FIDEICOMISO CENTRO HISTÓRICO DE LA CIUDAD DE MÉXICO DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Transcripción

1 Acta de la Primera Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, COTECIAD-FCHCM Siendo las doce horas del día 26 de marzo del año dos mil trece, se reunieron en las oficinas Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, con domicilio en la Calle de República de Brasil Núm. 74, Piso 2, Colonia Centro, C.P , Delegación Cuauhtémoc, Distrito Federal, los. Lic. Jesús Alfonso García Roiz, Director de Administración y Finanzas, en su carácter de Presidente del COTECIAD-FCHCM, C. Anabelí Contreras Julián, JUD de Difusión y Encargada de la Oficina de Información Pública del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, en su carácter de Secretaria Ejecutiva del COTECIAD-FCHCM, Lic. Helba Muñoz Soto, Coordinadora de Archivos, en su carácter Secretaría Técnica del COTECIAD-FCHCM, Ing. Jesús Gerardo Pérez Ramírez, Vocal Suplente de la Dirección de Desarrollo Inmobiliario; Lic. Salvador Salazar Barrientos, en su carácter de Vocal Suplente del COTECIAD-FCHCM, de la Subdirección Técnica Jurídica, C. Omar Aguilar García en su carácter de Vocal del COTECIAD-FCHCM, Jefe de Recursos Humanos y Materiales, Lic. Claudia Berenice González Velázquez Jefe de la Unidad Departamental de Contabilidad y Control Presupuestal, en su carácter de Asesor del COTECIAD- FCHCM, C. Luis Ángel Chávez Villalobos Representante de la Contraloría General del Distrito Federal, en su carácter de asesor del COTECIAD-FCHCM, Lic. Ángel Arjuna Rodríguez Uribe, Representante de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal en su carácter de invitado, para celebrar la Primera Ordinaria el Comité Técnico de Administración de Documentos de (COTECIAD) del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México. Se procedió al registro de asistencia y, después de haber confirmado la existencia del quórum legal, se procedió a la aprobación del siguiente: Lista de asistencia y declaración de quórum legal Presentación y en su caso aprobación del orden del día Lectura y en su caso aprobación del acta de del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), celebrada el 29 de enero de 4. Lectura y presentación del informe de las actividades realizadas de enero a marzo de 5. Presentación y aprobación del Programa de Valoración Documental para el ejercicio 6. Seguimiento de Acuerdos. 7. Asuntos Generales 1

2 DESARROLLO DE LA SESIÓN En el uso de la palabra el Lic. Jesús Alfonso García Roiz Presidente del COTECIAD, dio la bienvenida a los asistentes a la Sesión de del COTECIAD-FCHCM y procedió a dar lectura al Orden de Día preguntando si había comentarios o aclaraciones, no habiendo comentarios o aclaraciones se aprobó por unanimidad. 3.- Lectura y en su caso aprobación del acta de del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), celebrada el 29 de enero de En el uso de la palabra del Presidente solicitó la aprobación del acta de instalación celebrada el 29 de enero del presente, a lo que la Coordinadora de Archivos la Lic. Helba Muñoz mencionó que en el presente acuerdo, se solicitaba el cambio de nomenclatura en los acuerdos tomados en dicha sesión cambiando las siglas (SI) para la Sesión de, con el fin de evitar la duplicidad con los de la presente sesión ordinaria. Posteriormente el Presidente del COTECIAD-FCHCM preguntó si había algún comentario sobre este punto. Al no haberlo, se tomó el siguiente acuerdo: Acuerdo SO/01/01/ Con fundamento en los numerales 9.1 fracción I, y 9.7 fracción III, del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de (COTECIAD), del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, este H. Comité, aprueba el Acta de de este H. Comité celebrada del día 29 de enero del y autoriza el cambio de nomenclatura en los acuerdos de dicha sesión con el fin de evitar la duplicidad con los de la presente sesión ordinaria. 4. Lectura y presentación del informe de las actividades realizadas de enero a marzo de En el uso de la palabra del Presidente solicitó a la Coordinadora de Archivos describir el acuerdo donde se presentó el informe trimestral del avance del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente aplicable en materia de archivos, y el C. Luis Ángel Chávez Villalobos, representante de la Contraloría General del Distrito Federal mencionó que es necesario integrar el cronograma con el avance del Programa, a lo cual la Coordinadora de Archivos preguntó: si era necesario incluirlo en los siguientes informes, y el C. Luis Ángel Chávez, respondió que sí. El informe y el cronograma se presentan de la siguiente forma: 2

