PROGRAMA DE TRABAJO 2016 COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

Transcripción

1 PROGRAMA DE TRABAJO 2016 COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL 1

2 I N D I C E I.- INTRODUCCION 3 II.- OBJETIVO GENERAL 4 III.- OBJETIVOS PARTICULARES 5 IV.- DESARROLLO 6 2

3 I.- INTRODUCCIÓN En cumplimiento del artículo 21, fracción V, 41, 42 y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, y el de la Circular Uno de 2015, preceptos que señalan la obligación que se tiene de integrar anualmente un Programa de Trabajo del, contemplando los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarán a cabo para la conservación de los acervos documentales, y con los cuales se fortalecerá la estructura técnica, tecnológica, operativa y materia de los archivos que detenta esta Secretaría. OBJETIVO GENERAL Establecer los procesos archivísticos para el uso, control y organización de los documentos generados por las diferentes unidades administrativas adscritas a la del Distrito Federal, a través de la homogeneización de los procesos y sus instrumentos operativos y normativos. Además, garantizar la custodia y conservación de los acervos documentales mediante las medidas de prevención por ello integrar las estrategias, proyectos y actividades del Comité, durante el año 2016, con el propósito de contribuir con la correcta administración documental y el buen funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos, y que con ello conlleve. ESTRATEGIAS Y ACTIVIDADES Sesiones del Comité. Objetivo: Analizar los proyectos y acciones archivísticas, sometidos a la consideración de este Comité, en términos del Reglamento del de esta. 3

4 Seguimiento a la aplicación de la normatividad archivística Objetivo: Dar cumplimiento a la aplicación de la normatividad y operación de los procedimientos archivísticos, en las diferentes áreas de archivo de trámite, concentración e histórico, en cumplimiento a los artículos 41 y 42 fracciones I, V, VI y VII, de la Ley de Archivos del Distrito Federal. Lo anterior conforma a los siguientes rubros: La capacitación y profesionalización del personal que conforma el Grupo de Dictaminadores. La capacitación y profesionalización del personal de las áreas de archivo. Garantizar la protección del acervo documental. La elaboración de estudios para la incorporación y uso de tecnologías de la información en los archivos de la Secretaría. Objetivos Particulares a) Elaboración y Registro del Programa Institucional del Desarrollo Archivístico PIDA-2016, ante la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, de la de la Ciudad de México. b) Actualización de los Instrumentos de Control Archivístico a través del COTECIAD, conforme a las necesidades de las áreas de esta Secretaría. c) Baja documental y depuración de archivos, que conforman las áreas de la. d) Elaboración y aplicación del Programa de Trabajo en materia de archivo e) Capacitación del Personal de las áreas de Archivo. f) Seguimiento de las acciones en caso de desastre. 4

5 Que se presentaran en las diferentes sesiones del COTECIAD del 2016 DESARROLLO (Actividades Específicas) En cumplimiento a lo indicado en la Circular Uno 2015 en Materia de Administración de Recursos del Distrito Federal, numeral y a la Ley de Archivos del Distrito Federal en sus, Artículos 41, 42 y 43. a) Se llevará a cabo el registro del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico PIDA (MX-xx-GDF-xxx-PIDA-2016) b) Reuniones de las Sesiones Ordinarias del. SESIÓN FECHA 1ª. Sesión Miércoles 20 de enero de ª. Sesión Miércoles 18 de mayo de ª. Sesión Miércoles 21 de septiembre de ª. Sesión Miércoles 07 de diciembre de

6 c) Aprobación, Divulgación y Aplicación de los Procesos e Instrumentos Archivísticos. Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Calendario de caducidades Controles de conservación y restauración SON DOCUMENTOS DINÁMICOS; POR ENDE IMPLICA ADECUACIONES QUE CADA ÁREA REQUIERA Se pondrán a consideración de los miembros del Comité en el transcurso de las diferentes Sesiones Ordinarías del Comité Técnico de Administración de Documentos (COTECIAD-SSPU). a) Se realizarán las bajas documentales de acuerdo al Catálogo de Disposición documental; así mismo la depuración de archivos se efectuará con la asesoría del Grupo de Dictaminación. b) Se actualizara los miembros del Grupo de Dictaminación, incorporando aquel personal de nuevo ingreso. c) El Grupo de Capacitación y Enlace del en Coordinación con la Jefatura de la Unidad Departamental de Capacitación, darán a conocer el Programa de Capacitación Archivística 2016, d) Se dará seguimiento a las acciones realizadas en caso de desastre. e) Se realizarán reuniones bimestrales con enlaces archivísticos de cada área de la SSP. La, cuenta con un Programa de Mantenimiento Preventivo de las Instalaciones Eléctricas, Sistemas de Desagüe y Extinguidores que se lleva a cabo una vez al año. 6

7 SEÑALIZACIÓN DE: Salidas de emergencia Prohibido fumar Prohibido el uso de cafeteras, parrillas, hornos de microondas, etc. Localización de extintores Medidas a tomar en caso de incendio o sismo 7