PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2014 Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Coordinación de Archivos

Transcripción

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2 PRESENTACIÓN En cumplimiento a lo establecido en la Ley Federal de Archivos, Artículo 12, Fracción VI; tomando en cuenta la valoración, análisis y diagnóstico archivístico; dio como resultado el concluir los trabajos que se han venido realizando y proyectando para modernizar todos y cada uno de los procesos que no se pudieron concretar en el ejercicio anterior; así como aprovechar los espacios que se tienen en el nuevo inmueble, para lograr implementar un mejor control y resguardo de la información. Para llegar a cumplir cada una de las metas, se han fijado diversos mecanismos que apoyados en la normatividad, nos ayudaran a conseguir nuestros objetivos; tales como contar con personal debidamente capacitado en cada área del propio archivo de concentración; así como, el impartir capacitaciones a los Responsables de los Archivos de Tramite; lo anterior, en términos de lo que establece el Artículo 6, fracción IX, de la Ley Federal de Archivos, que a la letra dice: Son objetivos de esta Ley: IX. Contribuir a la promoción de una cultura de valoración de los archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental.

3 OBJETIVO El objetivo principal es establecer los mecanismos que nos permitan implementar y difundir los procedimientos apoyados con la normatividad vigente, en específico, conforme a lo señalado en el artículo 6, de la Ley Federal de Archivos. Utilizando las herramientas idóneas para lograr la modernización, para un adecuado manejo de la información. Es decir, aprovechar las bases de datos, para la localización expedita de la misma, así como, explotar el programa con las imágenes digitalizadas y la base de datos con la ubicación topográfica, logrando la concentración de la referida información (fracciones I y V del artículo 6 de la Ley Federal de Archivos). Habilitar espacios para realizar la capacitación de los responsables de los archivos de tramite; así como para el personal del archivo de concentración, tal y como lo establece la fracción V, del artículo 12 del ordenamiento jurídico antes referido.

4 MARCO JURÍDICO Ley Orgánica de la Administración Publica Federal Ley Federal de Archivos. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos. Artículo 36. Por determinación de esta Ley son monumentos históricos: II. Los documentos y expedientes que permanezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales. III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI al XIX que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el país. IV. Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría, mediante la declaratoria correspondiente.

5 Ley General de Bienes Nacionales. MARCO JURÍDICO Artículo 6. Están sujetos al régimen de dominio público de la Federación: XVIII. Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas o paleontológicas, los especímenes tipo de la flora y la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas y filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental. Artículo 4. Son objetivos de esta Ley: V. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos.

6 MARCO JURÍDICO Ley Federal de Procedimiento Administrativo Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Artículo 47. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones, para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deben ser observadas en el desempeño de su empleo cargo o comisión, y cuyo incumplimiento dará lugar al procedimiento y a las sanciones que correspondan, sin perjuicio de sus derechos laborales, así como de las normas especificas que al respecto rijan en el servicio de las fuerzas armadas: IV. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebida de aquellas.

7 MARCO JURÍDICO Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental. Artículo 44. Todo documento en posesión de las dependencias y entidades formará parte de un sistema de archivos de conformidad con los lineamientos y criterios a que se refiere este capítulo; dicho sistema incluirá al menos, los procesos para el registro o captura, la descripción desde el grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y disposición final, entre otros que resulten relevantes. Manual Administrativo de Aplicación General de las Materias de Transparencia y de Archivos. Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Publica Federal. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetara la guarda, custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

8 MARCO JURÍDICO Acuerdo por el que se emiten Disposiciones Generales para la transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos. Acuerdo por el que se Dispone que el Archivo General de la Nación será la Entidad Central y de Consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los Archivos Administrativos e Históricos de la Administración Publica Federal. Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Publica los Índices de Expedientes Reservados. Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal.

9 Organización y Normatividad Archivística DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Áreas de Oportunidad Capacitación Archivística Recursos Humanos y Materiales Implementación de Tecnologías

10 ORGANIZACIÓN Y NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA ACTUALIZACIÓN ARCHIVOS DE TRÁMITE Difusión de la información y los medios que permitan una óptima administración de los documentos de uso cotidiano, que coadyuvan en el desarrollo de las actividades propias de cada Unidad Administrativa. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA/CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL/PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO/GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS Difusión de la información concerniente a los valores documentales, plazos de conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad y destino final; lo cual conlleva a establecer procesos de identificación y agrupación de expedientes y/o documentos.

11 CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA CAPACITACIÓN CONTINUA QUE CONDUZCA AL DESARROLLO PROFESIONAL Y MEJOR ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO. PERSONAL OPERATIVO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. RESPONSABLES DE ARCHÍVOS DE TRÁMITE DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS. Gestión de bajas documentales Actualización de directorio de Responsables de Archivos de Trámite. Actualización de inventarios de archivos de trámite. Revisión de series documentales. Uso de sistema de archivos (Digitalización y Base de datos con la ubicación topográfica de los expedientes). Procedimientos, métodos y medidas que permitan la preservación de los documentos de archivo, así como, el trato y destino que debe darse a los mismos, para la administración, mejor funcionamiento y operación de los archivos. Manual de procedimientos de archivo. Tratamiento de archivo contable y archivo histórico, incluyendo la preservación restauración de documentos y acervo fotográfico considerado histórico. Ratificación o nombramiento del Responsables de Archivos de Trámite. Catálogo de firmas para préstamo de expedientes.

