Soluciones de gestión documental y archivo. Madrid, 2015

Transcripción

1 Soluciones de gestión documental y archivo Madrid, 2015

2 ODILO nace con el objetivo de responder a las necesidades de innovación de archivos, gestión documental y bibliotecas ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 2

3 El equipo de ODILO ha pasado de 15 en 2011 a más de 46 en 2015, creando un equipo de desarrollo consolidado ODILO tiene presencia en 4 de los 5 continentes con nuestras sedes y con la alianzas con partners locales. ODILO ofrece sus soluciones de préstamo de contenidos digitales y de gestión de archivos para todos los segmentos del mercado ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 3

4 En el equipo ODILO, tecnólogos, archiveros y bibliotecarios colaboran para el mejor asesoramiento técnico y funcional ODILO está con el cliente en todas las fases del proceso: preventa, instalación, producción y soporte Actualizaciones gratuitas : las necesidades de un cliente de ODILO son mejoras para todos ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 4

5 DM RECORD MANAGEMENT Gestión de documentos que aún no son documentos de archivo. GESTIÓN DE DOC Y EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Gestión documental y archivo. Documentos que constituyen una evidencia de un hecho. Desde que se convierte en documento de archivo (record) hasta que se destruye o se conserva. Interconexión con depósitos de documentos electrónicos y depósitos físicos GESTIÓN DE DOC Y EXPEDIENTES EN PAPEL

6 PROVEEDOR ODILO PROVEEDOR Gestión de documentos de archivo (records) Gestión expediente abierto Gestión expediente cerrados Depósito Seguro DM Gestión archivo Papel Deposito

7 INTEGRACIÓN DM Aplicaciones que gestionan DM durante la tramitación documentos que aún no son documentos de archivo. GESTOR DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES DE ARCHIVO RM (ECM) Gestión de Records Gestor de documentos y expedientes electrónicos de archivo. AE GESTIÓN ARCHIVO Administrativo Histórico DEPOSITO DIGITAL Sistema de conservación de los documentos par su integridad, legibilidad, autenticidad y perdurabilidad. SEGURO Control del almacenamiento de documentos y expedientes electrónicos de archivo GESTIÓN ARCHIVO - DEPOSITO DEPOSITO Gestores integrales de documentos y expedientes de archivo en papel. Gestión del almacenamiento físico de los documentos y expedientes en papel

8 Odilo A3W-AE está diseñado como una Plataforma que evoluciona la gestión integrada de documentos de archivo en papel, con el módulo de AE para satisfacer los nuevos requerimientos funcionales incorporados con la implantación de la Administración Electrónica: Tratamiento integrado de todo tipo de documentos y expedientes, tanto físicos como digitales. Configuración y gestión de todas las tareas archivísticas Respeto absoluto por la normativa nacional e internacional en cuanto a gestión documental y de gestión de expedientes Sistema integrable con cualquier sistema a través de servicios web para una e-administración integrada ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 8

9 Odilo A3W está diseñado como una plataforma modular que integra todas las soluciones que el archivo necesita. Su eficacia se basa en el tratamiento integrado del conjunto documental, permitiendo la configuración y gestión de todas las operaciones y tareas a lo largo del ciclo de vida. ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 9

10 Odilo A3W parte de un respeto por la normativa internacional y nacional relacionada con la gestión documental y archivística: ISO-15489, ISO-23081, ISO-26122, ISO-16175, ISO ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 10

11 Seguridad Flexible en la gestión de usuarios y registros, mediante asignación de permisos. Roles de administrador, técnicos y oficinas Diseño modular Total flexibilidad a la hora de adaptarse a las necesidades de cualquier tipo de archivo. OdiloA3W tiene un core abstracto, siendo ampliamente configurable Normativas Permite las normas descriptivas (ISAD-G, EAD, normas específicas SEPIADES, RKMS, DC, etc.) Interoperabilidad Integraciones entre sistemas, desde el punto de vista de la normalización y reutilización de datos usando estándares Conservación Gestión automatizada de la valoración de la documentación y expurgo. Generación de indicadores estadísticos. Preservación digital. Cloud OdiloA3W además de ser un producto instalable, se puede ejecutar en Plataforma como Servicio, en Cloud ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 11

12 Clasificación Permite la gestión del cuadro de clasificación (orgánico o funcional) Personalización Descripción con plantillas de introducción de datos personalizadas, adaptadas según roles Descripción Apuesta por la contextualización de los documentos. Catálogo de autoridades, tesauros funcionales, organigrama con el cuadro de clasificación Gestión de objetos digitales Vinculación de objetos digitales al registro descriptivo. Consulta avanzada Módulo de búsqueda avanzado. Alta configuración sobre todos los metadatos, permitiendo búsquedas muy refinadas. Gestión de depósitos Integra la gestión de depósitos con los módulos de transferencia, expurgo y descripción ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 12

13 ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 13

14 Sistema orientado a los proceso de archivo y a los archiveros Tecnología con potencial de interconexión, integración e interoperabilidad Diseño modular adaptable al cambio Captura de metadatos de cualquier productor ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 14

15 Funcionalidades: garantía de evolución constante Seguridad: plataforma e infraestructura auditada Flexibilidad: tecnología que se adapta al proyecto y no al contrario Solvencia: un equipo competente con numerosas implantaciones exitosas a nivel mundial ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 15

16 y muchas más instituciones públicas y privadas de todo el mundo... ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS 16

17 Muchas gracias Federico Gramage Gestión proyectos de Archivo ODILO 2015 RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS