PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO DEL INSTITUTO TÉCNICO DE FORMACIÓN POLICIAL

Transcripción

1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO DEL INSTITUTO TÉCNICO DE FORMACIÓN POLICIAL 2011

2 INDICE CONTENIDO PÁGINA. I. Introducción II. Acciones Institucionales II.1. Actualización del Comité Interno de Administración de Documentos del ITFP II.2. Instrumentación de la normatividad interna II.3. Capacitación y desarrollo profesional del personal con Funciones archivística. II.4. Adquisiciones de recursos materiales en área de archivo II.5. Uso de tecnologías de información en el campo de archivos. II.6. Difusión y divulgación archivística y para el fomento de una Nueva cultura institucional en archivística. II.7. Conservación y preservación de la información archivística. II.8. Planes preventivos para enfrentar situaciones de emergencia, Riesgo y catástrofes.

3 I. Introducción A finales de los años ochenta el Archivo General de la Nación emite una serie de lineamientos encaminados a la integración de un Sistema de Red de archivos del Gobierno Federal. El entonces Gobierno del Distrito Federal, como Departamento, formaba parte de la Administración Pública Federal, motivo por el que se obliga a integrarse al Programa Sistema Red de Archivos. Sin embargo, este Sistema no surtió efecto en la Administración Pública, debido a que se carecía de seguimiento en su implementación y de un sustento legal para su operación. Actualmente el Sistema Institucional de Archivos se encuentra sustentado en la Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública del Distrito Federal, para su implementación en la administración local. Como parte de este Sistema se encuentra el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), mismo que da cumplimiento a los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal aprobados por el pleno del InfoDF, publicados en la Gaceta Oficial del Gobierno del Distrito Federal de fecha 9 de mayo de 2007.

4 El PIDA establece los objetivos, estrategias y metas a las que la administración de este Instituto apoyados en la experiencia del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del (COTECIAD-ITFP), están comprometidas para el presente año. Con el propósito de garantizar el correcto manejo, organización y clasificación de los documentos que se encuentran bajo el resguardo del Instituto Técnico de Formación Policial, las estrategias de acción a seguir durante este año son: actualización del COTECIAD-ITFP, desarrollo e instrumentación de una normatividad técnica; proyecto de capacitación y desarrollo profesional del personal que realiza funciones archivísticas; adquisición de recursos materiales de mayor urgencia que se requieran para los archivos; desarrollo y estudios de investigación para la incorporación de tecnologías de información en el campo de archivos; acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia; proyectos para la conservación y preservación de la información archivística; así como estudios y planes preventivos para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe. En el apartado III de este Programa se establecen las estrategias a realizar para alcanzar los objetivos planteados así como las metas Programadas.

5 II. Acciones Institucionales II.1. Actualización del Comité Interno de Administración de Documentos del ITFP El día miércoles 23 de febrero de 2011, se realizará la sesión de actualización del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Técnico de Formación Policial (COTECIAD-ITFP), en donde se presentará la actualización del Manual Especifico de Operación y del Reglamento de Operación, asimismo el calendario de sesiones para el ejercicio 2011 y se propondrá para análisis y actualización a los miembros de dicho Comité el Cuadro de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental. II.2. Instrumentación de la normativa interna Con la finalidad de que el control de acervo documental en todas las áreas donde se maneja archivo dentro del Plantel se encuentre conforme a la normatividad vigente en la materia, se realizará la integración de expedientes y la constitución de las series documentales, que resulten de la reorganización de la clasificación existente. Con la finalidad de llevar a efecto estas acciones se cuenta con el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, mismos que servirán de base para instrumentar en todo el Instituto de Formación Policial la operatividad y control archivístico, sin embargo estos instrumentos deberán actualizarse con apoyo de todas las Unidades Administrativas del Instituto.

6 II.3. Capacitación y desarrollo profesional del personal con funciones archivísticas. Basados en la instrumentación de la normatividad interna, se programará con apoyo de la Secretaría de Seguridad Pública y del Gobierno del Distrito Federal la impartición de cursos de capacitación de administración de documentos para todo el personal del Instituto que realice manejo de archivo. Es importante que el curso sea impartido una vez que se actualicen el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental para poder ser utilizado de instrumento durante el curso. II.4. Adquisición de recursos materiales en áreas de archivo. Se realizará un estudio de necesidades en materia de espacios y para la adquisición de mobiliario y equipo para las áreas de archivo. Cabe señalar que dichas adquisiciones se tendrán que programar para el ejercicio 2011, se contemplan requerimientos para el archivo del Instituto; como serían archiveros, computadoras, software, así como bienes de consumo que se utilizan en el área. II.5. Uso de tecnologías de información en el campo de archivos. Se implementaran programas de cómputo (bases de datos) para el control de gestión incluyendo el manejo de la correspondencia de entrada y de salida de cada una de las Unidades Administrativas que generan documentos, así como la integración en una base de datos de los inventarios existentes en los archivos de trámite y de concentración del Instituto.

7 II.6. Difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en archivística. Se realizaran pláticas y capacitaciones con los responsables de los archivos de trámite de cada unidad administrativa que integra este Instituto, así como con los responsables del archivo de concentración, con la finalidad de responsabilizar y concientizar a cada servidor público en el manejo adecuado, óptimo y eficaz de los archivos que serán su responsabilidad, así como en los procedimientos para la transferencia primaria de los archivos. Se elaborara un tríptico mediante el cual se establezcan los mecanismos para el control adecuado de los archivos y la integración de los expedientes de conformidad al Catalogo de disposición documental. II.7. Conservación y preservación de la información archivística. Se implementaran en conjunto con el personal de la Unidad Departamental de Recursos Materiales y Servicios Generales, así con personal de la Unidad Interna de Protección Civil del Instituto medidas que permitan cumplir con los lineamientos en materia de seguridad, como son: instalación de extintores, colocación de señalamientos de No Fumar, Acceso a personal autorizado, etc.

8 II.8. Planes preventivos para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo y catástrofes. El Instituto en estos momentos cuenta con un Plan General de Evacuación ante amenazas reales de contingencias como: Sismo, Incendio y Artefactos explosivos, el cual fue desarrollado por la Unidad Interna de Protección Civil del Instituto, en este documento se plasman las acciones a seguir en caso de que se presente alguna de las contingencias mencionadas