3 I. Proyecto y acciones de desarrollo e instrumentación de la normatividad técnica II. Proyecto de capacitación III. Proyecto de recursos Materiales Metas cumplidas: Cuadro General de Clasificación Archivística Tabla de determinantes Formatos de control de gestión homogéneos Carátula de expedientes Calendario de vigencias Lineamientos para el SIA Implantación del SIA Catálogo de Disposición documental Catálogo de series documentales Controles de préstamo y estadística de usuarios. Controles de conservación y restauración de documentos 1. Reuniones de trabajo el 12 de marzo Problemas a resolver: 1. Actualizar los instrumentos 2. Uso de los instrumentos archivísticos. 3.Desarrollar las habilidades para el control de gestión y creación de los archivos de trámite 4.Fomentar el cambio hacia una nueva cultura institucional hacia los archivos del Fideicomiso Compra de estantería Metas por cumplir Actualización de todos los Instrumentos archivísticos para el ejercicio. Dar continuidad a los inventarios: Inventarios de AT Inventario de AC Inventario de AH Inventarios de transferencia Guía de Fondos Mapas de ubicación topográfica Desarrollo e impartición de módulos de capacitación: 1.Modulo de introducción a la administración de documentos y organización de los archivos de trámite 2. Curso práctico para la creación de los archivos de trámite; dirigido: a los directivos y otro a los enlaces responsables de los archivos de trámite. Fecha: 16 y 17 de abril y ubicación definitiva para el Archivo de Concentración e Histórico Compra de aspiradora 3

4 IV. Incorporación de tecnologías de información en el campo de archivos V. Acciones de difusión archivística para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia VI. Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística Estudios y planes preventivos para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe En proceso con el área de tecnologías de la información de Oficialía Mayor Se encuentran en proceso elaboración los inventarios. Fumigación Lineamientos para la seguridad de los archivos físicos Trabajos en el Archivo Histórico: Cuadro de Clasificación de los Fondos inventario analítico Guía de los fondos del archivo del Fideicomiso Centro Histórico Creación de Fototeca y planoteca Creación de un Centro de Documentación Reglamento del archivo histórico Limpieza periódica Elaboración de un plan de protección civil para las unidades de archivos del FICENTRO. VI. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE ENERO A MARZO N. ACTIVIDADES E F M A M J J A S O N D % I Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica I.1 Manual Específicos de Operación Archivística I.2 Cuadro General de Clasificación Archivística I.3 Catálogo de Series Documentales I.4 Catálogo de Disposición Documental I.5 Calendario de caducidades I.6 Inventarios % I.7 Guía general de Fondos % II Proyecto de Capacitación % 4

5 III Proyecto de Recursos Materiales % IV Incorporación de tecnologías de información en el campo de los archivos % V Acciones de difusión y divulgación archivística para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia % VI Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística % VII Estudios y planes preventivos para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe % Posteriormente el Presidente del COTECIAD-FCHCM preguntó si había algún otro comentario sobre este punto, e instruyó a la Coordinadora en las próximas sesiones incluir el cronograma. Al no haberlo, se tomó el siguiente acuerdo: Acuerdo SO/01/02/ Con fundamento en Art. 42 de la Ley de de Archivos del Distrito Federal, Circular Uno Numeral , Numeral 7.III del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de (COTECIAD), del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, toma conocimiento del informe de enero a marzo de las actividades realizadas dentro del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico. 5. Presentación y aprobación del Programa de Valoración Documental para el ejercicio El Presidente le cedió la palabra a la Coordinadora de Archivos para describir el punto, quién mencionó que, de acuerdo a la normatividad vigente aplicable en materia de archivos, la cual establece que se deben de realizar programas de valoración documental, mismos que se realizarán mediante los procesos archivísticos de valoración y disposición documental, ya sea para la baja o transferencia primaria o secundaria, con el uso y aplicación de los instrumentos archivísticos dentro del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico y el Programa de Trabajo del COTECIAD. A lo cual el Lic. Ángel Arjuna Rodríguez Uribe comento: al respecto a que la integración, actividades y creación de los expedientes de baja documental deben llevarse a cabo 5

