Coordinación del Archivo Institucional INFORME DE AVANCES EN EL CUMPLIMIENTO DE ARCHIVOS ENERO DICIEMBRE 2013

Transcripción

1 Coordinación del Archivo Institucional INFORME DE AVANCES EN EL CUMPLIMIENTO DE ARCHIVOS ENERO DICIEMBRE 2013 ENERO JUNIO 2014

2 INFORME DE AVANCES EN EL CUMPLIMIENTO DE ARCHIVOS ENERO DICIEMBRE 2013 Primer trimestre 2013: Rescate para catalogación información de estimaciones de obra pública tanto de recursos fiscales como de CONACYT que se encontraba en cajas en el almacén de la Dirección Administrativa. Organización (limpieza, eliminación de copias, notas y duplicados y elaboración y colocación de identificación) del material contable siguiente: Tipo documental Años No de expedientes Proyectos de Recursos Terceros (pólizas de , ingresos-diarios-egresos) Proyectos de Recursos Terceros con cuenta única (pólizas de ingresos-diariosegresos) Proyectos de Recursos Propios (pólizas de ingresos-diarios-egresos)* T o t a l d e e x p e d i e n t e s 347 Recopilación de información relativa a la creación de la Institución, manuales de organización, así como de normatividad que rige a la dependencia con la finalidad de conocer más a fondo las funciones del CICY e iniciar con la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y del Catálogo de Disposición Documental, tal y como lo señala la Ley Federal de Archivos, DOF del 23 de enero de 2012 en el artículo 19. Con ayuda de un especialista, se aplicó un cuestionario a los titulares de las unidades administrativas, para determinar el nivel de conocimientos generales que tienen en archivos, transparencia y rendición de cuentas. Segundo trimestre 2013: Organización (limpieza, eliminación de copias, notas y duplicados) el material contable siguiente: Recibos de donación Facturas serie A Facturas Recibos de caja T o t a l d e e x p e d i e n t e s 31 Rescate de información de estimaciones de obra pública en el área de la Coordinación de Archivo, y su identificación y agrupación por obra. Rescate y limpieza de planos (dibujos de proyectos de obra pública). Organización, identificación y resguardo de 429 planos en los grupos de obra identificados. Identificación, eliminación de copias y costura del material contable siguientes:

3 Facturas Recibos de ministración Recibos de donación (cancelados) -- 3 T o t a l d e e x p e d i e n t e s 19 Rescate de facturas de activos y estimaciones de obra pública durante el proceso de revisión y depurado de los expedientes de pólizas. Creación del inventario de cada tipo documental simultáneo a la organización de los expedientes. Tercer trimestre 2013: Traslado de 1,072 carpetas leford y 7 cajas con documentación contable a una nueva área asignada al archivo, la cual cuenta con las condiciones mínimas adecuadas para resguardar información documental susceptible de eliminar. Organización interna de los expedientes de obra púbica identificados en mayo. Organización de 68 expedientes contables de Recursos Propios (pólizas de Diarios, Ingresos, Egresos), a los cuales se les extrajo las estimaciones de obra que se están concentrando por obra, así como las facturas de inversión de activos fijos. Esta documentación fue registrada en el inventario correspondiente. Expedientes de Recursos Propios T o t a l d e e x p e d i e n t e s 68 Impartición por parte de la empresa Infoestrategica del curso Sensibilización para la Creación del Sistema de Administración de Archivos del CICY y levantamiento de información relacionada con cada Dirección, Departamento y Área del CICY que tiene en resguardo información. Traslado del repositorio 2 al 1 el material documental siguiente: Expedientes de pólizas de diarios-ingresos Expedientes de pólizas de egresos T o t a l d e e x p e d i e n t e s 887 Traslado del siguiente material documental sin organizar al repositorio 2, con la finalidad de hacer espacio en el Departamento de Contabilidad: Expedientes de pólizas de diario-ingreso Expedientes de pólizas de egresos Expedientes de Recursos CONACYT 192 T o t a l d e e x p e d i e n t e s 522 Con el mismo objetivo, traslado al repositorio 1 de 22 cajas de recibos de nómina del Departamento de Recursos Humanos correspondientes a los años 2006 al 2010.

4 Organización y traslado del repositorio 1 al repositorio 3, de 73 expedientes de tipo documental del área del Almacén, correspondientes a pedidos de los años 2006 al Rescate y organización de 26 cajas con carpetas leford ubicadas en las bodegas de Patrimonio. Este rescate se ubicó en el repositorio 3, quedando registrado de la forma siguiente: Expedientes de Pedidos T o t a l d e e x p e d i e n t e s 118 Traslado de 12 cajas sin organizar del área de Patrimonio que contienen expedientes de Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles. Integración de 119 pólizas de diarios, ingresos y egresos a expedientes de Recursos CONACYT, Terceros y Fiscales correspondientes a los años de 1997 a Cuarto Trimestre 2013: Incorporación de pólizas que no fueron archivadas en su momento a los expedientes correspondientes del Departamento de Contabilidad y verificación de los inventarios contra los expedientes contables siguientes: Expedientes de pólizas de egresos México de recursos fiscales Expedientes de pólizas de Diarios-Ingresos de recursos fiscales Expedientes de pólizas de Diarios-Ingresos- Egresos de 147 proyectos CONACYT 335 T o t a l d e e x p e d i e n t e s 708 Continuación del trabajo conjunto con la empresa Infoestratégica en el análisis de las entrevistas para la actualización de los Instrumentos de Control. Foliación de 39 expedientes de pólizas de Diarios-Ingresos-Egresos de documentación contable de recursos fiscales de 2000, traslado al repositorio 3 y registro en el inventario de baja documental. Inicio de la captura de 7 inventarios que contienen en total 2,224 expedientes en una plantilla de Excel proporcionada por la empresa Infoestratégica, con la finalidad de registrar los inventarios generales de la documentación del Centro en el Sistema de Archivos.

5 INFORME DE AVANCES EN EL CUMPLIMIENTO DE ARCHIVOS ENERO JUNIO 2014 Primer trimestre 2014: Debido a que durante el 2013 se transfirió al repositorio 3 documentación que ya no cuenta con valores primarios y secundarios y que por lo tanto es susceptible de baja documental, durante el mes de enero de 2014, se reacomodaron los expedientes siguientes: Los movimientos realizados del repositorio 2 al 1 son: Tipología documental Años No. de expedientes Pólizas de egresos Pólizas de egresos Pólizas de egresos Pólizas de ingresos y diarios Pólizas de ingresos y diarios Pólizas de ingreso y diarios Pliego de viáticos Pliego de viáticos Total de expedientes 538 Reubicación dentro del repositorio 2 de los expedientes siguientes: Tipología documental No. de expedientes Proyectos CONACYT (pólizas de diarios-ingresos-egresos) 85 Proyectos CONACYT cuenta 1811 (pólizas de diarios-ingresosegresos) 21 Proyectos de CONACYT cuenta varios (pólizas de diarios-ingresosegresos) 20 Proyectos de Recursos Propios (pólizas de diarios-ingresosegresos) 179 Total de expedientes 305 La información del cuadro anterior se registro en la plantilla de Excel para subirla al Sistema de Administración de los Recursos de la Información (SARIP). En este trimestre se realizó la revisión, corrección y actualización de la información que la empresa Infoestratégica realizó en el mes de diciembre correspondiente a las plantillas de inventarios para el Sistema de Administración de los Recursos de la Información (SARIP). La información actualizada es: Tipología documental Años No. de expedientes Inventario de baja documental de Pólizas de Diarios e Ingresos Inventario de baja documental de Pólizas de Egresos Inventario de concentración de pólizas de Diarios e Ingresos Inventario de concentración de Pólizas de Egresos Inventario de Adquisiciones Inventario del Departamento de

