COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA OFICIALÍA MAYOR (COTECIAD-OFMA)

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1 29 ENERO 2014 PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO 2014 DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA OFICIALÍA MAYOR (COTECIAD- OFMA). En cumplimiento del artículo 21, fracción V, de la Ley de Archivos del Distrito Federal OBJETIVO Establecer las acciones y proyectos que han de dar continuidad a los trabajos que en materia de archivística y administración de documentos que se harán en el ejercicio 2014 para el correcto funcionamiento del sistema institucional de archivos de la Oficialía Mayor en sus componentes normativos y operativos. ACTIVIDADES Reuniones del Comité. CALENDARIO DE SESIONES COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA OFICIALIA MAYOR A SESIÓN ORDINARIA 2A SESIÓN ORDINARIA 3A SESIÓN ORDINARIA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE ACTIVIDADES DEL COTECIAD-OFMA 29 de enero :00 hrs. Salón Independencia Plaza de la Constitución No.1er Piso 21 de mayo :00 hrs. Salón Independencia Plaza de la Constitución No.1er Piso 25 de septiembre :00 hrs. Salón Independencia Plaza de la Constitución No.1er Piso 3 de diciembre :00 hrs. Salón Independencia Plaza de la Constitución No.1er Piso METAS ESPECÍFICAS 1. Actualizar y homologar los instrumentos archivísticos de la Oficialía Mayor. 2. Capacitar adecuadamente al personal operativo y ejecutivo responsable de la administración y gestión documental. 3. Mejorar el funcionamiento de los Sistemas Electrónicos de Control de Gestión de la Oficialía Mayor estableciendo un sistema de control de

2 gestión documental para todas las Unidades Administrativas que la integran. 4. Elaborar un proyecto de digitalización para la conservación de los documentos de la Oficialía Mayor. 5. Atender las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo a los inmuebles, instalaciones y equipo para el correcto funcionamiento de los archivos de la Oficialía Mayor. 6. Adquirir el equipo, mobiliario y materiales necesarios para el correcto funcionamiento de los archivos de la Oficialía Mayor. Actualización de los instrumentos archivísticos denominados Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental. El cuadro general de clasificación archivística es el instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental. El cuadro general de clasificación archivística permitirá la identificación y correcta agrupación de las series documentales que conforman el acervo de la Oficialía Mayor. El catálogo de disposición documental, es el instrumento que registra de manera general y sistemática los valores primarios de la documentación, los plazos de conservación o vigencia documental en los Archivos de Trámite y Concentración, la determinación de su destino final al término de sus vigencias, que puede ser de conservación definitiva o en su caso baja. El catálogo de disposición documental permitirá establecer en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos

3 de conservación, la vigencia documental, la clasificación de a información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino ACCIÓN II. Actualización de los instrumentos de control archivístico de conformidad con el artículo 31 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y numeral 7.6 de la Circular Uno La actualización de los instrumentos de control archivístico es necesaria para una correcta administración archivística, actualizando y registrando estos instrumentos cabalmente se estará en posibilidad de elaborar el Manual de Operación Archivística que establecerá la organización estructural del Sistema de Institucional de Archivos de la Oficialía Mayor. Los instrumentos a actualizar en el ejercicio 2014 son los siguientes: I. Carátula Estandarizada de Expedientes II. III. IV. Controles de correspondencia de entrada, en trámite (control de gestión) y salida Control de préstamos de expedientes y estadísticas de usuarios; Inventarios de Transferencia primaria y secundaria; V. Catálogo de Series Documentales; VI. VII. VIII. IX. Calendario de Caducidades; Inventario de Descripción Archivística; Inventario de Baja Documental; Guía General de Fondos Documentales X. Inventarios Documentales; XI. XII. Mapas de Ordenación Topográfica de los acervos de Concentración e Histórico; y Controles de conservación y restauración de documentos ACCIÓN III. Homologación del Sistema Informático de Control de Gestión de las Unidades Administrativas adscritas a la Oficialía Mayor. La Ley de Archivos del Distrito Federal en su artículo 37, fracciones I y II establece lo siguiente:

