AG-PO-02 Procedimiento para el control de registros del sistema de gestión de calidad

Transcripción

1 AG-PO-02: Procedimiento para el control de registros del sistema de gestión de calidad 1. Propósito Establecer las actividades y controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros del Sistema de de Calidad (SGC) de la ARESEP, de manera que se asegure que proporcione la evidencia del cumplimiento de los requerimientos legales y de servicio al cliente, aplicables a la institución. 2. Alcance Aplica para todos los registros físicos y electrónicos del Sistema de de Calidad (SGC) de la ARESEP que estén relacionados con el desarrollo de las actividades que inciden en la calidad de sus procesos, exceptuándose aquellos que corresponden a su órgano de máxima desconcentración, SUTEL. 3. Documentos relacionados AG-PO-01 Procedimiento para el control de documentos del sistema de gestión de calidad AG-IN-01 Instructivo para la elaboración de documentos del sistema de gestión de calidad DE-IN-01 Instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos Ley 7202 del Archivo Nacional y su reglamento C 4. Responsabilidades Es responsabilidad del Regulador General aprobar lo estipulado en este documento. Es responsabilidad del Director General de Estrategia y Evaluación velar porque se cumpla lo estipulado en este documento. Es responsabilidad del Especialista en Estrategia y Evaluación asesorar y apoyar en el control de los registros que proporcionan evidencia del cumplimiento de requisitos de los procesos. Es responsabilidad del funcionario de cada área, el almacenamiento y protección de los registros de calidad que deban ser custodiados en el respectivo depósito del área. Es responsabilidad de la sección de Archivo Central del Departamento de Documental () el almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros físicos que se encuentren bajo su custodia. Es responsabilidad de la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI), el almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros que se encuentren en soporte electrónico. Es responsabilidad de las jefaturas, revisar periódicamente el cumplimiento de este procedimiento en el Archivo de de su área. Versión 2 04 de julio de 2014 p.1/14

2 5. Términos Almacenamiento: Son los medios para la conservación adecuada de los documentos y registros en su respectivo soporte durante el tiempo de retención que corresponda. Archivo Central: Espacio físico institucional donde se almacena, protege y retiene la documentación que ha finalizado su trámite administrativo y hasta su disposición final o envío a la Dirección General del Archivo Nacional. Archivo de : Espacio físico perteneciente a un área específica donde se almacena la documentación en gestión para el área. Depósito: Espacio físico donde se conserva la documentación en estantería bajo condiciones controladas según la normativa vigente. Disposición: Eliminación y destrucción de los documentos y registros almacenados, una vez que se haya cumplido con los plazos de retención que correspondan. Documento controlado: Documento normativo debidamente aprobado y vigente en el Sistema de de Calidad (SGC). La única copia controlada de los documentos del SGC de ARESEP son los que están disponibles electrónicamente en formato no modificable (portable document format), en la sección Documentación de la página web de la institución ( y que puede ser accedida por los funcionarios. Documento de apoyo: Documentos que son emitidos por la organización o por entidades externas, que sirven de apoyo al SGC. Documento no controlado: Todo documento que luego de ser impreso de la versión controlada por personal autorizado, no está sujeto a actualización en cuanto a nuevas versiones, para lo cual debe ser identificado como tal por quien realiza la impresión. Documento obsoleto: Versión del documento del sistema de gestión de calidad (SGC) que se deja de utilizar en virtud de una nueva versión, se identifica con la leyenda Copia obsoleta para evitar confusiones con la nueva copia controlada publicada, se debe mantener almacenado de manera separada de la documentación vigente. Identificación: Es el mecanismo mediante el cual se distingue de manera única e inequívoca un documento del sistema de gestión de calidad (SGC), con la utilización de la codificación predeterminada. Instructivo: Documento que muestra el detalle de los pasos necesarios para ejecutar actividades con mayor contenido técnico o para completar un formulario o registro. Metadatos: Datos que describen el contexto, contenido y la estructura de los documentos permitiendo su captura, almacenamiento y recuperación. Plazo de retención: Tiempo durante el cual el documento o registro debe ser almacenado y estar disponible para ser recuperado sin inconvenientes. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Protección: Son todas aquellas acciones, controles y mecanismos que buscan garantizar que un documento estará disponible y en buen estado en el depósito respectivo durante el tiempo de retención definido. Recuperación: Son los medios por los cuales se asegura el acceso a los documentos y registros que se encuentran almacenados y protegidos. Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas. Soporte: Medios en los cuales se tramita y almacena un documento, según los materiales o medios tecnológicos empleados, puede ser papel, electrónico, audiovisuales, orales o sonoros. Versión 2 04 de julio de 2014 p.2/14

