DELEGACIÓN TLALPAN COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS COTECIAD-DTLALPAN DELEGACIÓN TLALPAN INFORME DE CUMPLIMIENTO

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1 DELEGACIÓN TLALPAN INFORME DE CUMPLIMIENTO Programa Institucional de Desarrollo Archivístico P.I.D.A Enero 2015 Calvario 61, Primer piso, Col. Tlalpan Centro,,C.P

2 Índice TEMA PAG I Antecedentes 3 II III IV V VI VII VIII Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de la normatividad técnica interna. Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico. Proyectos para la adquisición con base en las condiciones presupuestales de cada ente público, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución. Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia. Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística. Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe Calvario 61, Primer piso, Col. Tlalpan Centro,,C.P

3 I. ANTECEDENTES La Ley de Archivos del Distrito Federal y el numeral 6 de la Circular Uno Bis vigente, prevén que el Sistema Institucional de Archivos en la, sea integrado por el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la,(coteciad- DTLALPAN) y la Coordinación de Archivos, como instancias competentes para plantear e instrumentar las políticas de control de gestión y archivísticas, apropiadas al Órgano Político Administrativo, y mismas que son de acatamiento obligado para la Oficialía de Partes y los diversos archivos de trámite y de Concentración Delegacional. En términos de lo dispuesto por el numeral de la Circular Uno Bis vigente, y por los artículos 41 y 42 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, la elaboró y obtuvo el registro del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico aplicable en la MX-0-GDF-DTLA-PIDA-2014, por parte de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal. El artículo 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, prevé que debe ser rendido un informe anual del cumplimiento al Programa Institucional de Desarrollo Archivístico aplicable en la 2014 y remitirse a más tardar el 31 de enero en forma impresa y electrónica al Consejo General de Archivos del Distrito Federal, así mismo deberá de ser publicado en el portal de Internet de éste Órgano Político. Dado lo que se precede, se rinde el correspondiente informe, en los siguientes términos: Calvario 61, Primer piso, Col. Tlalpan Centro,,C.P

4 ACTIVIDADES DEL COMITÉ TECNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA DELEGACIÓNTLALPAN 1 Proyectos y Acciones de Desarrollo e Instrumentación de Normatividad Técnica A. Para lograr la debida instrumentación en las áreas que integran al Órgano Político Administrativo, de los Instrumentos Archivísticos, la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales presento en la Tercera Sesión Ordinaria del 2013, dichos instrumentos siendo aprobados en la Cuarta Sesión Ordinaria del 2013, a través del oficio No. DT/DGA/DGRMSG/0251/2014, se remiten a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, para obtener su registro. TITULO DE LOS INSTRUMENTOS NÚMERODE REGISTRO ARCHÍVISTICO Calendario de Caducidades MX-0-GDF DTLA-CC-2014 Carátula Estandarizada de Expedientes MX-0-GDF DTLA-CEE-2014 Catálogo de Disposición Documental MX-0-GDF DTLA-CDD-2014 Control de Correspondencia de Entrada y Salida MX-0-GDF DTLA-CCES-2014 Control de Préstamo de Expediente y Estadística de Usuario MX-0-GDF DTLA-CPEEU-2014 Controles de Conservación y Restauración de Documentos MX-0-GDF DTLA-CCRD-2014 Cuadro General de Clasificación Archivística MX-0-GDF DTLA-CGCA-2014 Guía General de Fondos de los Archivos Históricos MX-0-GDF DTLA-GGFAH-2014 Inventario de Archivos de Concentración MX-0-GDF DTLA-IAC-2014 Inventario de Archivo de Trámite MX-0-GDF DTLA-IAT-2014 Inventario de Baja Documental MX-0-GDF DTLA-IBD-2014 Inventario de Transferencia Primaria MX-0-GDF DTLA-ITP-2014 Inventario de Transferencia Secundaria MX-0-GDF DTLA-ITS B. Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en las Políticas Archivísticas reguladas por la Ley de Archivos del Distrito Federal, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, al numeral 6 Administración de Documentos y Archivística de la Circular Uno Bis vigente, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Delegaciones de la Administración Pública, la Jefa Delegacional tuvo a bien, instruir a los Titulares de las Unidades Administrativas a través del oficio DT/0236/2014, su participación en las actividades que convoque el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. Calvario 61, Primer piso, Col. Tlalpan Centro,,C.P

5 C. Así mismo en el mes de agosto y septiembre del año en curso se llevaron a cabo tres Mesas de Trabajo con el Grupo de Accesoria integrado por la Dirección de Jurídica y de Gobierno, Dirección de Modernización Administrativa e Informática, Dirección de Recursos Financieros y Presupuestales, J.U.D. de Capacitación, la Coordinación de Archivos y el Archivo de Concentración, con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido por el artículo 10 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y lo establecido en el numeral 6.4 de la Circular Uno bis, que establecen que todo ente Político Administrativo debe de Integrar su sistema Institucional de Archivos, se anexa el Proyecto de Reglamento del Sistema Institucional de Archivos aplicable a la Delegación Tlalpan. 2 Proyectos de Capacitación, Especialización y Desarrollo Profesional del Personal Archivístico. A. En cumplimiento de las Actividades del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014 y 2015, se han impartido los siguientes cursos y se tienen programados a través de la J.U.D. de Capacitación los siguientes cursos: NOMBRE DEL CURSO IMPARTIDO FECHA DE IMPARTICIÓN PARTICIPANTES Vida, Organización, Procedimiento y Clasificación de un Documento 02 al 13 de junio del Transparencia 27 de agosto Datos Personales 03 de septiembre Vida, Organización, Procedimiento y Clasificación de un Documento 20 al 31 de Octubre Vida, Organización, Procedimiento y Julio y Agosto 46 Clasificación de un Documento NOMBRE DEL CURSOS PROGRAMADOS FECHA DE IMPARTICIÓN PARTICIPANTES Transparencia y Acceso a la Información 21 de octubre 2015 Protección de Datos Personales 27 de octubre 2015 Gestión de Documento Archivistico 30 de octubre 2015 B. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la Coordinación de Archivos y la Oficina de Información Pública mediante Mesas de Trabajo proporcionó asesoría y orientación a las Direcciones Generales y Ejecutiva para la implementación del Programa de Desarrollo Archivístico; asimismo se solventan dudas respecto a los Calvario 61, Primer piso, Col. Tlalpan Centro,,C.P

6 instrumentos de consulta (Guía Simple de Archivos, Catálogo de Disposición Documental e Inventario General por Expediente), a la aplicación de la normatividad en materia de archivo así como asesorar a las diferentes Direcciones Generales y Ejecutiva en cuanto a la Información que deben de subir al portal delegacional respecto al Artículo 13 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. En el periodo que se reporta se realizaron 24 Mesas de Trabajo en las que participaron 327 servidores públicos. NOMBRE DE LA MESA DE TRABAJO: Implantación del Programa de Desarrollo Archivístico en la AREA FECHA PARTICIPANTES DIRCCIÓN GENERAL JURIDICA DE GOBIERN0 7 DE MAYO 30 DIRECCIÓN GENERAL DE 0BRAS Y DESARROLLO URBANO DE MAYO 12 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICOS URBANOS 12 DE MAYO 8 DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL 13 DE MAYO 6 DIRECCIÓN GENERAL DE ECOLOGIA Y DESARROLLO SUSTENTABLE 14 DE MAYO 11 COORDINACIÓN DE SEGURIDAD PÚBLICA 14 DE MAYO 5 SUBDIRECCIÓN DE ORDENAMIENTO DE MERCADOS Y VÍA PUBLICA 14 DE MAYO DIRECCIÓN GENERAL DE CULTURA 15 DE MAYO 6 DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ECONOMICO Y FOMENTO COOPERATIVO 1 DE MAYO 6 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE MEJORA COMUNITARIA 20 DE MAYO 16 JEFATURA DELEGACIONAL 21 DE MAYO 16 DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN 22 DE MAYO 11 DIRECCIÓN GENERAL DE PARTICIPACIÓN Y CONCERTACIÓN CIUDADANA 23 DE MAYO 14 TOTAL 150 Calvario 61, Primer piso, Col. Tlalpan Centro,,C.P

7 16 0 Mesa de Trabajo "Programa de Desarrollo Archivístico" DIRCCIÓN GENERAL JURIDICA DE GOBIERN0 DIRECCIÓN GENERAL DE 0BRAS Y DESARROLLO URBANO DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICOS URBANOS DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL DIRECCIÓN GENERAL DE ECOLOGIA Y DESARROLLO SUSTENTABLE COORDINACIÓN DE SEGURIDAD PÚBLICA SUBDIRECCIÓN DE ORDENAMIENTO DE MERCADOS Y VÍA PUBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE CULTURA DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ECONOMICO Y FOMENTO COOPERATIVO DIRECCIÓN EJECUTIVA DE MEJORA COMUNITARIA JEFATURA DELEGACIONAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE PARTICIPACIÓN Y CONCERTACIÓN CIUDADANA NOMBRE DE LA MESA DE TRABAJO:Articulo 13 de la Ley de Transparencia e Información Pública del Distrito Federal. AREA FECHA PARTICIPANTES DIRCCIÓN GENERAL JURIDICA DE GOBIERN0 1 DE DICIEMBRE 27 DIRECCIÓN GENERAL DE 0BRAS Y DESARROLLO URBANO 11 DE NOVIEMBRE 23 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICOS URBANOS 1 DE DICIEMBRE DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL 1 DE DICIEMBRE 22 DIRECCIÓN GENERAL DE ECOLOGIA Y DESARROLLO SUSTENTABLE 1 DE DICIEMBRE 8 DIRECCIÓN GENERAL DE CULTURA 23 DE DICIEMBRE 15 DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ECONOMICO Y FOMENTO COOPERATIVO 1 DE DICIEMBRE 5 Calvario 61, Primer piso, Col. Tlalpan Centro,,C.P

