INSTITUTO NACIONAL DE LAS PERSONAS ADULTAS MAYORES

Transcripción

1 CALENDARIO DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES ACTUALIZACION de 6 El nombrara Nombrar coordinador de archivos con coordinador de los archivos, conocimientos de archivo. responsables de las áreas de archivo de tramite, concentración e históricos. Director General, Titular de la Unidad Administrativa. Actualización de Instrumentos de Archivo conforme a las observaciones del AGN del presidente del COTESAEF? LICONSA Enviar vía oficio, Cuadro General de Clasificación para conocimiento y aplicación en la actualización de la Guía Simple y del Catalogo de Disposición Documental, Inventario General y Organización de expedientes. Y de manera económica (vía internet) la actualización de la Guía Simple conforme al Cuadro enviado. Archivos de Tramite Actualización de Datos Actualización de Instrumentos de Archivo, ante el AGN Vía oficio, solicitar la actualización del Archivo de tramite de cada UA Archivos de Tramite con nombre y cargo del Servidor publico nombrado para encargarse del acervo y la organización del archivo de trámite. Aclarando las actividades que ha de realizar. Vía oficio, enviar Guía Simple y Catalogo de Disposición Documental. Antes del ultimo día del mes de febrero de Archivo de Concentración Elaboración del Inventario General Solicitar vía oficio la elaboración del Inventario General. Para subirlo al portal de obligaciones de Archivos de Tramite transparencia. Para su entrega, en el mes de mayo de Aprobación de Instrumentos archivísticos Solicitar vía oficio la revisión del Manual de Lineamientos para su aprobación del Control y Desempeño Institucional (COCODI) Archivos y Unidad de Enlace. Criterios de conservación y resguardo precautorio de acuerdo a la normatividad vigente en la materia. Ley federal de transparencia y acceso a la información del gobierno federal. Ley federal de protección de datos personales. Homogeneizar criterios de la organización y conservación de los archivos del INAPAM a nivel nacional, estatal y municipal. Solicitar vía oficio, a los titulares de cada UA, un análisis exhaustivo del Catálogo de Disposición Documental, en lo que respecta a la clasificación, valor documental y plazos de conservación de los documentos generados en función de sus atribuciones y de acuerdo a las necesidades, tomando en cuenta plazos establecidos en la normatividad vigente. Exponer ante el Información, este criterio. Archivos, Titulares de las Unidades Administrativas Proponer ante el CII, la problemática de los archivos de las Delegaciones Estatales, con Archivos o Responsable respecto a los espacios con que cuentan, del Archivo de mobiliario, equipo electrónico y del recurso Concentración. humano de apoyo para realizar los trabajos técnicos, tomar criterios en cuanto a la valoración, clasificación y los plazos de conservación. la falta de archivo de concentración y los criterios a seguir, para realizar la destrucción de documentos que hayan sido dictaminados y validados para la baja definitiva, o para su conservación permanente. Recursos para la implementación del sistema de archivos. Solicitar ante el Comité Información, los recursos necesarios para que el Sistema de Archivo se realice.