3 6. Abreviaturas y acrónimos ARESEP: Autoridad Reguladora de Servicios Públicos CISED: Comité Institucional de Selección y Eliminación Documental : Departamento de Documental DGEE: Dirección General de Estrategia y Evaluación DTI: Dirección de Tecnologías de la Información FONDOC: Sistema Fondo Documental SAU: Sistema de Atención al Usuario SAS: Sistema de Atención de Solicitudes SGC: Sistema de de Calidad 7. Descripción del procedimiento 7.1 Generalidades del control de registros 1. Es responsabilidad de todos los funcionarios y jefes de las áreas, establecer los registros necesarios cuando se desarrolla la documentación asociada a un proceso actual o nuevo, o cuando haya una mejora implementada, así como evaluar la adecuación de los actuales, de manera que se asegure que brinden evidencia de las actividades realizadas. 2. Los registros del sistema de gestión de calidad (SGC) en todos los soportes, deben permanecer legibles, fácilmente identificables (por medio del respectivo consecutivo) y recuperables durante su tiempo de retención; además en el caso de los registros físicos deben conservarse en buen estado, dentro de lo posible sin tachaduras, enmendaduras o comentarios posteriores al momento en que fue utilizado. 3. La clasificación, almacenamiento y conservación de los registros físicos de los Archivos de, es responsabilidad del área a la que pertenece el respectivo depósito. 4. Los registros en soporte físico y llenado sin medios digitales, deben completarse con lapicero de tinta azul o negra y en caso de alguna corrección se debe indicar mediante una raya transversal sobre los datos erróneos e indicar hacia uno de los lados, la corrección con la firma y fecha de la misma. 5. Los registros generados dentro del Sistema de de Calidad (SGC) de la institución, a excepción de los confidenciales, pueden ser consultados por cualquier funcionario. 6. Los registros generados en los distintos sistemas de información de la institución, no se identifican mediante la codificación del Sistema de de Calidad (SGC), pero sí deben ser contemplados como tales en los documentos relacionados, así como asegurar la existencia del respectivo consecutivo que brinda cada programa informático. 7.2 Identificación de registros Actividad Responsable Registro 1. Elabora los registros necesarios para la documentación del proceso, y solicita al Especialista en Estrategia y Evaluación de la DGEE los códigos de documento según lo establecido en el AG- PO-01 Procedimiento para el control de documentos del sistema de gestión de calidad. En este caso el segundo segmento del código será RE referido a los registros y se debe mantener el consecutivo que se lleve para cada área. de elaborar el documento Versión 2 04 de julio de 2014 p.3/14

4 2. Define el campo o espacio en cada registro elaborado, donde se mostrará el consecutivo por el cual se controla la utilización sucesiva del registro, e indicará en el instructivo de llenado respectivo (en caso que exista), si ese consecutivo tendrá alguna codificación especial y la forma en que se asigna. 3. En caso que un registro o grupo de registros posea elementos con criterio técnico o que no sean de conocimiento común al para completarlo, deberá desarrollar bajo recomendación y guía del Especialista en Estrategia y Evaluación de la DGEE el respectivo instructivo según lo establecido en el AG-IN-01 Instructivo para la elaboración de documentos del sistema de gestión de calidad. 4. En el caso de los registros electrónicos, sean formularios o plantillas que se han completado digitalmente, la identificación propia de cada registro que ha sido llenado, la realizará automáticamente el respectivo programa informático, de acuerdo a los parámetros internos con los que fue programado. de elaborar el documento de elaborar el documento Dirección Tecnologías de Información 7.3 Almacenamiento de registros Actividad Responsable Registro 1. En el caso de los registros que permanecen en cada una de las áreas, se debe hacer uso de los Archivos de localizados en ellas, y que están bajo la custodia de la persona designada por la jefatura del área. 2. Cuando recibe los documentos a almacenar en el Archivo de, los clasifica según tipo documental y los coloca en cajas identificadas con las siglas de la dependencia, el año respectivo, el tipo documental y el consecutivo que corresponda. También actualiza el formulario GD-RE-01 Boleta de Inventario Documental de Archivo de (Anexo 1). 3. En el caso de los documentos que están destinados para el Archivo Central, son recibidos y registrados en el listado GD-RE- 06 Lista de remisión de documentos para Archivo Central (Anexo 8), los coloca en cajas identificadas numéricamente con las siglas de la dependencia, el año respectivo y el consecutivo que corresponda, y actualiza el formulario GD-RE-02 Boleta de Inventario Documental de Archivo Central (Anexo 2). 4. En el caso de los registros físicos internos que una vez tramitados sea necesario digitalizarlos, realiza el registro del SAU para el envío de los registros a los representantes de la empresa contratada para tal efecto. Para esto imprime el AG-RE-04 Comprobante de correspondencia enviada (Anexo 3), el cual es entregado al mensajero interno. Funcionario designada para el Archivo Central GD-RE-01 Boleta de Inventario Documental de Archivo de GD-RE-06 Lista de remisión GD-RE-02 Boleta de Inventario Documental de Archivo Central AG-RE-04 Comprobante de correspondencia enviada Versión 2 04 de julio de 2014 p.4/14

5 5. Agrega los registros digitalizados en la carpeta compartida en el servidor, que corresponde al proceso o expediente específico, e indica los metadatos para su búsqueda, asegurando que ésta sea sencilla. Verifica periódicamente que los registros estén almacenados en las carpetas correctas. En caso que en la revisión periódica se detecten problemas de calidad de la imagen, puede solicitar que se haga una nueva digitalización. 6. En el caso de los registros que se han completado electrónicamente en alguno de los programas informáticos de la institución y que no haya sido impreso, la información se almacena en la base de datos respectiva, de manera que puede ser consultada vía consultas predeterminadas en el mismo programa informático o solicitando a la Dirección de Tecnologías de Información (DTI), el acceso a la información almacenada en la base de datos. Empresa contratada para digitalización la Dirección Tecnologías de Información 7.4 Protección de registros Actividad Responsable Registro 1. En el caso de los registros físicos, vela por la aplicación del Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos en sus artículos del 66 al 78; además de la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos (Sección 3) emitida por la Dirección General del Archivo Nacional. En caso que identifique el incumplimiento de alguna de estas regulaciones comunica por medio de un correo electrónico a la jefatura para que se tomen las medidas respectivas y se realicen las correcciones y modificaciones necesarias. 2. El acceso a los Archivos de ubicados en las áreas, debe ser autorizado y controlado únicamente por la persona designada por la jefatura del área, de manera que se eviten inconsistencias y se garantice el orden para su recuperación cuando sea necesaria. En el caso del Archivo Central, es responsabilidad de los funcionarios del, velar porque el acceso a esta área sea restringido, de manera que para las consultas sean únicamente estos funcionarios quienes puedan acceder a los depósitos de almacenamiento de documentos. 3. Los espacios de los Archivos de y el Archivo Central deben estar bajo llave. Estas llaves deben estar bajo custodia del Jefe del área y/o la persona designada. En el caso del Archivo Central las llaves estarán bajo control de la jefatura del y los funcionarios que ésta designe para tal efecto. Ambos están disponibles para consultas de los funcionarios, siempre que se cumpla con lo establecido en el punto anterior. Jefatura del 4. Al finalizar su labor diaria toma la documentación pendiente de Versión 2 04 de julio de 2014 p.5/14

6 trámite que tiene en su puesto de trabajo, y la ubica dentro de la estantería móvil o espacio en su lugar de trabajo destinado a la custodia de la documentación, de manera que se tenga acceso a ella hasta el día siguiente para continuar con el respectivo registro y almacenamiento en el Archivo de o Archivo Central según corresponda. 5. En el caso de los registros que han sido digitalizados, el almacenamiento se realiza en carpetas compartidas, que han sido solicitadas por el usuario a la Dirección de Tecnologías de Información (DTI). La protección de estos registros se lleva a cabo mediante el otorgamiento de permisos de acceso a las personas autorizadas, así como la inclusión de carpetas en el rol de respaldos que realiza la Dirección de Tecnologías de Información (DTI). El usuario puede solicitar agregar accesos a más usuarios y la inclusión de la carpeta en dicho rol por medio de una solicitud en el sistema SAS, indicando la frecuencia de respaldo requerida. La Dirección de Tecnologías de Información (DTI) realizará revisiones periódicas como contingencia donde verifica que los respaldos existen y están siendo actualizados. Dirección de Tecnologías de Información 7.5 Recuperación de registros Actividad Responsable Registro 1. Para los registros que se encuentren almacenados en los Archivos de o Archivo Central, se puede conocer la ubicación de un grupo de registros específicos, para su recuperación y/o consulta, en los registros donde se mantienen los inventarios documentales: GD-RE-01 Boleta de Inventario Documental de Archivo de (Anexo 1) y GD-RE-02 Boleta de Inventario Documental de Archivo Central (Anexo 2). 2. En el caso de los registros en soporte físico del Archivo Central, recibe la solicitud de la persona usuaria externa o funcionario sobre cualquier necesidad de información relacionada con los registros almacenados en este depósito. 3. Realiza la búsqueda en el registro GD-RE-02 Inventario documental del Archivo Central (Anexo 2), para determinar la ubicación del documento. Una vez que conoce la ubicación, lo extrae del depósito físico respectivo. 4. La solicitud de préstamo puede ser realizada por usuarios externos o funcionarios, en ambos casos completa la plantilla GD- RE-03 Préstamo de documentos (FONDOC) en el sistema FONDOC, para el control del préstamo y devolución de la documentación extraída para consulta. 5. Solicita a la persona usuaria externa o funcionaria, la firma del registro GD-RE-04 Bitácora préstamo de documentos en sala (Anexo 5) y le facilita la información para consulta en sala. En el momento que el usuario externo o funcionario devuelve la documentación solicitada firma la bitácora en el campo respectivo. designada en designada en designada en designada en designada en GD-RE-03 Préstamo de documentos (FONDOC) GD-RE-04 Bitácora de préstamo de documentos 6. El funcionario del designado para facilitar los documentos GD-RE-04 Versión 2 04 de julio de 2014 p.6/14

7 a los usuarios externos, debe asegurarse que el documento sea devuelto antes del cierre de la jornada laboral, mediante la revisión del registro GD-RE-04 Bitácora préstamo de documentos (Anexo 5). En el caso de los documentos facilitados a funcionarios, se controla el tiempo de préstamo mediante el sistema FONDOC, que genera avisos al correo electrónico al cerrar cada mes. 7. En el caso de los registros digitales que se encuentren almacenados en carpetas compartidas solicitadas por usuarios, se pueden recuperar accediendo desde la computadora personal a dichas carpetas, para los funcionarios que cuenten con los permisos asignados por quien administra la carpeta compartida. 8. En el caso de los registros que se encuentren digitalizados en el sistema de digitalización de la institución, recibe la solicitud de la persona usuaria externa o funcionaria y brinda la asesoría en la utilización de los instructivos Manual de Usuario Sistema de consultas de expedientes digitalizados para funcionarios de la ARESEP y Manual de usuarios Sistema de consulta de expedientes digitalizados para usuarios externos. designada en permisos acceso carpetas con de a designada en Bitácora préstamo de documentos 7.6 Tiempo de retención de registros Actividad Responsable Registro 1. Solicita a la jefatura de cada una de las áreas, que complete la GD-ES-01 Tabla de plazos de conservación de documentos físicos y electrónicos (Anexo 6). 2. Completa la GD-ES-01 Tabla de plazos de conservación de documentos físicos y electrónicos (Anexo 6) y la envía al Departamento de Documental () mediante un oficio de correspondencia interna dentro del plazo establecido en la comunicación inicial de la jefatura del. 3. Recibe la información, verifica que esté completa, hace la consolidación de las distintas tablas en una tabla principal, la envía al Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos (CISED) para su aprobación, que debe proceder según el DE-IN- 01 Instructivo para la elaboración la tabla de plazos de conservación de documentos. En caso contrario solicita las correcciones al área correspondiente y procede con lo establecido. Jefatura Jefatura área Jefatura del del del Oficio solicitud de tabla de plazos conservación Oficio respuesta de tabla de plazos conservación 4. Envía los plazos aprobados por el Comité al Archivo Nacional, de quien recibe la aprobación y lo comunica mediante oficios de correspondencia interna a todas las jefaturas de la ARESEP. Jefatura del Oficio tabla de plazos de conservación aprobados 7.7 Disposición de registros Versión 2 04 de julio de 2014 p.7/14

8 Actividad Responsable Registro 1. Realiza la separación de los documentos, que ya cumplieron la vigencia administrativa y legal, de acuerdo a la GD-ES-01 Tabla de plazos de conservación de documentos físicos y digitales (Anexo 6). Esta separación debe realizarse durante el primer trimestre de cada año tanto en el Archivo Central como en los Archivos de. 2. Realiza una revisión aleatoria de varios grupos de los documentos y registros que serán enviados al Archivo Central o al Archivo Nacional, para corroborar que realmente todos deben ser eliminados o conservados debido al cumplimiento del tiempo de retención respectivo. En caso que encuentre una o varias inconsistencias analiza si hay algún patrón para detectar tales desviaciones y en caso de ser necesario procede a la revisión documento por documento y realiza las correcciones necesarias. 3. Notifica en el caso de los Archivos de mediante un oficio dirigido a la Jefatura del Departamento de Documental (), el envío de los documentos a eliminar y los que deben ser enviados al Archivo Nacional. 4. Revisa la solicitud de eliminación, si se encuentran inconsistencias se le informa a la jefatura del para generar el oficio de respuesta correspondiente. En el caso de los que se remiten al Archivo Nacional, realiza el trámite de envío. 5. En el caso de los documentos en soporte físico que serán eliminados, realiza la medición en metros lineales para programar la actividad de eliminación documental del año respectivo. 6. Completa el registro GD-RE-05 Acta de eliminación documental (Anexo 7) con el detalle de la información solicitada, lo firma y solicita la aprobación de la jefatura del. 7. Elimina los registros, hasta convertirlos en material no legible, para los registros físicos. En el caso de los archivos digitalizados en el sistema de digitalización, elimina los documentos uno a uno, mediante las herramientas de eliminación que posee el sistema, asegurando que incluso los respaldos sean eliminados. Para el caso de los documentos electrónicos con firma digital, la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) solicita el visto bueno de la jefatura de mediante un oficio para la eliminación periódica de los documentos almacenados en los servidores de la institución. Jefatura del Jefatura del DTI Oficio de envío documentos al Oficio de respuesta eliminación de documentos Versión 2 04 de julio de 2014 p.8/14

9 8. Control de cambios Fecha Apartado Descripción Justificación 9. Aprobaciones Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Firma / Fecha Melissa Díaz Valverde Jefe Documental Firma / Fecha Paolo Varela Especialista en Estrategia y Evaluación Firma / Fecha Guisella Chaves Directora Estrategia y Evaluación Firma / Fecha Dennis Meléndez Regulador General Firma / Fecha Ricardo Matarrita Director General de Estrategia y Evaluación Versión 2 04 de julio de 2014 p.9/14

10 10. Anexos Anexo 1: GD-RE-01 Boleta de Inventario Documental de Archivo de Anexo 2: GD-RE-02 Boleta de Inventario Documental de Archivo Central Versión 2 04 de julio de 2014 p.10/14

11 Anexo 3: AG-RE-04 Comprobante de correspondencia enviada Versión 2 04 de julio de 2014 p.11/14

12 Anexo 4: GD-RE-03 Préstamo de documentos (FONDOC) Anexo 5: GD-RE-04 Bitácora de préstamo de documentos Versión 2 04 de julio de 2014 p.12/14

13 Anexo 6: GD-ES-01 Tabla de plazos de conservación de documentos Anexo 7: GD-RE-05 Acta de eliminación de documentos Versión 2 04 de julio de 2014 p.13/14

14 Anexo 8: GD-RE-06 Lista de remisión de documentos para Archivo Central Versión 2 04 de julio de 2014 p.14/14