4 I. La incorporación y uso ordenado de las tecnologías de la información en la generación de documentos de archivo electrónicos asociados a los procesos de gestión institucional; II. Establecer programas informáticos para la gestión de documentos de archivo electrónico; Esta acción permitirá verificar la viabilidad de establecer un sólo sistema electrónico de gestión documental para las Unidades Administrativas que la integran con la finalidad de mejorar la operación y control de gestión de los servicios de correspondencia de entrada y salida que contemple entre otras utilidades, la digitalización de documentos de entrada, el uso de copias electrónicas, creación de informes y estadísticas por fecha, institución o área remitente entre otros. Esta acción propiciará una gestión documental eficiente, evitando la explosión documental y con ello cumplir con las medidas de contención de gasto, propuestas por el C. Oficial Mayor del Gobierno del Distrito Federal. ACCIÓN IV. Cursos de Capacitación de normatividad y administración de archivos dirigidos al personal Técnico Operativo y Directivo adscrito a las Unidades Administrativas que integran la Oficialía Mayor. El objetivo de estos cursos es el de conocer las bases archivísticas de clasificación, ordenación, descripción y conservación de la información, identificar y comprender los fundamentos, técnicas e instrumentos que intervienen en los procesos archivísticos para el uso y conservación del acervo de la Oficialía Mayor. Aprender las metodologías aplicables y su importancia en la operación de los sistemas electrónicos de gestión documental Conocer la importancia de los elementos que conforman los recursos archivísticos que permitan crear soluciones a los problemas que existen en los archivos de la Oficialía Mayor. ACCIÓN V. Proyecto de Digitalización permanente para la conservación de archivos.

5 Con el fin de facilitar el acceso a la información mediante la organización de documentos y/o expedientes agrupados bajo criterios uniformes que permitan la localización expedita y garanticen la seguridad del acervo documental de la Oficialía Mayor y su disponibilidad dentro de un marco de modernización y eficiencia a través de la incorporación de tecnologías de la información que permitan paulatinamente resolver las necesidades de las Unidades Administrativas en cuanto a la conservación de documentos en sistemas automatizados. Con el desarrollo de un proyecto de digitalización permanente enfocado a las necesidades reales de los archivos de la Oficialía Mayor, se promoverán acciones que resuelvan problemas comunes como el maltrato y deterioro de los documentos de archivo o la explosión documental entre otros, a través de la incorporación de sistemas electrónicos de gestión documental que propicien la creación de plataformas de gestión documental para satisfacer las necesidades en los temas de seguridad, conservación y disponibilidad de los archivos en un marco de transparencia y rendición de cuentas. Cabe señalar que la finalidad del proyecto es la de optimizar los recursos humanos, tecnológicos y presupuestales asignados. Conforme a los artículo 37, 38, 39 y 40 de la ley de Archivos del Distrito Federal y numeral 7.15 de la Circular Uno 2012, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal. ACCIÓN VI. Adecuación y Mantenimiento preventivo y correctivo a los espacios físicos así como a las instalaciones y equipo de seguridad de los archivos de la Oficialía Mayor.Los inmuebles, instalaciones y equipos para archivo como cualquier otro que se utilice para el servicio de la Administración Pública son susceptibles al desgaste o inutilidad, aplicar las medidas correctas para el funcionamiento de las instalaciones y equipos para el resguardo y control de los

6 archivos es una obligación permanente para garantizar la seguridad e integridad física del personal que labora en ellos así como la de los acervos que en ellos obra. Conforme a lo señalado en el artículo 54 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y numerales 7.13 de la Circular Uno 2012, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal. ACCIÓN VII Adquisición de equipo, materiales de archivo y equipo complementario para el correcto funcionamiento de las Unidades de Archivo de la Oficialía Mayor.Conforme a lo dispuesto en el artículo 54 y numeral 7.13 de la Circular Uno 2012, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.Se propone la adquisición de los siguientes materiales y equipo para archivo. Equipo de cómputo para las Unidades Administrativas que así lo hayan requerido. Circuitos cerrados de monitoreo por televisión para las Unidades administrativas que lo hayan requerido. Racks de estantería ligera. Archiveros metálicos. Escaleras para archivo Equipo de seguridad para el personal que labora en los archivos, batas, guantes, fajas, cubrebocas, cascos y goggles. Materiales de oficina para archivo. Nota: La adquisición de estos materiales así como las cantidades estarán sujetas a disponibilidad presupuestal.

7 CALENDARIO DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2014 De conformidad con el artículo 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal Número ACCIÓN Fecha de ejecución I Actualización de los instrumentos archivísticos denominados Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición 4 de febrero 2014 Documental. II Actualización de los instrumentos de control archivístico de conformidad con el artículo 31 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y 20 de marzo 2014 numeral 7.6 de la Circular Uno III Homologación del Sistema Informático de Control de Gestión de las Unidades 27 de marzo 2014 Administrativas adscritas a la Oficialía Mayor. IV Cursos de Capacitación de normatividad y administración de archivos dirigidos al personal Técnico Operativo y Directivo adscrito a las Unidades Administrativas que integran la Oficialía Mayor. 27 de febrero 2014 V Proyecto de Digitalización permanente para la conservación de archivos. 10 de febrero 2014 VI Adecuación y Mantenimiento preventivo y correctivo a los espacios físicos así como a las instalaciones y equipo de seguridad de los 8 de abril 2014 archivos de la Oficialía Mayor. VII Adquisición de equipo, materiales de archivo y equipo complementario para el correcto funcionamiento de las Unidades de Archivo de la Oficialía Mayor. Julio 2014