12 RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES RECURSOS MATERIALES: INSUMOS Y MATERIALES QUE PERMITAN LA OPERACIÓN ÓPTIMA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN CONSERVACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL. RECURSOS HUMANOS: CONTAR CON PERSONAL SUFICIENTE DEBIDAMENTE CAPACITADO PARA LA OPERACIÓN ÓPTIMA DEL ARCHIVO, TODA VEZ QUE SE TRATA DE UN ÁREA EN CRECIMIENTO Y EN ACTIVIDAD CONSTANTE, CON AMPLIO CAMPO LABORAL. AULA AUDIOVISUAL DE CAPACITACION AREA DE ACERVO DOCUMENTAL AREA DE RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS AREA DE OFICINAS MOBILIARIO CONSUMIBLES EQUIPO DE LIMPIEZA PARA CONSERVACIÓN DE ACERVO EQUIPO DE SEGURIDAD Y DE TRABAJO EQUIPO DE COMPUTO Y MANTENIMIENTO FUMIGACIONES PERIÓDICAS SERVICIOS DE RESTAURACIÓN HISTÓRICA

13 IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS ADAPTACIÓN DE UN SISTEMA QUE PERMITA CONTROLAR PRINCIPALMENTE EL MANEJO DOCUMENTAL SISTEMA DE ARCHIVOS DIGITALIZADOS Y LA BASE DE DATOS CON LA UBICACIÓN TOPOGRAFICA DEL ACERVO EN LOS DIFERENTES REPOSITORIOS. CONTROL DE INVENTARIOS LOCALIZACIÓN INMEDIATA DE EXPEDIENTES EN ACERVO DOCUMENTAL CONSULTA Y VISUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES Y/O DOCUMENTOS REPRODUCCIÓN AUTORIZADA DE DOCUMENTOS CONTROL Y REGISTRO DE PRESTAMOS, AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A UNIDADES ADMINISTRATIVAS

14 CRONOGRAMA / ACCIONES TRIMESTRE ÁREA DE OPORTUNIDAD ÁRCHIVOS DE TRAMITE ENERO MARZO Realizar oficios para capacitaciones OBSERVACIONES ORGANIZACIÓN Y NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL VALIDADO Registrado en el AGN (En proceso de Validación) PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS Revisión de proyecto, aprobación y difusión Solicitud por oficio UA En tramite En tramite

15 CRONOGRAMA / ACCIONES TRIMESTRE ÁREA DE OPORTUNIDAD PERSONAL DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 1ª Etapa (personal Operativo/ Mandos Medios) ABRIL - JUNIO Solicitud de cursos y/o capacitaciones al Archivo General de la Nación. OBSERVACIONES Control de inventarios, etiquetado, transferencias primarias, secundarias, etc. CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA AULA AUDIOVISUAL Acondicionamiento del espacio destinado, instalación de proyector, mesas, sillas. Pizarra y /o cañón RESPONSABLES DE ARCHIVOS DE TRAMITE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Convocar a Responsables de Archivos de Tramite Capacitació n 1ª Etapa Guías simples de archivos, trasferencias, bajas, series documentales. OFICINAS Proveer al área de oficinas de los materiales mínimos para el desarrollo de actividades Papelería, equipos de computo, líneas telefónicas

16 CRONOGRAMA / ACCIONES TRIMESTRE ÁREA DE OPORTUNIDAD RECURSOS MATERIALES RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS ACERVO DOCUMENTAL Solicitud por oficio de muebles, materiales, etc. JULIO - SEPTIEMBRE Adaptar espacio destinado únicamente para la recepción de transferencias de las UA Anual / Permanente Fumigación de repositorios (periódicamente) restauración de documentos históricos (permanente) Proveer al personal que constantemente labora en el acervo de los materiales mínimos de seguridad Anual / Permanente OBSERVACIONES Se requiere de al menos una mesa / escritorio y sillas Guantes, cubre bocas, batas, cofias, gafas, gel antibacterial, etc.

17 CRONOGRAMA / ACCIONES TRIMESTRE ÁREA DE OPORTUNIDAD OCTUBRE - DICIEMBRE OBSERVACIONES IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS CONTROL DE INVENTARIOS Coordinar capacitaciones para el uso y alimentación del sistema de digitalización y base LOCALIZACIÓN, CONSULTA Y VISUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES CONTROL Y REGISTRO DE PRÉSTAMOS, REPRODUCCION DE DOCUMENTOS de datos de expedientes, implementado en el departamento, el cual es de uso cotidiano.. Anual/Permanente Anual/ Permanente Implementar mecanismos conforme la ley lo establece para el adecuado control y manejo de expedientes.