Sistema de Gestión Integral de Archivos

Transcripción

1 Sistema de Gestión Integral de Archivos Reflexiones sobre un hecho frecuente Jorge Yépez

2 CONSECUENCIAS DE LA GESTION DESCENTRALIZADA SOBRE LOS ARCHIVOS Islas de información, áreas de amnesia. Duplicación elementos y unidades necesarios para la gestión documental. Pericia desigual en el uso y archivo de los documentos en las unidades. Derroche de tiempo y trabajo. Dispersión de los documentos. Dispersión del control y de la responsabilidad. Documentos vitales en riesgo. 2

3 CONSECUENCIAS DE LA GESTION DESCENTRALIZADA SOBRE LOS ARCHIVOS Archivo ocupa posición marginal en la organización. Imagen del archivo como la unidad que se encarga de recoger lo que ya no sirve. Depósito situado al final del proceso donde se conserva lo que no ha sido destruido. Por ello no se le destinan recursos adecuados. Considerado un costo elevado para la organización aunque no prescindible. 3

4 EL SENTIMIENTO DE PERTENENCIA DE LOS DOCUMENTOS Sentimiento patrimonial sobre los documentos. Control sobre los documentos. Información es poder = soportes es poder = retención de soportes. Inadecuada gestión de los archivos. Resultado: ARCHIVOS PERSONALES EN MALAS CONDICIONES 4

5 BENEFICIOS DE LA GESTION DE DOCUMENTOS Espacio liberado y optimizado. Optimización del equipamiento. Reducción del tiempo en tareas de gestión de documentos. Disminución en tiempos de acceso a la documentación. Reducción de costos operativos. EFICACIA, EFICIENCIA, PRODUCTIVIDAD, ECONOMIA Y CALIDAD EN LAS ORGANIZACIONES 5

6 EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS Homologa a la información documental con un organismo biológico: nace-se desarrolla-muere Documento atraviesa en su vida por distintas fases En cada fase tiene un valor Cada fase la vive en un archivo distinto dentro de un sistema 6

7 ÁMBITO DE LA GESTIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS Se extiende al ciclo de vida de los documentos, desde su producción hasta su eliminación o su envío al archivo histórico para su conservación permanente 7

8 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS 1. Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese período de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones. 2. Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas. 8

9 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS 3. Aplicar principios y técnicas modernas de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto. 4. Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo al ciclo de vida del documento. 5. Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías. 9

10 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS 6. Instalar adecuadamente los documentos mediante depósitos y equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el tiempo. 7. Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden establecidas y garantizadas mediante un reglamento técnico y de servicio. 10

11 EN RESUMEN: 1. ORGANIZAR 2. TRANSFERIR 3. VALORAR 4. CLASIFICAR 5. DESCRIBIR 6. CONSERVAR 7. NORMAR FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS 11

12 EDADES DEL DOCUMENTO Y TIPO DE ARCHIVO 1era. Edad. Archivo de Gestión u Oficina 2da. Edad. Archivo General o Central 3ra. Edad. Intermedio 4ta. Edad. Archivo Histórico o Permanente EL DOCUMENTO DE ARCHIVO ES EL MISMO DESDE QUE SE PRODUCE HASTA QUE LLEGA A UN ARCHIVO HISTORICO 12

13 SISTEMA DE ARCHIVO ARCHIVO DE OFICINA ARCHIVO DE OFICINA ARCHIVO DE OFICINA ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO INTERMEDIO ARCHIVO HISTORICO 13

14 Mayor información IMAGINAR -Centro de Investigación para la Sociedad de la Información. Quito-Ecuador Teléfono: Fax: Móvil: Website: