Principios Archivísticos. DEFINICIONES Y SIGNIFICADOS Jorge Yépez

Transcripción

1 Principios Archivísticos DEFINICIONES Y SIGNIFICADOS Jorge Yépez

2 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Personas y familias; Para la administración y gestión institucional; El Estado y el desarrollo socioeconómico; La comunidad; El fomento de la cultura y la identidad nacional; 2

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4 LA ADMINISTRACION Y GESTION INSTITUCIONAL Expresa el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Memoria institucional. Toda empresa recurre a los documentos como: antecedentes; verificar cumplimiento de procesos y trámites; proyectos cumplidos o pendientes; llevar a cabo investigaciones; tomar decisiones; demandas de orden legal, administrativo, fiscal o ciudadano, es decir contribuye a la eficiencia administrativa. 4

5 ESTADO Y DESARROLLO SOCIOECONOMICO Los archivos son fundamentales para la administración pública y social de los gobiernos; Favorecen la participación ciudadana, la transparencia, la rendición de cuentas, la lucha contra la corrupción, mayor eficacia y menor vulnerabilidad del Estado; Constituyen centros de información que fortalecen la implementación de estrategias de los planes nacionales de desarrollo; 5

6 ESTADO Y DESARROLLO SOCIOECONOMICO Facilitan el conocimiento y los antecedentes sobre políticas, planes, programas e inversiones de desarrollo nacional; Posibilitan la toma de decisiones acertadas, con bases sólidas, sobre población, sectores productivos: industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social, salud, educación, etc.; Registro de relaciones, acuerdos, convenios y tratados internacionales. 6

7 LA COMUNIDAD Archivos organizados documentan los derechos y los deberes de las personas y las organizaciones; Las personas desde su nacimiento y en el transcurso de su vida generan documentos con mayor valor e importancia; En las entidades, su creación, existencia, transacciones, desempeño y desaparición son demostrables por medio de documentos. 7

8 LA CULTURA Y LA IDENTIDAD NACIONAL Los archivos documentan la vida de las comunidades y de las naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras comunidades, pueblos y naciones. Son parte esencial del patrimonio cultural de la Nación, sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad. Conservan los registros de las expresiones creativas y artísticas. 8

9 ARCHIVO Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas y privadas, al servicio de la gestión administrativa, la investigación y la cultura; La institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la investigación, la información y la cultura; El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos. 9

10 DOCUMENTO Es el testimonio de la actividad del hombre, registrado de forma perdurable en cualquier tipo de soporte físico. La combinación de un soporte físico y la información registrada en él; Desde el punto de vista archivístico, el documento nace como producto natural de la actividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza única que sirve como testimonio e información que puede ser utilizado como prueba o fuente de investigación. 10

11 CLASES DE DOCUMENTOS Soporte físico; Por la forma como se grabó la información; Por el contenido o atributo administrativo. 11

12 SOPORTE FISICO Objeto o material sobre el cual o en el cual se encuentran fijados los datos (piedra, madera, arcilla, pergamino, papiro, papel, vinilo, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, CD s, etc.) 12

13 FORMA DE GRABAR LA INFORMACIÓN Por la forma de grabar la información sobre el soporte escogido: Manuscritos; Tipografiados; Legibles por máquina (computadora). 13

14 CONTENIDO O ATRIBUTO ADMINISTRATIVO Documentos dispositivos o sustantivos; Documentos testimoniales; Documentos facilitativos. 14

15 DOCUMENTOS DISPOSITIVOS Aquellos apegados a misión, visión y objetivos institucionales. En ellos las autoridades expresan una voluntad que debe ser cumplida, tales como leyes, decretos, sentencias, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, normativas, reglamentos, etc. Producto de la especialidad misma de cada entidad, es decir son productos específicos de dicha institución. 15

16 DOCUMENTOS TESTIMONIALES Los que se aceptan legalmente como prueba de un hecho, tales como escrituras, actas, nombramientos, certificados, contratos, convenios, expedientes administrativos, expedientes judiciales. 16

17 DOCUMENTOS FACILITATIVOS Son aquellos de carácter administrativo comunes a cualquier institución y que cumplen funciones de apoyo, tales como permisos, autorizaciones, contables, tesorería, formularios, etc. 17

18 EXPEDIENTE: PIEDRA ANGULAR ACTUACION ADMINISTRATIVA Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Se forma mediante la agregación sucesiva de cuantos oficios, memorandos, pruebas, informes, extractos, resoluciones, acuerdos, notificaciones y demás documentos simples deban integrarlos. 18

19 SERIE DOCUMENTAL Conjunto de expedientes orgánica y funcionalmente relacionados, establecido conforme al principio de procedencia, con especial atención a las funciones, organización administrativa y estructura de la oficina o institución implicada. 19

20 FONDO DOCUMENTAL Conjunto de documentos de toda naturaleza acumulados por una institución, en el ejercicio de sus actividades y funciones. 20

21 DOCTO DOCTO DOCTO DOCTO EXPEDIENTE SERIE FONDO 21

22 SISTEMA DE ARCHIVOS Conjunto de normas y medios que participan en la gestión, seguimiento, coordinación y auditoría de los programas para la organización, tratamiento, conservación y difusión de la documentación oficial de una institución. 22

23 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminación o conservación permanente. 23

24 VALOR DEL DOCUMENTO Valor primario; Valor administrativo; Valor fiscal; Valor financiero; Valor legal; Valor informativo; Valor secundario Valor histórico; 24

25 VALOR PRIMARIO Aquel que va unido a la finalidad inmediata para la cual el documento ha sido creado, es decir para la institución o administración que lo creó y sus administrados o clientes. 25

26 VALOR ADMINISTRATIVO Aquel que posee un documento para la administración de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades. 26

27 VALOR FISCAL Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. 27

28 VALOR FINANCIERO Aquel que sirve de prueba de transacciones financieras, presupuesto, tesorería y contables. Aquel que poseen algunos documentos con valor monetario, bienes valores. 28

29 VALOR LEGAL Aquel que tienen los documentos como testimonio ante la ley. 29

30 VALOR INFORMATIVO Aquel que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la organización y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva (Ej: registro oficial, códigos, leyes, etc.) 30

31 VALOR SECUNDARIO Aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo. 31

32 VALOR HISTORICO Aquel que posee el documento como fuente primaria para la investigación, la historia, la cultura y la identidad nacional. 32

33 Mayor información Hugo Carrión G. IMAGINAR -Centro de Investigación para la Sociedad de la Información, el Conocimiento y la Innovación. Quito-Ecuador Teléfono: Fax: Móvil: Skype: hcarrion Website: hcarrion@imaginar.org 33