2 CALENDARIO DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES ACTUALIZACION de 6 Promover reuniones periódicas para tratar temas archivísticos. Divulgar materiales informativos y normativos Formular mejoras y tratar temas de actualización y criterios en materia archivística. Enviar vía oficio los materiales informativos y normativos periódicamente o mediante cursos de capacitación, para apoyar las tareas archivísticas. archivos, Unidad de Enlace, Información. Archivo de concentración. Capacitación permanente Instrucción o Asesoramiento para aplicar los procedimientos archivísticos a responsables de archivo de trámite y estos a su vez al personal de su área. Archivos o Responsable del Archivo de Concentración, así como el personal responsable de Archivo de tramite. Estandarizar los procedimientos para la organización del acervo documental del INAPAM. Dar cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental Vigilar que se implementen los procedimientos y estándares para el sistema de organización archivos, Unidad de documental, en todas las Unidades Administrativas Enlace, del INAPAM a nivel Nacional. Información ACTIVIDADES PERMANENTES Cumplir con los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. El Instituto Nacional de las Personas Adultas Mayores Dar cumplimiento a los Actualizar Manual de Lineamientos para Lineamientos Generales para la homogeneizar el sistema de organización del organización y conservación de acervo documental del INAPAM los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. El Archivos del INAPAM o en su caso el archivo de concentración Dar cumplimiento a la Ley Federal de Archivos. D.O.F. 23 enero Aplicar los procedimientos básicos en los archivos de tramite. Aplicar los procedimientos archivísticos en apego a esta Ley. a) Recepción y despacho de correspondencia b) Seguimiento y control de documentos en tramite, c) Despacho de correspondencia, d) Organización y control de expedientes, e) Registro de expedientes f) Elaboración de inventarios g) Control y préstamo de expedientes h) Vigilar los periodos de conservación documentales, y i) Realizar las transferencias primarias. Unidades Administrativas del INAPAM. Archivo de Tramite, recepción y servidores públicos que generan documentos. Identificar los documentos susceptibles a la transferencia, con el apoyo de los instrumentos de consulta archivística. a) Inventario General b) Identificar los plazos de conservación mediante el catalogo de disposición documental. d) Inventarios de Transferencia Primaria y Secundaria e)transferencia Primaria f) Transferencia Secundaria Promover y vigilar que se El archivo de concentración se encargara de realicen transferencias primaria y recibir transferencias primarias para su resguardo secundaria al archivo de precausional y realiza los tramites para gestionar concentración. el dictamen de validación de transferencias secundarias y bajas documentales. Archivo de Tramite y de Concentración.

3 CALENDARIO DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES ACTUALIZACION de 6 Documentos clasificados en Confidenciales y Reservados Vigilar que el Catalogo de Disposición Documental, describa la clasificación de reserva o de confidencialidad y plazos para conocer el tiempo que deba cumplir el documento, para llevar a cabo la desclasificación a públicos, así como los solicitados por el IFAI. Especificar aquellos documentos expuestos a esta clasificación en el Inventario General. Archivo de Tramite. Promoción y dictamen de disposición documental. Gestión para solicitar la baja documental ante las instancias pertinentes. El archivo de concentración se encargara de promover el dictamen de validación de transferencias y bajas documentales. Llevar a cabo los tramites correspondientes ante el Archivo General de la Nación y la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, para solicitar el dictamen en las solicitudes de Transferencia Secundaria, ya sea para conservar lar información como Histórica o para promover su baja definitiva. Archivos o Responsable de Archivo de concentración. Archivos o el Archivo de Concentración y el Área Generadora. Vale de Préstamo de Documentos Toda solicitud de préstamo de expedientes, debe ser atendida y al mismo tiempo asegurar su devolución en las mismas condiciones en que fue entregado al consultor. Llenar la ficha o volante de préstamo. Por un periodo de 15 días y vigilar su devolución o renovación del vale de préstamo. Unidades Administrativas del INAPAM. Creación del archivo histórico Planear la creación del archivo Histórico Rescatar documentos con valor histórico. Identificar y transferir los documentos con valor histórico, al archivo que debe crearse para este fin. Archivo de Concentración Establecimiento de programas de difusión. El archivo Histórico tiene la obligación de difundir el material que ha sido transferido. Archivo Histórico. Establecimiento de sistemas para el servicio de consulta del acervo documental. Establecimiento de programas de conservación del acervo documental. Incluir en la planeación anual, los gastos para los trabajos de archivo. Administrar espacios físicos para los Archivo de Trámite de Concentración e Histórico, adecuados, para llevar a cabo las tres fases documentales. Destinar un espacio físico para llevar a cabo el servicio de consulta. Acondicionar el área asignada con los medios de seguridad correspondientes de acuerdo a los lineamientos establecidos. Capacitación, Asesoramiento, Insumos para la aplicación de procedimientos, en los archivos: equipos de almacenamiento sistemático, mobiliario, equipo de seguridad, acondicionamiento en espacios físicos, sistemas de fumigación, papelería, cajas de archivo, folders, personal con conocimientos de archivo, sistemas de control para custiodar el estado físico integro en los documentos, condiciones de higiene y seguridad, protección civil, medios de seguridad para evitar riesgos de humedad, plagas, incendios y otros que pongan en peligro su estado físico documental. Asignar espacios físicos adecuados para el procedimiento de transferencia correspondiente en las tres fases del documento. Archivo activo, semiactivo e inactivo.(tramite, concentración e histórico) Archivo Histórico. Archivo Histórico.