6 Adquisiciones Inventario del Departamento de Adquisiciones Total de expedientes 2,334 Acomodo de los expedientes de Proyectos CONACYT que Infoestratégica utilizó en diciembre pasado para registrar los expedientes en su plantilla de Excel. Además se inició con la limpieza y depuración de las Pólizas de Diarios, Egresos e Ingresos de 5 expedientes de proyectos CONACYT a partir del año Se analizó el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental recibidos de la empresa Infoestrategica con la finalidad de homologarlos con los de los Centros del grupo de Ciencias Exactas y Naturales del Sector Ciencia y Tecnología. Para realizar esta actividad, el Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal (COTECAEF) nombro al señor César Bollo Jiménez, responsable del archivo de concentración del INFOTEC, como asesor del grupo de Ciencias Exactas y Naturales. Durante el trimestre, a través de videoconferencias grupales se recibieron cuatro asesorías por parte del señor César Bollo Jiménez. El primer resultado de estas asesorías fue la elaboración y envío para dictamen al Archivo General de la Nación el 27 de febrero de los instrumentos de control. Posteriormente se continuó trabajando con el grupo en asesorías en materia de archivos. Se inició y concluyó la impresión, corte, enmicado e imantado de etiquetas de ubicación topográfica de 3 repositorios, 4 zonas, 93 anaqueles y 585 charolas que conforman los anaqueles donde se resguarda la información de las diferentes Unidades Administrativas de la Institución. Se realizaron los indicadores de Archivos en el marco del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno solicitado por la Secretaría de la Función Pública. Se continuó con la limpieza y depuración de las Pólizas de Diarios, Egresos e Ingresos de 8 expedientes de proyectos CONACYT a partir del año Simultáneamente, se registraron los datos de los expedientes organizados en un inventario. Se aplicaron entrevistas a las Unidades Administrativas siguientes para analizar las actividades y funciones del personal de cada área y, por ende, detectar los documentos que generan. Con la información recabada, se inició el llenado de las fichas de valoración, las cuales servirán de soporte para el documento Catálogo de Disposición Documental Departamentos de Contabilidad. - Departamento de Recursos Humanos. - Unidad de Materiales - Área de Tesorería - Área de Patrimonio En este período se brindo el servicio de consulta, consistente en búsqueda de documentos y expedientes para los Departamentos de Recursos Humanos, Contabilidad, Tesorería y Patrimonio. Segundo trimestre 2014: En este trimestre se continuó con el proceso de entrevistas en las Unidades Administrativas siguientes y registro de la información en las fichas de valoración: - Departamento de Servicios Generales y sus Áreas (Conmutador, Viáticos, Mantenimiento y Seguridad e Higiene).

7 - Departamento de Control Presupuestal. - Residencia de Supervisión de Obra Pública. - Laboratorio de Metrología. - Área de Educación Continua. - Área de Comunicación Institucional y sus sub áreas (Producción Editorial e Imagen Institucional). - Laboratorio de GEMBIO. - Área de Microscopio Electrónico de Barrido. - Dirección de Vinculación y sus tres áreas (Oficina para la Protección de la Propiedad Intelectual, Oficina de Transferencia de Tecnología y Vinculación Social y Ambiental). - Dirección Administrativa (área de Transparencia y Acceso a la Información). - Biblioteca - Departamento de Adquisiciones - Unidad de Bioquímica y Biología Molecular de Plantas. - Unidad de Biotecnología. - Unidad de Recursos Naturales. - Unidad de Energía Renovable. - Unidad de Materiales. - Dirección de Planeación y Gestión. - Dirección General. Se continuó con la limpieza y depuración de 3 expedientes de pólizas de Diarios, Egresos e Ingresos de recursos CONACYT de 2007 y 36 expedientes de 2009 y se complementó el inventario de Proyectos CONACYT. En cuanto al servicio de consulta se brindo servicio a: - Departamento de Recursos Humanos sobre personal de baja, para la búsqueda de diferentes expedientes de documentación fiscal de los proyectos CONACYT y de expedientes de personal. - Departamento de Control Presupuestal. En este período el Departamento de Control Presupuestal realizó una transferencia primaria de 14 expedientes de proyectos CONACYT. Revisión, corrección y actualización de las plantillas que se cargarán electrónicamente al SARIP, y en la creación de los inventarios pertenecientes a los Departamentos de Contabilidad, el Área de Tesorería y el Departamento de Adquisiciones. Estas se muestran a continuación: Tipología documental Años No. De expedientes Facturas Facturas serie B S/F 4 Recibos de donación Recibos serie A Recibos de caja Recibos de caja serie A Inventario de Compras de Importación Inventario de Compras de Importación Inventarios del Departamento de Adquisiciones Proyectos CONACYT (pólizas de diarios-ingresosegresos) Total de expedientes 1001 Se realizó una reunión, vía videoconferencia, en materia de archivos, con el grupo de Ciencias Exactas y Naturales del Sector Ciencia y Tecnología.