expedientes de trabajadores no activos en la plantilla de la Secretaría sí son requeridos por alguna área administrativa; es decir, se implementará, para éstos caso, una proceso de digitalización bajo demanda. 5/8

6 V. ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA Y PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA. Construcción de un link en el portal de internet de la que concentre los instrumentos de control archivísticos, así como la normatividad general y de aplicación específica para la Secretaría en materia de organización documental. Objetivos Generales: Consolidar, en un único repositorio, las normas, manuales, disposiciones y formatos que regulan el ciclo vital de los documentos al interior de la dependencia, de tal manera que puedan ser consultados y descargados de manera inmediata por los servidores públicos que así lo requieran. 1. En el mes de febrero, se solicitará a la Dirección General de Informática la construcción de un link en el Portal de Internet de la Secretaría para colocar, en una primera etapa, el Catálogo de Disposición Documental, el Cuadro General de Clasificación, los Lineamientos para uso y aplicación del CDD y del CGCA, así como el Manual para la realización de los Inventarios de Expedientes, su formato de llenado y los formatos estandarizados de Etiqueta de Expediente y Etiqueta de caja. 2.- La proporcionará los documentos a la Dirección General de Informática para que, en la medida de lo posible, puedan estar disponibles para consulta en el mes de marzo. 3.- Como segunda etapa, se adicionará la normatividad desarrollada por el COTECIAD relacionada con el Sistema Institucional de Archivos, con el objetivo de que ésta se encuentre a disposición en el mes de Agosto. 6/8

7 VI. PROYECTOS PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA. Realización de los trabajos para el envío de aproximadamente 2,000 cajas de Archivo pertenecientes a las Unidades Administrativas de la al Archivo de Concentración General Administrativo. Bajar el rezago de las Unidades Administrativas de documentación que ya cumplió sus vigencias documentales en el Archivo de Tramite pero por falta de personal no ha sido posible realizar su proceso de entrega al Archivo de Concentración. 1.- Derivado del alto volumen de expedientes a trabajar, se considera pertinente, en términos de costo beneficio, solicitar a la la contratación de un servicio para la foliación, etiquetación y la conformación de inventarios de expedientes de las Unidades Administrativas, sin que se vean afectadas las actividades cotidianas asignadas al personal adscrito las mismas. En virtud de ello, dicha petición se realizará en el mes de febrero, con la presentación del anexo técnico en el que se especifiquen los requerimientos y estará condicionada a la disponibilidad presupuestal. 2.- En caso de que la cuente con disponibilidad presupuestal y se considere viable la contratación de los servicios solicitados, la Subdirección de Archivo y Oficialía de Partes conformará un grupo de trabajo encargado de verificar las actividades solicitadas para garantizar, en todo momento, la salvaguarda de los documentos y el correcto desarrollo de los servicios. 3,. Una vez concluidos los servicios, la, procederá a incorporar la información al Archivo de Concentración General Administrativo 7/8

8 VII. PROYECTOS Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFES. Prevención de surgimientos de plagas en los archivos de la Realizar las medidas preventivas necesarias para evitar el desarrollo de plagas a efecto de salvaguardar la integridad de los acervos documentales de la Secretaría. Estrategias: Se solicitará a la Dirección de Servicios Generales que, como parte del programa ordinario de fumigación de los inmuebles que ocupa la Secretaría, se contemplen los servicios de una empresa especializada en la fumigación de archivos, para garantizar la prevención y/o combate de las plagas más comunes en los archivos: pescadito de plata, ácaros, piojos de papel, polillas, cucarachas y roedores. Se solicitará que dicha fumigación se realice de manera mensual. Adicionalmente a ello se solicitará que se realice un servicio de desinfección periódica en los acervos más grandes de la dependencia para garantizar mejores condiciones de trabajo para el personal que ahí labora. 1.- Se realizarán reuniones de trabajo con los responsables de los archivos de trámite y concentración de la Secretaría, para garantizar que el servicio de fumigación mensual se realice al interior de todos los acervos. 2.- La será la responsable de dar seguimiento a los servicios de desinfección cuya realización se propone bimestral para los archivos de concentración General Administrativo, Cuenta Comprobada, Catastral y para el archivo temporal Iztacalco, así como para los archivos de trámite de la Subsecretaría de Egresos, la Dirección de Recursos Humanos, la Subtesorería de Catastro y Padrón Territorial y la Dirección de Auditorías. 8/8