PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013

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1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013 df.gob.m

2 INDICE Introducción I. Marco Jurídico II. Objetivo General III. Proyectos a) Elaboración de normatividad técnica. b) Capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico. c) Adquisición de recursos materiales para archivos. d) Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos. e) Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia. f) Conservación y preservación de la información archivística. g) Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. IV. Calendario df.gob.m

3 Introducción Gobierno del Distrito Federal Un objetivo fundamental encomendado a la, consiste en instaurarse como un espacio institucional de organización, clasificación y resguardo de los documentos generados en el ejercicio de la función pública, que garantice la preservación de la memoria documental, su utilización como insumo pedagógico y herramienta que contribuya a hacer válidos los derechos de acceso a la información pública y de protección de datos personales. Lo anterior, implica que la Entidad establezca directrices que le permitan tener una correcta administración, no sólo de su documentación, sino incluso de aquella que en su calidad de garante de la memoria institucional, se le entregue en resguardo. En este conteto, y de conformidad con lo establecido en los artículos 12 y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, se presenta el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico de la para el ejercicio 2013, documento en el cual se establecen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la citada ley.. df.gob.m

4 I.MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Meicanos Ley de Archivos del Distrito Federal Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos Circular Uno 2012, Normatividad en materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal. df.gob.m

5 II. OBJETIVO GENERAL Gobierno del Distrito Federal Dar a conocer los objetivos, líneas de acción, metas y actividades de la Escuela de Administración Pública del Distrito Federal que se llevarán a cabo durante el año 2013, para garantizar el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos y transparentar su operación en aras de la rendición de cuentas. III. PROYECTOS a) Elaboración de normatividad técnica. Objetivo: Formalizar los documentos normativos básicos para la integración y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos. -Realizar las modificaciones señaladas por la Coordinación General de Modernización Administrativa al Manual de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, para su aprobación por el COTECIAD y su registro ante la CGEMA. -Revisar y aprobar por el COTECIAD del Manual Específico de Operación Archivística. -Definir las series documentales para la clasificación de la documentación y orden de los epedientes generados por las áreas. Responsables de elaboración de las propuestas: Subdirección de Documentación y Biblioteca y Jefatura de Unidad Departamental de Documentación. b) Capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico. Objetivo: Asesorar a las áreas de la Entidad, de manera específica, a los responsables de los archivos de trámite, en el manejo y control de la documentación que ingresa a sus respectivas áreas. -Realizar un taller teórico-práctico sobre conceptos básicos de gestión documental. -Realizar un taller teórico-práctico para la definición y ubicación de series documentales. Responsables de elaboración de las propuestas: Subdirección de Documentación y Biblioteca y Jefatura de Unidad Departamental de Documentación. df.gob.m

6 c) Adquisición de recursos materiales para archivos. Objetivo: Adquisición del material básico para la conservación y preservación del material documental de la Entidad. -Comprar materiales básicos para la preservación y conservación del material bibliográfico y hemerográfico de la Biblioteca de la Institución, tales como brochas de pelo natural, guantes de láte, cubre bocas, hojas protectoras de polipropileno, estantería, etc. Responsables de solicitud de material: Subdirección de Documentación y Biblioteca y Jefatura de Unidad Departamental de Documentación. Adquisición: Dirección de Administración de la Entidad. d) Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos. Objetivo: Actualización en las técnicas de gestión, conservación y preservación de archivos. -Investigar procesos de gestión documental que se encuentren en operación en otras instancias gubernamentales, a fin de detectar ventajas que puedan ser adoptadas en la Escuela y deficiencias a evitar. -Evaluar el actual sistema de control de gestión utilizado por la Unidad Central de Correspondencia de la Entidad, para detectar deficiencias y realizar, en su caso, correcciones y mejoras. Responsables de elaboración de las propuestas: Subdirección de Documentación y Biblioteca y Jefatura de Unidad Departamental de Documentación. e) Acciones de difusión y divulgación archivística. Objetivo: Establecer una cultura archivística en la Entidad. -Asistir a eventos de formación archivística, tales como encuentros, simposios, coloquios, conferencias, etc. Responsables: Subdirección de Documentación y Biblioteca y Jefatura de Unidad Departamental de Documentación. df.gob.m