6 en apego a los artículos 31, 32 y 33 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y a la Circular Uno El Presidente preguntó si había más comentarios al respecto, acto seguido, el COTECIAD-FCHCM adoptó el siguiente acuerdo: Acuerdo SO/01/03/ Con fundamento en el Art 27, fracciones V y VII de la Ley de de Archivos del Distrito Federal, Circular Uno Numerales al , Numeral, 7.III del Manual Específico de Operación del comité Técnico Interno de (COTECIAD), del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, este H. Comité toma conocimiento del Programa de Valoración Documental. 6. Seguimiento de Acuerdos. En el uso de la palabra del Presidente solicitó se obviara la lectura del seguimiento de acuerdos toda vez que cuenta con el total de los asuntos en proceso y los asuntos concluidos aprobando de manera general el mismo quedando de la siguiente forma: SEGUIMIENTO DE ACUERDOS SESIÓN CASO ASUNTO Primera Sesión Ordinaria 2012 Décimo Primera Sesión Ordinaria 2012 SO/01/08/20 12 SO/11/03/20 12 Con fundamento en los numerales 8.VI y 8. VII, del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), del Fideicomiso del Centro Histórico de la Ciudad de México, este H. Comité, aprueba los grupos de apoyo para guiar y supervisar las actividades archivísticas, como estrategia para operar el Sistema Institucional de Archivos del Fideicomiso, en la organización de archivos e instruye a la Secretaría Ejecutiva para enviar los oficios a las áreas para nombrar los Grupos de Apoyo. Con fundamento en los numerales 8.VI y 8.VII, del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de (COTECIAD), del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, este H. Comité, aprueba el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de (COTECIAD) y se instruye a la EN PROCESO CONCLUI DO SEGUIMIENTO Se formó el grupo de valoración, quedando en proceso la formación de otros grupos de apoyo. Fue aprobado por el Comité Técnico del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, mediante el acuerdo. En breve se enviará para su registro a la CGMA. 6

7 Sesión Sesión Sesión de Sesión de Sesión de SI/01/ SI/02/ SI/03/ SI/04/ SI/05/ coordinadora de archivos enviarlo para su registro a las autoridades competentes Con fundamento en los numerales 9.1 fracción I, 9.7 fracción III, del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, (COTECIAD), del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, este H. Comité, aprueba el Acta de la Décima Primera Sesión Ordinaria celebrada del día 3 de diciembre del 2012 Con fundamento en los numerales 9.3, 10.1 fracción II del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de (COTECIAD), del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, se instala el H. Comité Técnico Interno de Administración de Documentos y su pleno toma conocimiento de los suplentes de los titulares. Con fundamento en Art 41, 42 y 43 de la Ley de de Archivos del Distrito Federal, Circular Uno Numeral , Art. 14 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, Numeral 7.III del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de (COTECIAD), del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México toma conocimiento del informe del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico desarrolladas en el 2012, mismo que será enviado a los órganos rectores en materia de archivos en el Gobierno del Distrito Federal. Con fundamento en Art 41, 42 y 43 de la Ley de de Archivos del Distrito Federal, Circular Uno Numeral ; Art. 14 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, Numeral 7.IV y 7.III, del Manual Específico de Operación del comité Técnico Interno de Administración de Documentos, (COTECIAD), del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, este H. Comité, toma conocimiento y aprueba el PIDA, instruyendo a la Coordinadora de Archivos el registro correspondiente. Con fundamento en Art 41, 42 y 43 de la Ley de de Archivos del Distrito Federal, Circular Uno Numeral ; Art. 14 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, Numeral 7.IV y 7.III, del Manual Específico de Operación del comité Técnico Interno de Administración de Documentos, (COTECIAD), del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad FIDEICOMISO CENTRO HISTÓRICO Se aprobó el Acta de la Décima primera Sesión ordinaria quedando cerrado el presente acuerdo Se toma conocimiento quedando concluido el acuerdo de los suplentes de los titulares que integran el H. Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. Se toma conocimiento del Informe Programa Institucional de Desarrollo Archivístico desarrolladas en el 2012 el cuan ha sido enviado a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para su registro Se toma conocimiento y aprueba el PIDA que ha sido enviado para su registro correspondiente. Este H. Comité, toma conocimiento y aprueba Programa de Trabajo del COTECIAD- FCHCM. 7

