Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministerio de Cultura de España Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica Fundación Pro-Rescate de Documentos Nº de Formulario: 10 Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. INFORMACIÓN GENERAL (*) Campos Obligatorios DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nombre del Archivo: Archivo Central e Información de la Municipalidad de Escazú Formas Excluídas: Nombre Paralelo: (*) Acrónimo del Archivo: CR-MUESCA-AC DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Geográfica: X Iberoamérica (*) País: Costa Rica (*) CCAA / 1 División Territorial: Provincia de: X San José Provincia / 2 División Territorial (Cantón): Escazú (*) Municipio (Distrito): San Miguel Núcleo de Población Menor: 1

2 Calle: Costado norte del parque central de Escazú Código Postal: Escazú, San José Costa Rica DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Correo electrónico: Teléfono(s): Fax: DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Horario de Apertura: L-V 7:30 a 4:00 p.m. Horario de Cierre: Sábados, domingos y feriados Horas semanales de apertura: 40 X Aceso Libre DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellidos: Hidalgo / Jimémez Nombre: María de los Angeles Cargo: Encargada de Archivo Central Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 09/06/1995 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: X Público Tipo de Archivo: 2

3 X Archivo Municipal Gestionado por: X Administración Autonómica / territorial (*) Según el Ciclo Vital: X Archivo Central DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Historia del Archivo: La labor de resguardo, conservación y mantenimiento del acervo documental se dio desde la creación del Ayuntamiento, el 30 de julio de 1820, ya que los primeros concejales dieron protección y cuidado a sus actas, pudiendo encontrarse estos documentos dentro de los valores históricos más preciados en este Ayuntamiento. Esta iniciativa, muy loable y extraña para la época, se mantuvo por poco tiempo dando paso a la pérdida de documentos hasta los años 70 en que se retoman estos procedimientos de conservación, aunque de manera empírica. La administración de entonces decide conservar los documentos, depositándolos en cajas y bolsas en la bodega general. Esta situación se mantiene durante un largo período hasta que, como resultado de la aprobación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 del 24 de octubre de 1990, en 1992 se crea y ocupa la plaza de Encargado de Archivo. Durante este período se llevó a cabo, entre otras cosas, la elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos, herramienta que vino a dar un giro total en el quehacer del archivo, definiendo los plazos de conservación para cada documento recibido y generado por la municipalidad. De 1994 a 1996 la unidad del archivo se mantuvo acéfala debido a la renuncia del ocupante y a la imposibilidad en ese momento de sustituirle, sin embargo los procedimientos claros de archivo se mantuvieron entre la mayoría del personal lo que evitó un caos en el manejo de la información. A partir de 1996 y hasta la actualidad el puesto de Encargado del Archivo está de nuevo ocupado, y en estos años los resultados han sido fructíferos, debido al sólido apoyo del Concejo Municipal del Alcalde Municipal y de la administración en general. Entre los logros alcanzados se pueden citar: -Dotación de espacio físico -Aprobación del reglamento del Archivo Central (Gaceta #53 del 14 de marzo e 1996) -Talleres a los encargados del archivo de gestión -Charlas sobre la Ley del Sistema Nacional de Archivos en los aspectos de mayor interés para la administración y sobre técnicas de clasificación y ordenación documental. -Campañas en pro de la conservación de documentos, por medio de circulares y mensajes cortos -Plazos de recepción de documentos a fin de maximizar el recurso humano y material disponible -Apoyo a procesos administrativos como la Unidad de Correspondencia e Información y la Mensajería -El Archivo contribuye a la administración en el cumplimiento de la Ley Nº 8220 (Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos) creándose el Archivo de 3

4 Gestión Centralizado donde se conforman expedientes de finca, el cual se encuentra en la planta baja del quiosco en el parque central de Escazú. -Coordina con el trabajo comunal en labores archivísticas dirigidas de 18 estudiantes del Liceo de Escazú y de 7 estudiantes del programa de becas de la iglesia de San Miguel de Escazú. -Participación del Archivo en actividades culturales, donde se exponen documentos históricos Fundación del Archivo: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): 08/03/1996 Norma de Fundación (Día / Mes / Año): No tiene Supresión del Archivo Fecha de Supresión: / / Norma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edificio: El Archivo Central es de block, cemento, gypsum, ubicado en la planta baja, en el edificio principal de la institución. Además cuenta con un Archivo de Gestión Centralizado ubicado en la planta baja del quiosco en el parque central de Escazú. Ambos cuentan con estantería metálica, muebles modulares, aire acondicionado, deshumificadores, detectores de humo, equipos de computo, impresoras, fotocopiadora; y tienen las áreas administrativa, depósito y de consulta. Metros Cuadrados de Depósito: 125 (*) Metros lineales de estantería: 335 (*) Número de puestos de sala: 4 Facilidades para discapacitados: X No DOCUMENTACIÓN (*) Metros lineales de documentos: 251 GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: Guía del Archivo Central 4

5 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: (Adjuntar el organigrama institucional) 5

6 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Taller de restauración: X No REPRODUCCIÓN. Servicios de reproducción documental X No Servicios de fotocopias X No Servicios de fotografías X No Servicios de microformas X No Servicios de reproducciones digitales X No BIBLIOTECA Biblioteca auxiliar X No (se cuenta con material de apoyo con libros de archivística.) Nº de monografías: Nº de Títulos de publicaciones periódicas: INFORMATIZACIÓN Funciones informatizadas: X Sí Gestión de usuarios: X No Descripción de fondos X Si Lenguajes Documentales X Sí Otra información: 6

7 Se utiliza winisis, e-power administración del expediente electrónico y expedientes concurrentes. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación Denominación de la agrupación: Orgánico Agrupación Superior: Municipalidad de Escazú CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 19/02/08 Datos del informante: Apellidos: Hidalgo / Jiménez Nombre: María de los Ángeles Cargo: Encargada de Archivo Central FUENTE EMPLEADA: Entrevista realizada por Penélope Sánchez. OBSERVACIONES: La comunicación al Archivo de Gestión Centralizado es por fibra óptica. Además se cuenta con un área de digitalización llamada Archivo Digital en la cual se da el proceso de scanneo y digitalización de documentos. 7

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