PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO PIDA 2013

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1 2012 Año por la Cultura la Legalidad PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO PIDA 2013 INDICE 1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVO 3. MARCO LEGAL 4. TEMAS I. PROYECTOS Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE NORMATIVA TÉCNICA INTERNA. II. PROYECTOS DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL QUE REALIZA FUNCIONES ARCHIVISTICAS. III. PROYECTOS PARA LA ADQUISICIÓN, CON BASE EN SUS CONDICIONES PRESUPUESTALES DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN. IV. EL DESARROLLO DE ESTUDIOS E INVESTIGACIONES PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS. V. ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA Y PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA. VI. PROYECTOS PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVISTICA. VII. ESTUDIOS Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATASTROFES. 1

2 2012 Año por la Cultura la Legalidad 1. INTRODUCCIÓN El numeral 7.12 la Circular Uno Normatividad en Materia Administración Recursos para las Depenncias, Unidas Administrativas, Unidas Administrativas Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidas la Administración Pública l Distrito Feral publicada el 08 agosto 2012 en la Gaceta Oficial l Distrito Feral, establece que Las Depenncias, berán elaborar y mantener actualizado un Programa Institucional Desarrollo Archivístico. El artículo 41 la Ley Archivos l Distrito Feral, establece como tarea primordial, que los entes públicos berán integrar anualmente, un Programa Institucional Desarrollo Archivístico PIDA--, en el que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividas que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la presente Ley y su Reglamento. En ambos instrumentos normativos se establecen manera similar, lineamientos básicos que be contemplar dicho Programa, los cuales se convierten en su eje rector; así mismo, la Circular Uno menciona que el Programa be consirar periodos anuales para que se puedan evaluar los resultados en el COTECIAD, con la participación un representante la DGRMSG; amás, la Ley Archivos establece en su artículo 43 Para la ejecución y evaluación l Programa Institucional Desarrollo Archivístico, los entes públicos establecerán las medidas que se estimen necesarias para su cumplimiento, en el marco las acciones transparencia y rendición cuentas, berá publicar en sus portales Internet, entre otras cosas: el Programa, el Calendario ejecución l mismo, y el informe anual su cumplimiento. En este contexto, la formulación l Programa buscará sarrollar y cumplir con los lineamientos señalados, las obligaciones establecidas en ambos ornamientos y sobre todo, que el Programa coadyuve con el establecimiento y fortalecimiento l Sistema Archivos l Fiicomiso. 2

3 2012 Año por la Cultura la Legalidad 2. OBJETIVO. Atenr las disposiciones establecidas en la Circular Uno, Normatividad en Materia Administración Recursos para las Depenncias, Unidas Administrativas Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidas la Administración Pública l Distrito Feral y la Ley Archivos l Distrito Feral, en el sentido contar con un Sistema Institucional Archivos eficaz y funcional, y se cumpla en tiempo y forma con los lineamientos generales establecidos en ambos ornamientos. 3

4 2012 Año por la Cultura la Legalidad 3. MARCO LEGAL CONSTITUCIÓN POLITICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS; LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL CIRCULAR UNO REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TECNICO INTERNO EN ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS, COTECIAD- FIDERE III; 4

5 2012 Año por la Cultura la Legalidad 4. TEMAS: I.- PROYECTOS Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE LA NORMATIVA TÉCNICA INTERNA. Implementación y operación l Manual Especifico Operación Archivística l FIDERE III Crear un plan trabajo para implementar los procedimientos y normas l Manual Especifico Operación Archivística en cuanto éste sea bidamente registrado y publicado. ÁREAS Gerencia Administración Finanzas Unidad Coordinadora Archivos Coordinación Información Institucional y De enero a diciembre 2013 No genera gasto por ser actividad que realiza personal FIDERE III ACCION A REALIZAR Una vez que el citado Manual sea registrado por la CGMA y publicado en la GODF, se tomarán las medidas conducentes para hacerlo l conocimiento todo el personal l FIDERE III y se implementará un plan acción para que sea implementado. Unidas Administrativas l FIDERE III 5

6 2012 Año por la Cultura la Legalidad II.- PROYECTOS DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL QUE REALIZA FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS. ÁREAS ACCION A REALIZAR Ejecutar un programa Fomentar el sarrollo Capacitación en conocimientos que materia Archivística permitan formar una conforme a la Ley cultura archivística Archivos l Distrito entre los servidores Feral, en su artículo públicos l 20 fracción VII, Fiicomiso. Gerencia Administración Finanzas Coordinación Información Institucional Unidad Coordinadora Archivos y De enero a diciembre 2013 Interminado. Se realizarán pláticas al personal encargado los archivos, respecto los Instrumentos Control Archivístico. Se analizará la viabilidad solicitar la impartición cursos a instituciones especializadas en la materia. 6

