INFORME ANUAL DE CUMPLIMIENTO AL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO APLICABLE EN LA DELEGACIÓN BENITO JUÁREZ 2011

Transcripción

1 INFORME ANUAL DE CUMPLIMIENTO AL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO APLICABLE EN LA DELEGACIÓN BENITO JUÁREZ 2011 Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Benito Juárez (COTECIADBEJU)

2 INTRODUCCIÓN La Ley de Archivo del Distrito Federal y el numeral 6 de la Circular Uno Bis vigente, prevén que el Sistema Institucional de Archivos en la Delegación Benito Juárez, sea integrado por el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Benito Juárez, (COTECIADBEJU) y la Coordinación de Archivos, como instancias competentes para plantear e instrumentar las políticas de control de gestión y archivísticas, apropiadas al Órgano Político Administrativo, y mismas que son de acatamiento obligado para la Oficialía de Partes y los diversos archivos de trámite y de Concentración Delegacional. En términos de lo dispuesto por el numeral de la Circular Uno Bis vigente, y por los artículos 41 y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, éste Órgano Político Administrativo elaboró y obtuvo el registro del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico aplicable en la Delegación Benito Juárez 2011, mediante oficio número CGADF/ST/44/2011 de la Secretaría Técnica del Consejo General de Archivos del Distrito Federal, bajo la clave: PIDA-02-BEJU-14-CGADF A través del artículo 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y de la circular Uno Bis en su numeral , se prevé que debe ser rendido un informe anual de cumplimiento al Programa Institucional de Desarrollo Archivístico aplicable en la Delegación Benito Juárez 2011, que deberá de ser publicado en el portal de Internet de éste Órgano Político Administrativo. El mismo artículo 43 de la ley en la materia, señala que el informe de cumplimiento al Programa Institucional de Desarrollo Archivístico aplicable en la Delegación Benito Juárez 2011, deberá ser entregado al Consejo General de Archivos del Distrito Federal, a más tardar el 31 de enero de cada año. Dado lo que se precede, se rinde el correspondiente informe, en los siguientes términos:

3 INFORME P.I.D.A El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico aplicable en la Delegación Benito Juárez 2011, preveía como rubro I.- Proyectos y Acciones de Desarrollo e Instrumentación de Normatividad Técnica, pues para lograr la debida instrumentación en las áreas que integran al Órgano Político Administrativo, de las herramientas Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental y su actualización, así como del Listado Genérico desarrollado por la Oficina de Información Pública Delegacional, se hace indispensable tomar acciones en sentido de condicionar el desarrollo de determinados procesos bajo control del Archivo de Concentración Delegacional, como forma de concretar este rubro, y que consiste en: A. Introducción de Portada Archivística B. Identificativo de Caja C. Inventario Documental de Transferencia Primaria Los señalados elementos fueron del conocimiento de las áreas, a través de la Circular Número DGA/0015/2011 de fecha 14 de febrero del año en curso; estableciéndose nuevas Políticas de Transferencia Primaria. De igual manera, por medio de la Circular Número DGA/0016/2011 de fecha 14 de febrero del presente, se hace del conocimiento a las áreas que la información contenida en el Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental deberá de ser actualizada anualmente en el mes de febrero de cada ejercicio fiscal. 2.- El P.I.D.A. 2011, señala en su rubro II.- Proyectos de Capacitación, Especialización y Desarrollo del Personal Archivístico, y mismo que se encuentra determinado por las necesidades que en materia de capacitación, fueron apreciadas mediante dictaminación aplicada a los archivos delegacionales, y mediante la cual, fueron detectados y ubicados a servidores públicos con escasa o ninguna capacitación en materia archivística. Dadas las necesidades de capacitación detectadas, se solicitó a la Dirección de Recursos Humanos a través de la J.U.D. de Selección y Capacitación, fueran integrados en la Guía de para el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación del 2011 para su autorización de la Dirección de Capacitación y Desarrollo del Personal de la Oficialía Mayor los siguientes cursos: SERIE DE CPACITACIÓN BÁSICA A. APLICACIÓN Y ANÁLISIS DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA EN ARCHIVOS DE TRÁMITE B. MANEJO DE ARCHIVOS DE TRÁMITE C. CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA D. ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS E. APLICACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA SERIE DE CAPACITACIÓN ESPECIALIZADA

4 F. APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 15489, INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS G. VALORACIÓN DE ARCHIVOS Debido a la falta de recursos, se estuvo en actitud de contratar los siguientes cursos: IIA.- Fue impartido en el segundo semestre del presente año, el curso titulado Aplicación y Análisis del Cuadro General de Clasificación Archivística en Archivo de Trámite, procurando a los encargados y/o vinculados con los archivos de oficinas delegacionales, con un aforo de 10 servidores públicos. IIC.- Durante el mes de mayo, se impartió el curso denominado Procesos y Técnicas para la Organización Documental, a fin de brindar una visión teórica-práctica de los procesos propios a la archivística, contando con la asistencia de 18 servidores públicos encargados o relacionados con los archivos de este Órgano Político Administrativo. IID.- La impartición del curso denominado Organización y Conservación de Archivos Públicos se llevó a cabo durante el mes de junio, con la asistencia de 11 servidores públicos, donde se brindaron conocimientos de archivística enfocados a los archivos públicos. IIE.- El curso titulado Cuadro General de Clasificación Archivística, fue impartido en el mes de julio y se brindaron conocimientos fundamentales a 12 servidores públicos. 3.- El P.I.D.A. 2011, cuenta con el rubro III.- Proyecto para la Adquisición de los Recursos Materiales de Mayor Urgencia que Requieran los Archivos de la Institución. Y cuyo objetivo es la gestión de los recursos necesarios para procurar una debida instalación de los archivos con que cuenta este Órgano Político Administrativo. A. Adquisición e Instalación de Equipos Automatizados de Control de Clima e Incendios en el Archivo de Concentración Delegacional B. Cajas de Archivo Histórico IIIA.- Este punto quedó pendiente debido a la falta de recursos, sin embargo se contemplará para el P.I.D.A. del siguiente ejercicio fiscal. IIIB.- Por medio de la Subdirección de Recursos Materiales, fueron requisitadas cajas de cartón tipo gaveta con arillo de metal, medidas 61.0X36.0X28.5 cm; adquiriendo un total de 400 de ellas. 4.- El P.I.D.A. 2011, contempla el rubro IV.- Estudio e Investigación para la Incorporación Ordenada de Tecnologías de Información en el Campo de los Archivos. A. Introducción de un Sistema de Gestión Documental Como primera fase de este rubro, se introdujo el control informático en Oficialía de Partes de este Órgano Político Administrativo, quedando operable a partir del mes de noviembre. Tal como lo establece la Circular Uno Bis en el numeral 6.1.3, quedando como responsable de establecer los mecanismos de control en medios electrónicos para dar seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado. Con

5 miras a su expansión a las áreas de manejo de correspondencia, como fase previa a la unificación del Control de Gestión con la integración de expedientes. 5.- El P.I.D.A. 2011, señala en su rubro V.-Acciones de Difusión y Divulgación Archivística, para el Fomento de una Nueva Cultura Institucional en la Materia. A. Página electrónica B. Serie de Trípticos Por qué?, Para qué? C. Pósters Dada la carencia de recursos para el efecto de las anteriores, se está valorando la viabilidad de que las publicaciones se hagan de manera virtual como alternativa, sin perjuicio de ser considerados en el P.I.D.A El P.I.D.A. 2011, contempla el rubro VI.-Proyecto para la Conservación y Preservación de la Información Archivística. A. Depuración de Archivos en Resguardo del Archivo de Concentración B. Transferencias Primarias al Archivo de Concentración VIA.- Se encuentra en fase de preparación con intervención de las áreas involucradas. VIB.- Por medio de la Circular Administrativa No. DGA/0015/2011 de fecha 14 de febrero del año en curso, se establecen las Políticas para tal actividad. Derivado de la misma, se recibieron 5 solicitudes de transferencia de las cuales ninguna fue procedente por consideraciones técnicas que son necesarias de atender básicamente en los siguientes puntos: El llenado de los formatos de la caja y expedientes es incorrecto y no corresponde a las claves que se manejan Expedientes que contienen fotocopias, requiriéndose depuración de las mismas, en términos del numeral VIA. No utilizan correctamente las claves que se marcan en el Cuadro de Clasificación Algunas claves que reportan las áreas no se tienen registradas, por lo que se ha hecho la recomendación de su actualización en términos de lo previsto por la circular DGA/0016/2011, es decir, su actualización en el mes de febrero de cada ejercicio fiscal. Desconocimiento del manejo de los formatos, no obstante que su manejo se encuentra previsto mediante la circular DGA/0015/2011, en donde se incluyen ejemplos de su requisitado. 7.- El P.I.D.A. 2011, prevé en el rubro VII.- Proyecto y Planes Preventivos que Permitan Enfrentar Situaciones de Emergencia, Riesgo o Catástrofes. A. Programa de Mantenimiento B. Simulacros C. Revisiones Periódicas de Salidas de Emergencia Se encuentran siendo consultados con el área de Protección Civil, para el efecto de generar un programa integral en los supuestos mencionados.