4 CALENDARIO DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES ACTUALIZACION de 6 Mobiliario adecuado para los archivos de tramite, concentración e histórico. Compra de anaqueles adecuados considerando el peso del papel, y materiales como papelería, compra de cajas y equipo de cómputo. Los inmuebles asignados para el En las Unidades Administrativas, contar con un archivo de tramite, concentración espacio que sea destinado para organizar y e histórico, deberán contar con controlar el archivo activo y semiactiva (tramite), las instalaciones adecuadas. contar con un inmueble de construcción de concreto para evitar humedad, instalaciones eléctricas e hidráulicas en buenas condiciones para evitar deterioro en las instalaciones que servirán de resguardo precautorio y el de resguardo histórico en un momento dado, mobiliario adecuado a la cantidad de documentos que se van a resguardar. Estándares internacionales de medidas de seguridad, conforme a los lineamientos. En las áreas de resguardo aplicar medidas de seguridad, aplicar sistemas eléctrico, hidráulico, sin problema, extintores, deshumificadores, contar con sistemas de ventilación, luz apropiada, mobiliario metálico resistente, escaleras, batas, cubrebocas, guantes, brochas, etc. Materiales de uso cotidiano: guantes, cubre bocas, brochas etc. Que los documentos estén organizados y conservados bajo el mismo criterio para su disponibilidad e integridad. Promover que cada servidor público lleve a cabo los procedimientos de organización documental, en su archivo inmediato conforme tenga que abrir un expedientes para el control de gestión y organización documental, llevar al corriente los inventarios. Los Servidores Públicos que generen o reciban documentación. Establecer mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad del acervo en formato electrónico en 20% 40% 60% La información que se encuentra en medios electrónicos, deben someterse a los mismos criterios y procedimientos de organización y conservación aplicados a los archivos que se encuentra en papel. y contar con un Inventario General del acervo digital, en cada UA. Unidades Administrativas del INAPAM.

5 Esta función se considera Permanente, se realiza Esta función se considera Permanente, se realiza constantemente y esta activa Las Areas Administrativas a nivel Nacional, continuan entregando los avances del Inventario Documental a nivel Nacional. Los que se van integrando a un archivo digital y en se impartio un Taller Teorico-Practico en mayo de 2012 Esta función se considera Permanente, se realiza constantemente y esta activa En espera de revisión por LICONSA USO DE INSTRUMENTOS DE CONSULTA ARCHIVISTICA IO 2012 REESTRUCTURACIÓN CONFORME AL COTESAE Circular 001, 30 de enero del 2013 Nombramiento de archivo de Trámite, mediante oficio (Ratificación y/o actualización) 20 ZO DE 2013 ENE CALENDARIO DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES ACTUALIZACION de 6 INFORME DE ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS 2013 LINEAMIENTOS A SEGUIR PROCEDIMIENTOS REALIZADOS LEY FEDERAL DE ARCHIVOS, Artículo 11. Nombrar coordinador de archivos con conocimientos de archivo. Lineamientos generales para la Instrumentos de Consulta Archivistica organización y conservación de Vía oficio,actualización del los archivos de las dependencias Archivo de tramite delas UA: Nombre y cargo y entidades de la administración del Servidor publico, Los Instrumentos de publica federal. consulta archivistica que actualmente se Capítulo II.- De la organización de utilizan para la organización y elaboración del los archivos numeral Séptimo Inventario General del archivo de tramite "Dcoumental" los Titulares de las Areas lo firmaron de Vo.Bo. Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración publica federal. Sección V De los instrumentos de consulta control archivístico Decimotercero, Decimocuarto a la Visita del Presidente del Comité Tecnico Sectorial de Archivos del Ejecutivo Federal. Nos solicito realizar una restructuración de las Series documentales Sustantivas y Comunes, de conformidad con las solicitadas por el Archivo General de la Nación, (por el Lic. Luis Humerto Alcalde Rosaleas Jefe de Departamento en Liconsa). Actualización de Instrumentos de Archivo, ante el AGN Vía oficio, enviar Guía Simple y Catalogo de Disposición Documental. Antes del ultimo día del mes de febrero de Capítulo II, De la organización de los archivos numeral III, IV y V Se trabaja constantemente en Coordinación con los Archivo y Titulares de Areas Administrativas, la actualización de los Instrumentos. Se brinda a los archivo y personal de apoyo de la organización documental Capacitación y Asesoria continua. Elaboración del Inventario General Seguimiento de la elaboración del Inventario General. Solicitado el 4 de abril de Para subirlo al portal de obligaciones de transparencia. Para su entregarlo. Aprobación de Instrumentos archivísticos Sección VI De los expedientes de archivo Numeral Decimoquinto. Homogeneizar criterios de la organización y conservación de los archivos del INAPAM a nivel nacional, estatal y municipal. Al Concluir la Restructuración del Cuadro General de Clasificación, Catalogo de Disposicion Documental y Guia Simple, se enviará al COTESAEF para su revisión. Posterior al Vo.Bo. Se solicitara la auorización o dictamen de Validación al Archivo General de la Nación. Implementación de Instrumentos de Consulta para la selección y clasificación; Formatos para el control de documentos clasificados en grupos seriados, apertura de expedientes; foliación de expedientes; caratulas: de expediente y caja, elaboración de Inventarios; elaboración de volantes de prestamo de expedientes. Divulgar materiales informativos y normativos Se Envian los materiales informativos y normativos periódicamente, para apoyar las tareas archivísticas. Se da atención al personal de nuevo ingreso al trabajo de archivo, asi como a los Titulares por cambios administrativos.