7 2012 Año por la Cultura la Legalidad III.- PROYECTOS PARA LA ADQUISICIÓN, CON BASE EN SUS CONDICIONES PRESUPUESTALES DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN. Adquisición los insumos necesario para el acuado funcionamiento los archivos e integración los expedientes, ntro l Capítulo 2000 Materiales y Suministros, Partida 2111 Materiales, útiles y equipos menores oficina. Contar con un archivo acuado a las necesidas la operación diaria y apegado a la normatividad aplicable. AREAS Gerencia Administración y Finanzas Enero a diciembre 2013 ACCION A REALIZAR Interminado Se realizarán los procedimientos adquisición conformidad con el calendario y la normatividad aplicable. 7

8 2012 Año por la Cultura la Legalidad IV.- EL DESARROLLO DE ESTUDIOS E INVESTIGACIÓN PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS. Elaboración un sistema informático para el manejo archivos electrónicos. Mantener un control acuado y eficiente los archivos electrónicos. AREAS Gerencia Administración Finanzas Subgerencia Informática Coordinación Información Institucional Unidad Coordinadora Archivos y De enero a diciembre 2013 No genera gasto por ser actividad que realiza personal FIDERE III ACCION A REALIZAR Se solicitará mediante oficio a la Subgerencia Informática el análisis viabilidad, sarrollo e implementación un programa informático con la finalidad mantener un control y seguimiento más eficiente los archivos electrónicos este Fiicomiso. 8

9 2012 Año por la Cultura la Legalidad V.- ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA, PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA. Difundir y divulgar las acciones realizadas por el COTECIAD en materia archivos para la aplicación l personal l FIDERE III. Fomentar en el personal l FIDERE III una cultura institucional en materia archivos. AREAS Subgerencia Informática. Coordinación Información Institucional Unidad Coordinadora Archivos De enero a diciembre 2013 No genera gasto toda vez que se planteará la difusión forma electrónica. ACCION A REALIZAR Se emitirán Circulares Electrónicas y comunicados vía Intranet, aquellas actividas relevancia y que requieran hacerse l conocimiento todo el personal. Cuando el caso lo amerite, se emitirán oficios respecto temas específicos. 9

10 2012 Año por la Cultura la Legalidad VI.- PROYECTOS PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA. Implementar la difusión las medidas seguridad y conservación los archivos ubicados ntro y fuera l FIDERE III. Conservar y preservar la documentación que se genere para una optima conservación la memoria documental l FIDERE III. AREAS Gerencia Administración y Finanzas. Coordinación Información Institucional. Unidad Coordinadora Archivos De enero a diciembre 2013 No genera gasto por ser actividad que realiza personal FIDERE III ACCION A REALIZAR Se seguirá difundiendo entre el personal l Fiicomiso las información relativa a las medidas seguridad y conservación los archivos y se realizarán revisiones verificación en los archivos ubicados ntro y fuera la Entidad.. 10

11 2012 Año por la Cultura la Legalidad VII.- ESTUDIOS Y PLANES PREVENTIVOS QUE PERMITAN EFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFES. Se implementará el Salvaguardar la plan contingencia memoria documental establecido por cada l FIDERE III. una la Unidas administrativas l FIDERE III para salvaguardar la información mayor importancia, en caso emergencia, riesgo y catástrofe. AREAS Gerencia Administración y Finanzas. Subgerencia Informática Coordinación Información Institucional Unidad Coordinadora Archivos De enero a diciembre ACCION A REALIZAR No genera gasto por Se tomaran las ser actividad que medidas necesarias realiza personal para que cada una FIDERE III con los las unidas recursos con los que administrativas l se cuenta FIDERE III actualmente. implemente su plan contingencia. 11

12 DEL DISTRITO FEDERAL FIDERE III 2013; AÑO DE BELISARIO DOMÍNGUEZ CALENDARIO DE EJECUCIÓN DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO ENE FEB MZO ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL % PROYECTOS Y ACCIONES DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN DE LA NORMATIVA TÉCNICA INTERNA PROYECTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL DEL PERSONAL Y REALIZAR FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS PROYECTOS PARA LA ADQUISICIÓN CON BASE EN SUS CONDICIONES PRESUPUESTALES DE LOS RECURSOS MATERIALES DE MAYOR URGENCIA Y REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN EL DESARROLLO DE ESTUDIOS E INVESTIGACIÓN PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN EL CAMPO DE LOS ARCHIVOS ACCIONES DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN ARCHIVÍSTICA, PARA EL FOMENTO DE UNA NUEVA CULTURA INSTITUCIONAL EN LA MATERIA PROYECTO PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA ESTUDIOS Y PLANES QUE PERMITAN ENFRENTAR SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O CATÁSTROFE Nezahualcóyotl No. 120 Piso 11 Col. Centro C.P