CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA

Transcripción

1 SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTO DE ARCHIVO CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA SEPTIEMBRE 2015 (Última actualización)

2 Presentación En cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí, a la Ley de Archivos del Estado, publicada en el Periódico Oficial del Estado de San Luis Potosí el 20 de octubre de 2012, en base a lo establecido en los Lineamientos Generales para la Gestión de Archivos, publicados en el Periódico Oficial del Estado de San Luis Potosí el 14 de febrero de 2013 y en el Manual de Organización Archivística emitido por la CEGAIP y publicado en el Periódico Oficial el 31 de enero de 2009, el Cuadro General de Clasificación Archivística se elaboró con la finalidad de que las Instituciones, organicen su fondo documental para garantizar el derecho de acceso a la información. El Sistema Educativo Estatal Regular modificó y actualizó el Cuadro General de Clasificación Archivística, instrumento de consulta básico que refleja la estructura orgánica del fondo, las secciones y series documentales y sus respectivos códigos, con base en las atribuciones y funciones de los entes obligados.

3 Marco Jurídico Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí, 18 de octubre de Ley de Archivos del Estado, 20 de octubre de Lineamientos Generales para la Gestión de Archivos., 14 de febrero de Normas para la Protección, Tratamiento, Seguridad y Resguardo de los datos personales en posesión de los entes obligados, 16 de agosto de Lineamientos generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información Pública, 23 de agosto de Lineamientos Generales para la Difusión, Disposición y Evaluación de la Información Pública, 28 de agosto de Manual de Organización Archivística de las Dependencias y entidades de la Administración Pública del Estado y Municipios, 2009.

4 Objetivos El Cuadro General de Clasificación Archivística es un instrumento de carácter normativo, basado en el análisis de las funciones y atribuciones de las distintas áreas productoras de la documentación. Se plantea como una herramienta fundamental para la organización de los archivos administrativos del Sistema Educativo Estatal Regular. Sus principales objetivos son: Establecer una estructura lógica y cronológica de organización de la documentación generada, producida ó administrada en el ejercicio de las atribuciones. Acceder a la información contenida en el acervo documental de los archivos administrativos. Establecer conceptos generales para la clasificación y organización de los archivos. Identificar las series documentales producidas en el interior de la estructura orgánica. Ordenar e integrar correctamente la conformación del expediente. Controlar y ubicar la documentación producida, generada o administrada facilitando su localización.

5 Metodología En la elaboración, modificación y actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística, se contó con el Manual de Organización Archivística emitido por la CEGAIP y los Manuales de Organización y Procedimientos del Sistema Educativo Estatal Regular, mismos que fueron analizados para poder procesar la información, además de las aportaciones de cada una de las Áreas productoras de la documentación, para posteriormente crear las secciones y series necesarias y plasmarlas en el mencionado instrumento. Para facilitar el funcionamiento del Cuadro General de Clasificación Archivística se asignaron códigos o claves que permiten identificar las secciones y series relacionadas con el orden y distribución adecuados en las distintas Áreas del Sistema Educativo Estatal Regular. Niveles de agrupación y descripción El Cuadro General de Clasificación Archivística del Sistema Educativo Estatal Regular, es aplicable en la clasificación de expedientes integrados, facilitando su localización y consulta. Las secciones se establecieron de acuerdo a su estructura orgánica y las series en base a las funciones y procedimientos por las áreas productoras de la documentación, señalados en los manuales de organización y de procedimientos.

6 El CGCA es un instrumento lógico que representa las categorías de agrupamientos estables, como resultado de la clasificación archivística que refleja las atribuciones y funciones de las Unidades Administrativas previstas en el Manual de Organización de la Dependencia. Este modelo de cuadro es funcional ya que parte de las funciones y actividades propias del desarrollo de la Dependencia. Lo integran 14 secciones y 80 series que reflejan la totalidad de la documentación generada en este Sistema Educativo Estatal Regular. Su estructura es jerárquica, con conceptos básicos de fondo, sección y serie, a partir de las cuales se establece la relación o coordinación entre ellas. Como se muestra a continuación: Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente y/o acumulados por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica, en este caso es el Sistema Educativo Estatal Regular. Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada Dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de expedientes producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.