8 Sesión de SI/06/ Sesión de Total de acuerdos: SI/07/ de México, este H. Comité, toma conocimiento y aprueba Programa de Trabajo del COTECIAD-FCHCM. Con fundamento en Artículo 35 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, Numeral de la Circular Uno 2012, y el Numeral 7.VII del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de (COTECIAD) del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México aprueba el Catálogo de Series Documentales. Con fundamento en el Numeral 9.1 fracción II del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de (COTECIAD), del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México; este H. Comité, aprueba el Calendario de las Sesiones Ordinarias para el ejercicio las cuales se celebrarán los días 26 de marzo, 25 de junio, 24 de septiembre y 17 de diciembre de a las 12:00 Hrs. En proceso: 2 Concluidos: 7 Se aprobó el Catálogo de Series Documentales. Se aprobó el calendario de Sesiones Ordinarias para el ejercicio Acto seguido, el COTECIAD-FCHCM adoptó el siguiente acuerdo: Acuerdo SO/01/04/ Con fundamento en los numerales 8.2.V, 9.7.V y 10.1.VI del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de (COTECIAD), del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, este H. Comité, toma conocimiento del seguimiento de acuerdos y autoriza la baja de aquellos que se reportan como concluidos 7. Asuntos Generales Una vez desahogado el punto 6 del orden del día, el Presidente preguntó a los asistentes si había algún asunto que quisieran tratar que no estuviera contemplado en la sesión, y al no haberlo se da por concluido. 8. Cierre de la sesión. Al haberse agotado los siete puntos de que se compone el orden del día de la Primera Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, enterados los que participaron de sus responsabilidades y de los alcances administrativos y legales que adquieren, así como de los acuerdos aprobados en la misma y no habiendo más que hacer constar, se da por concluida a las 13:00 horas del día de su inicio, firmando de constancia los que en ella participaron. 8

9 NOMBRE Y CARGO FIRMA Lic. Jesús Alfonso García Roiz Presidente del COTECIAD-FCHCM C. Anabelí Contreras Julián Secretaría Ejecutiva del COTECIAD-FCHCM Lic. Helba Muñoz Soto Coordinadora de Archivos Secretario Técnico del COTECIAD-FCHCM Ing. Jesús Gerardo Pérez Ramírez Vocal Suplente de la Dirección de Desarrollo Inmobiliario Del COTECIAD-FCHCM Lic. Salvador Salazar Barrientos Vocal Suplente del COTECIAD-FCHCM de Subdirector Técnico Jurídico C. Omar Aguilar García Vocal del COTECIAD-FCHCM Jefe de Unidad Departamental de Recursos Humanos y Materiales Lic. Claudia Berenice González Velázquez Jefe de Unidad Departamental de Contabilidad y Control Presupuestal Asesora 9

10 NOMBRE Y CARGO FIRMA C. Luis Ángel Chávez Villalobos Representante de la Contraloría General del Distrito Federal Asesor Lic. Ángel Arjuna Rodríguez Uribe Representante de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal Invitado Esta hoja pertenece al Acta de la Primera Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, COTECIAD, del Fideicomiso Centro Histórico de la Ciudad de México, celebrada el 26 de marzo de 10