8 DIRECCIÓN EJECUTIVA DE MEJORA COMUNITARIA 1 DE DICIEMBRE JEFATURA DELEGACIONAL 25 DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN 0 DE DICIEMBRE 27 DIRECCIÓN GENERAL DE PARTICIPACIÓN Y CONCERTACIÓN CIUDADANA 07 DE NOVIEMBRE 7 TOTAL 177 Mesa de Trabajo: "Articulo 13 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal ". DIRCCIÓN GENERAL JURIDICA DE GOBIERN DIRECCIÓN GENERAL DE 0BRAS Y DESARROLLO URBANO DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICOS URBANOS DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL DIRECCIÓN GENERAL DE ECOLOGIA Y DESARROLLO SUSTENTABLE DIRECCIÓN GENERAL DE CULTURA DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ECONOMICO Y FOMENTO COOPERATIVO DIRECCIÓN EJECUTIVA DE MEJORA COMUNITARIA JEFATURA DELEGACIONAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE PARTICIPACIÓN Y CONCERTACIÓN CIUDADANA 7 Calvario 61, Primer piso, Col. Tlalpan Centro,,C.P

9 3. Estudios e Investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos. Fueron entregadas las carpetas de comité a los miembros del colegiado en CD con dicha actividad se ahorraron costos. 4. Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia. Se difundieron durante el año en las mesas de trabajo con las Direcciones Generales y Ejecutiva, la importancia de la identificación de sus series documentales dando como resultado la aplicación de una adecuada administración documental, de igual forma con la aplicación correcta de los instrumentos archivísticos poder obtener un acervo cultural que constituya la memoria documental, la que pasará a formar parte del Archivo Histórico de la Delegación. Una vez identificados las series sustantivas de cada Dirección General y de Dirección Ejecutiva, la Coordinación de Archivos y la Oficina de Información Pública, a través de las mesas de trabajo, se llevó a cabo la actualización de la información subida por la institución al portal delegacional, respecto al artículo 13 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Distrito Federal. 5. Solicitud de baja Documental por parte de la Dirección General de Desarrollo Económico y Fomento Cooperstivo. En la Segunda Sesión del Comité Técnico Interno de Administración de documentos de la, la Dirección General de Desarrollo Económico y Fomento Cooperativo, remitió a la Presidencia del el oficio DT/DGDEFC/08/2015, por medio del cual solicita la baja de archivo del periodo 2006 al Lo anterior debido a que en el 2014 se inundó el área donde se encontraba el archivo quedando completamente ilegible. El COTECIADDTLALPAN en su segunda sesión ordinaria celebrada el día once de junio del dos mil quince en la Sala de Juntas de la Dirección General de Administración, se aprueba el Acuerdo: 4 DT.COTECIAD 2ª. SO Calvario 61, Primer piso, Col. Tlalpan Centro,,C.P

10 En el desahogo de la segunda sesión del, se le solicito a la Dirección General de Desarrollo Económico y Fomento Cooperativo, el Dictamen de Riesgo por las condiciones de la Documentación. La Dirección de Protección Civil, el día 12 de Junio del año en curso extiende el dictamen correspondiente. El 12 de agosto del año en curso se convoca al Grupo de Valoración Documental en las Instalaciones que ocupa la Dirección General de Desarrollo Económico y Fomento Cooperativo, con la finalidad de lleva a cabo la revisión física del archivo propuesto para baja. Debido a que no se había realizado la denuncia de hechos por parte de la Dirección General de Desarrollo Económico y Fomento Cooperativo, ante el Órgano Interno de Control de la se pospuso llevar a cabo el desahogo del caso en la Tercera Sesión Ordinaria del COTECIAD. Calvario 61, Primer piso, Col. Tlalpan Centro,,C.P