GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO EN COORDINACION CON LA SECRETARIA DE LA CONTRALORÍA A ORGANIZAN LA REUNION:

Transcripción

1 GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO EL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO EN COORDINACION CON LA SECRETARIA DE LA CONTRALORÍA A ORGANIZAN LA REUNION: CRITERIOS PARA LA ACTUALIZACIÓN N Y CAPTURA DE LA INFORMACIÓN N HACIA EL SISTEMA DE ENTREGA RECEPCIÓN OBJETIVO: UNIFICAR CRITERIOS NORMATIVOS EN CUANTO A LA INCORPORACIÓN N DE LA INFORMACIÓN N HACIA EL SISTEMA DE ENTREGA RECEPCIÓN N (SENTRE) OFICIALIZÁNDOSE COMO BASE DE DATOS ÚNICO PARA EL MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN N PRODUCIDA Y RECIBIDA POR LAS OFICINAS DE LA ADMINISTRACIÓN N PUBLICA ESTATAL.

2 ASUNTOS A TRATAR PRESENTACIÓN N DEL ANEXO 34 DEL SENTRE MANEJO TÉCNICO T DEL SISTEMA CAPTURA DE LA INFORMACIÓN REPORTES DE IMPRESIÓN CRITERIOS ARCHIVÍSTICOS CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACION APLICACIÓN N DE LA TABLA DE TEMPORALIDADES ORGANIZACIÓN N Y CLASIFICACIÓN N DE LOS EXPEDIENTES PARA SU CAPTURA ACTUALIZACIÓN N DE LA INFORMACIÓN INCORPORACIÓN N DE EXPEDIENTES DE NUEVA CREACIÓN N HACIA EL SISTEMA TRANSFERENCIA HACIA LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN, N, LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS O BAJAS DOCUMENTALES TRANSFERENCIAS HACIA OTRAS ÁREAS U OTRAS DEPENDENCIAS

3 CRITERIOS PARA ESTABLECER LOS TIPOS DE ARCHIVO EN EL QUE SE UBICAN LOS EXPEDIENTES DE ACUERDO A SU CICLO DE VIDA. a).- Archivo de Trámite (T).- Estos Archivos resguardarán los expedientes activos o vigentes. (Son aquellos expedientes que se encuentran en uso cotidiano dentro de las oficinas los cuales el asunto que trata se encuentra vigente) b).- Archivo de Concentración (C).- Estos archivos resguardarán los expedientes semiactivos, en el cual los asuntos que tratan han sido cerrados o concluidos (son aquellos expedientes que en prevención a derechos y obligaciones son resguardados un tiempo determinado y vencido el plazo deberán de ser dados de baja o transferidos a los archivos históricos) c).- Archivo Histórico (H).- Estos archivos resguardarán los expedientes con valor histórico de las instituciones

4 CRITERIOS NORMATIVOS PARA LA INTEGRACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES Integración de Expedientes 1.-Incorporar en el fólder de manera cronológica los documentos que formaran el expediente (ubicando primero aquellos documentos que tengan mayor antigüedad) 2.- Registrar el nombre del expediente en el fólder, de tal forma que este proporcione una idea del asunto que trata. 3.- Registrar en el fólder la clave del expediente utilizando las siglas de la Dependencia, la dirección y el departamento según corresponda de acuerdo a la estructura orgánica de la Dependencia anexándole el número del expediente y el año de creación. Ejemplo. OM.- Oficialia Mayor DGA.- Dirección General de Administración DRH.- Dirección de Recursos Humanos DP.- Departamento de Prestaciones OM/DGA/DRH/DP/No. Exp. /año de creación del expediente

5 Para la asignación del número del expediente podrá utilizarse la metodología de ordenación numérica o alfanumérica. OM/DGA/DRH/0001/2006 OM/DGA/DRH/A-001/ Ubicar el expediente en el lugar físico donde será resguardado de acuerdo al orden que el área lo considere.

6 ASPECTOS QUE DEBERÁN CONSIDERARSE PARA LA CAPTURA DE LA INFORMACIÓN HACIA EL SISTEMA DE ENTREGA RECEPCIÓN (ANEXO 34) Que los expedientes estén debidamente ordenados Que tengan sus nomenclaturas correspondientes Que esté identificado el carácter o valor de cada uno de los expedientes o de su tipología (carácter administrativo, carácter legal, y el carácter fiscal o contable) Que se identifique si el expediente es publico, reservado o confidencial Cuando los expedientes son de archivo de trámite se deben de llenar las columnas siguientes: 1.- Clave del expediente 2.- Nombre del expediente 3.- Año de creación del expediente 4.- Ubicación física del expediente 5.- Carácter del expediente (A, L, F) 6.- Clasificación de la información contenida en el expediente, si es publico reservado o confidencial

7 Cuando los expedientes son de archivo de concentración se deben complementar las siguientes columnas: 1.- Periodo (de que año a que año es la información contenida en el expediente) 2.-Tiempo de conservación (tiempos máximos: A=8ños, F=10años, L=12años pudiendo reducirse estos tiempos si la documentación se refiere a fotocopias) 3.- Numero de legajos (si la documentación es de una sola tipología) 4.- Numero de hojas (se deben foliar principalmente los de 2004 y 2005 que van a ser transferidos hacia los archivos de concentración 5.- Preservación 6.- Ubicación topográfica 7.- Numero de caja en donde se encuentran los expedientes Cuando los expedientes son para requerimiento de baja únicamente se le asigna la letra (B) en la columna respectiva (son aquellos expedientes que ya vencieron los tiempos señalados para su guarda precautoria) Cuando los expedientes son para preservación de manera definitiva únicamente se le asigna la letra (H) en la columna respectiva

8 VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES ADMINISTRATIVOS Actividades rutinarias documentales de la institución FISCALES Registro de relaciones con la Hacienda Pública LEGALES Registro de trámites jurídicos Oficios administrativos; personal, oficinas, memoranda, trámites relacionados con, proyectos, planes, presupuestos contabilidad. Impuestos, ventas, finanzas, contabilidad, estados financieros, crédito hipotecarios, manifestación de bienes. Propiedad, laborales, escrituras, bienes, leyes, decretos, acuerdos, convenios etc

9 VALORES SECUNDARIOS DOCUMENTALES EVIDENCIALES Revelan origen, organización y desarrollo de los organismos públicosp blicos. TESTIMONIALES Testimonian la evolución y cambios más trascendentes que desde el punto de vista legal sufre la institución. INFORMATIVOS Revelan fenómenos sociales o institucionales Cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo, funcionamiento de oficinas. Documentos sobre economía, política interna, investigación científica, estadística, programas, registros, etc.. Directrices, políticas, programas,proyectos, etc.. Expedientes de funcionarios organigramas, correspondencia relevante, decisiones, acuerdos legales y operativos del organismo reglamentos internos etc..