INFORME DE SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS ESPAÑOLES

Transcripción

1 INFORME DE SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS ESPAÑOLES 2014

2 Datos Generales Tratamiento de la documentación Organización de los Archivos Recursos Humanos e Infraestructuras Servicios Fondos documentales Gestión y tratamiento documental Informatización y administración electrónica Asistencia técnica externa Cooperación Áreas de análisis Muestra: enviado a 55 archivos universitarios (45 públicos y 10 privados) Porcentaje de participación: 90,9% (50 archivos universitarios, 40 públicos y 10 privados) 2

3 Datos generales 27% de Universidades (5 públicas y 16 privadas), que no disponen de archivo Total de universidades Universidades con archivo Públicas Privadas TOTAL Públicas Privadas TOTAL

4 Tratamiento de la documentación Toda la documentación Activa Activa/semiactiva Semiactiva/Inactiva Sin tratar/no contesta

5 Organización de los archivos - Denominación: Archivo General/Archivo Universitario 23 vs Archivo Histórico 3 Registro y Archivo y/o Gestión documental, 11 - Categorías: Categorías de los archivos universitarios en 2014 Servicio=52% Sección=28% Otros=20% 80 Secretario General 60 Biblioteca Gerencia 40 Otros 20 0 Porcentaje dependencia funcional de los archivos Normativa: 78% de archivos tienen normativa aprobada 11 archivos que no tienen regulación (22%) 5

6 Recursos humanos Plantillas ligeramente inferiores a los resultados de 2010 y 2012: Media de 4,1 personas x archivo. El 50% de archivos tiene plantilla entre 1-3 personas Se mantiene la tendencia de predominio A2 para los funcionarios y Grupo III para los laborales Distribución de recursos humanos según grupos en % 19% 20% 31% A1+Grupo I A2 + Grupo II C1 + Grupo III C2 + Grupo IV 6

7 Recursos humanos Directores o responsables de archivo Grupo A1/I Grupo A2/II NC Grupo C1/III Otros Se constata desde 2003 una tendencia a dotar plazas de directores de archivo Grupo A1/I 7

8 Instalaciones Concepto Nº de Archivos que proporcionan datos Valores Medios Número de depósitos 50 2,8 de depósito Metros cuadrados de depósito ,9 m2 Metros cuadrados de servicios técnicos 39 86,78 m2 Metros cuadrados de sala de consulta 33 42,19 m2 Bajo nivel medio de la superficie destinada a sala de consulta de usuarios y del espacio destinado a servicios técnicos 8

9 Instalaciones Depósitos uso exclusivo de Archivo 12% 88% SI NO Acceso a Depósitos restringido a personal del Archivo 9

10 Servicios CONSULTAS PRESTAMOS Núm. de consultas anuales 2014 Préstamos anuales % 18% 54% Hasta 250 De 251 a 500 Más de % 34% 32% Hasta 100 De 101 a 500 Más de 500 Crecimiento progresivo de la consulta y el préstamo de documentos de archivo 10

11 Servicios USUARIOS Personal docente 19% 18,2% Estudiantes 9% 10,9% PAS 44% 42,7% Investigadores 25% 26,3% Otros 3% 1,9% 11

12 Actividades de difusión Actividades de difusión en los archivos (%) Servicios 24% 76% Si No Formación de usuarios Actividades de formación % 66% Si No 12

13 Fondos documentales Evolución de los formatos y soportes Audiovisuales Impresos Fotográficos Gran formato Electrónicos/digitales Microfilmados Manuscritos Claro ascenso del número de archivos universitarios que cuentan con documentos en soporte electrónico pero también otros soportes como el fotográfico, audiovisual y gran formato. 13

14 Implantación cuadros de clasificación Evolución tipología de los cuadros de clasificación Funcional Orgánico-funcional Orgánico Otros De las 50 respuestas recibidas, sólo dos archivos dicen no disponer de una cuadro de clasificación 14

15 Descripción documental Un 88% de archivos universitarios aplican normas internacionales de descripción. Evolución de la utilización de normas internacionales de descripción Sí totalmente 14 Sí parcialmente No

16 Calendarios de conservación Evolución de los archivos con calendarios de conservación Sí No 16

17 Gestión documental Comisión de valoración SI NO

18 Informatización y Administración Electrónica El 94% de archivos tienen procedimientos de trabajo informatizados. Ninguno que cumpla con los requisitos de administración electrónica. Niveles de informatización de los archivos universitarios Captura/creación C. Clasificación C. Seguridad Descripción u. doc. Recuperación Transferencias Control de eliminación Consultas/Préstamos Gestión depósitos Gestión usuarios 18

19 Informatización y Administración Electrónica Participación del Archivo en Comisiones para la Administración Electrónica No; 48% Si ; 52% Comisión o Grupo Trabajo en AE SI NO Sin datos

20 Informatización y Administración Electrónica Gestor Documental Gestor Documental % 66% de universidades disponen de un gestor documental Procedimientos electrónicos Del 58% de universidades que tienen procedimientos electrónicos implementados, solo en 21 universidades se integran en el gestor documental. La mayoría de estos se reducen a tramites de inicio de expediente, pero no la gestión y el tratamiento documental. NO 21; 42% SI 29; 58% 20 Si No

21 Informatización y Administración Electrónica 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% Repositorios digitales Almacenamiento externo seguro Gestión de servidores Soportes portables Otros 10% 5% 0%

22 Informatización y Administración Electrónica 74% de archivos realizan actividades de digitalización de documentos. Solo 4 con el fin de substituir el original en papel Evolución en la digitalización de series S í N o 30 N C

23 Asistencia técnica externa Tipo de asistencia externa Digitalización Restauración Destrucción certificada Documentación guardada o externalizada en locales de empresas Reprografía Tratamiento documental Vigilancia Organización de exposiciones Visitas escolares Otros

24 Cooperación Evolución de participación en los Grupos de Trabajo de la CAU 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

25 Cooperación Grupo de trabajo 2014 Política de gestión de documentos electrónicos 13 Cuadro de clasificación 12 Difusión web Identificación y valoración de series 7 Guía de archivos universitarios 6 Fondos históricos 5 Archivos personales 4 Revisión plan estratégico de la CAU 3 25

26 CONCLUSIONES Evolución positiva del servicio de archivo dentro de la Universidad y en el reconocimiento de entidad propia, así como en la aprobación de la normativa de gestión documental y archivo Avance en la consideración de servicio universitario, aumentando la dependencia de órganos de carácter transversal Clara mejora en la función del archivo en la gestión documental integral de la universidad Avance en el uso de las normas internacionales de descripción archivística, en la implantación de cuadros de clasificación y en los estudios de valoración de series documentales Informatización de los archivos universitarios y adquisición de herramientas de gestión documental 26

27 CONCLUSIONES Baja dotación de personal en las plantillas de los archivos Pocas universidades tienen integrados sus procedimientos electrónicos en un GD y menos las que disponen de herramienta de archivo digital La mayoría de procedimientos electrónicos implementados, se reducen a trámites de inicio de expedientes pero no a la gestión y tratamiento documental garantizando el acceso, la integridad, la autenticidad, fiabilidad y preservación a largo plazo. 27