7 f) Conservación y preservación de la información archivística. Objetivo: Mejorar las condiciones de guarda, conservación y preservación de los documentos de la Entidad. -Realizar fumigación especializada en el área del centro de documentación y biblioteca y fumigación en las distintas áreas de la Escuela para la erradicación de plagas y fauna nociva. -Limpiar y revisar el estado de conservación del material documental del Centro de Documentación y Biblioteca. -Revisar periódicamente las condiciones físicas de los archivos de trámite. Responsables: Jefatura de Unidad Departamental de Biblioteca y Jefatura de Unidad Departamental de Documentación. g) Proyectos y planes preventivos para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. Objetivo: Determinar en el marco del Programa de Protección Civil, reglas de acción que indiquen de manera específica los pasos a seguir para la protección de los documentos en situaciones de emergencia. -Elaborar el mapa topográfico de los archivos de trámite. -Detectar zonas de riesgo para la guarda de documentación. -Reubicar o mejorar las condiciones físicas de los archivos de trámite, que se encuentren en situación de vulnerabilidad ante una emergencia. Responsables: Jefatura de Unidad Departamental de Biblioteca y Jefatura de Unidad Departamental de Documentación en consonancia con las brigadas de protección civil de la Entidad. df.gob.m

8 CALENDARIO N o. 1 PROYECTO a) Elaboración de normatividad técnica. ACCIÓN Elaborar correcciones al Manual de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, para su aprobación por el COTECIAD y su registro ante la CGEMA. Revisar y aprobar por el COTECIAD del Manual Específico de Operación Archivística. Definir las series documentales b) Capacitación, Realizar el taller teórico-práctico sobre conceptos básicos de especialización y gestión documental. desarrollo 2 profesional del personal Realizar el taller teórico-práctico para la definición y archivístico. ubicación de series documentales 3 Comprar materiales básicos para la preservación y c) Adquisición de conservación del material bibliográfico y hemerográfico de la recursos Biblioteca de la Institución, tales como brochas de pelo materiales para natural, guantes de láte, cubre bocas, hojas protectoras de archivos. polipropileno, estantería, etc. d) Estudios e Investigar procesos de gestión documental que se investigaciones encuentren en operación en otras instancias para la gubernamentales, a fin de detectar ventajas que puedan ser incorporación adoptadas en la Escuela y deficiencias a evitar. 4 ordenada de tecnologías de Evaluar el actual sistema de control de gestión utilizado por información en el la Unidad Central de Correspondencia de la Entidad, para campo de los detectar deficiencias y realizar, en su caso, correcciones y archivos. mejoras. e) Acciones de 5 difusión y divulgación Asistir a eventos de formación archivística, tales como archivística. encuentros, simposios, coloquios, conferencias, etc. Realizar fumigación especializada en el área del centro de documentación y biblioteca 6 f) Conservación y Realizar fumigación en las distintas áreas de la Escuela para preservación de la la erradicación de plagas y fauna nociva. información Limpieza y revisión del estado de conservación del material archivística documental del Centro de Documentación y Biblioteca. Revisión periódica de las condiciones físicas de los archivos de trámite. g) Proyectos y Elaborar el mapa topográfico de los archivos de trámite. planes preventivos Detectar zonas de riesgo para la guarda de documentación. 7 para enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. Reubicar o mejorar las condiciones físicas de archivos de trámite, que se encuentren en situación de vulnerabilidad ante una emergencia. E N E FE BR MA RZ. AB RIL MA Y J U N J U L AG OS SE PT OC T NOV. DI C. df.gob.m