6 En las Areas Administrativas ya se cuenta con la digitalización de documentos y documentos digitales; Esta función se considera Permanente, se tiene planeado su aplicación permanente. Se tienen en cuenta los procedimientos a seguir, ya se tienen documentos de transferencia primaria concluidos. Esta pendiente elaborar Inventarios de Transferencia Secundaria y documentos anexos para la prevaloración. De Baja documental. Se tienen en cuenta los procedimie ntos a seguir, ya se tienen documento s de transferenci a primaria concluidos. Esta función se considera Permanente, se realiza Esta función se considera Permanente, se realiza constantemente y esta activa Esta función se considera Permanente, se realiza constantemente y esta activa ENE CALENDARIO DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES ACTUALIZACION de 6 INFORME DE ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS 2013 LINEAMIENTOS A SEGUIR PROCEDIMIENTOS REALIZADOS El Instituto aplica los procedimientos básicos en el procedimiento de control de Gestión por Area Administrativa. Identificar los documentos susceptibles a la transferencia, con el apoyo de los instrumentos de consulta archivística. a) Recepción y despacho de correspondencia. b) elaboración de volantes o turnos de control de correspondencia recibida, para su atención. c) Seguimiento y control interno de documentos en tramite. d) Registro de documentos. e) Control y préstamo de expedientes. mediante un Volante o Ficha de prestamo en la que solicita sea devuelto a los 15 dias, o renovado, con excepción del Organo Interno de Control. Mediante el Inventario General de documentos localizados en las areas de Tramite, se ha implementado el interes de solicitar la baja documental de expedientes que ya perdieron su vigencia de conseración precautoria, y que ademas ya no cuentan con valores primarios ni secundarios. b) Identificar los plazos de conservación mediante el catalogo de disposición documental. d) Elaboración de Inventarios de Transferencia Primaria y Secundaria se ha fomentado la revisión exhaustiva para retirar por expurgo documentos no considerados de archivo. documentos inmediatos. Documentos clasificados en Confidenciales y Reservados En la reestructuración de series documentales, de los Instrumentos de consulta archivistica, se esta analizando que documentos contienen datos personales y considerados reservados para su aplicación. Promoción y dictamen de disposición documental. El archivo de concentración se encargara de promover el dictamen de validación de transferencias y bajas documentales. Gestión para solicitar la baja documental ante las instancias pertinentes. Llevar a cabo los tramites correspondientes ante el Archivo General de la Nación y la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, para solicitar el dictamen en las solicitudes de Transferencia Secundaria, ya sea para conservar lar información como Histórica o para promover su baja definitiva. Documentos Digitales Se cuenta con el proyecto para digitalizar documentos y conservar los documentos que nacen en digiral, para aplicar los procedimientos de organización y clasificación, para aplicar los plazos de conservación y los procedimientos valoración. Dicho proyecto se encuentra en la etapa de estudio de mercado, quien lo lleva a cabo es el area de Planeación Evaluación y Sistemas