GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Documento 8. Serie Documental: INFORMES DE GESTIÓN.

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1 GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Documento 8. Serie Documental: INFORMES DE GESTIÓN. Elaborado: Julio de 2005 Última revisión: Febrero de (Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado, Esp. Derecho Público, Msc Administración pública. Contratista ) Contenidos: 1. Presentación y justificación. 2. Marco normativo básico. 3. Definición de la serie documental. 4. Clasificación. 5. Contenidos. 6. Organización técnica. -Ordenación. -Marcación. -Depuración. -Trámite y vigencia. -Tiempos de Retención. -Disposición final. 7. Unidades de conservación. 8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información. 9. Acceso y seguridad. -En archivos de gestión. -En archivos satélites. 1. Presentación y justificación. Los Informes de Gestión son una serie de reciente aparición en la estructura documental y en la actividad de las entidades públicas, su génesis e importancia tiene una intima relación con la materialización de los principios administrativo constitucionales de transparencia, eficacia y eficiencia. La lucha contra prácticas de corrupción y la aplicación la sector público de herramientas de gestión de tradición privada son también importantes factores que explican su naturaleza. Los informes consolidados de gestión anual de una oficina simple hasta la máxima instancia Rector, condensan la actividad desplegada por los funcionarios en el ejercicio del cargo y permiten reconstruir de manera consolidada el direccionamiento de la entidad en un periodo de tiempo específico. 2. Marco normativo básico. Constitución Nacional Arts. Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario 1

2 3. Definición de la serie documental. Los Informes de Gestión son una serie transversal a toda la estructura de la Universidad y que cumple dos importantes misiones: una administrativa inmediata de control de la actividad de toda la estructura jerárquica orgánica y funcional de la entidad, aquí la serie transmite desde el nivel operativoejecutivo, hasta los más altos niveles de dirección la información sobre el desempeño de unidades y funcionarios, su valor administrativo se enriquece en la medida que son una herramienta de rendición de cuentas a nivel interno y hacia la comunidad externa. Un segundo valor, de largo plazo es el que cobran algunos informes como testimonio consolidado del desempeño institucional para las futuras generaciones, dado el volumen de la serie al ser producida por todas las unidades académicas y administrativas no resulta viable su conservación total en el Archivo Histórico y en correspondencia con la forma de organización jerárquica de la Universidad, los Informes de Gestión de las unidades u oficinas cabeza de la administración en todos sus niveles, definidas por el mismo estatuto general podrán servir a esta misión testimonial. 4. Clasificación La oficina productora puede generar Informes de diversos temas o de una sola clase, sin importar ello la serie debe dividirse en tantas subseries como clases de informes abordan y/ o regulan, precisando que hablamos de establecer una clasificación con un nivel de generalidad, P. Ej. Decanatura. INFORMES INFORMES DE GESTIÓN Informe consolidado de Decanatura. Informe de Vicedecanatura. Informe Unidad de Bienestar. Informe de Secretaria. Informe de Departamentos. Informe de Unidad de Gestión Administrativa Informe Centro de Documentación. INFORMES INTERNOS Informe. Soportes. INFORMES EXTERNOS Informe. Soportes. 2

3 5. Contenidos de la Serie documental. Además del Informe, la serie no lleva más tipos documentales ya que el cuerpo del informe incluye los datos, estadísticas y demás información relevante, sin embargo, excepcionalmente y muy ligado con la naturaleza de la unidad académica o administrativa que elabora el informe, puede estar acompañado por algunos documentos soporte (peticiones, copia de un convenio o contrato, etc). Soportes. Se refiere a documentos como informes técnicos, conceptos, u otros documentos generalmente en copia, que soportan, amplían o complementan la información incorporada al cuerpo del informe. Estos soportes se eliminan previa la transferencia al Archivo Central del expediente en caso que la disposición final sea la eliminación. Si la disposición final es conservación, los soportes se dejarán en el expediente para continuar su ciclo vital. (para ver cuales informes se eliminan y cuales no ver apartado disposición final del presente documento). 6. Organización técnica de la serie Ordenación. Los Informes de Gestión y sus soportes (en caso de tenerlos) deben constituir una unidad documental (es decir la fecha del expediente es una sola), los informes se organizarán en el archivador cronológicamente respetando los años de producción y sin mezclar los informes de un año con los de otro. 6.2 Sobre la Marcación e identificación. El marbete de marcación registrará el nombre de la subserie respectiva y el año de producción del informe. Ej. INFORMES DE GESTIÓN año Al momento de realizar su transferencia primaria, la caja de archivo se marcará con el nombre de la unidad productora. 6.3 Depuración. Se realizará una vez el expediente cumpla su tiempo de retención en la fase de Archivo de Gestión, deben retirarse las notas adhesivas, notas a mano, borradores y los soportes cuando la disposición final del expediente sea la eliminación al culminar retención en Archivo Central. En el caso de informes de conservación permanente, se dejarán los soportes salvo las copias cuyo original se encuentre en la misma carpeta Trámite y vigencia. Entendemos por tiempo de trámite del expediente el que transcurre entre la fecha de presentación ante el superior jerárquico y/ o funcional de la oficina productora y la presentación de un nuevo informe en el siguiente año (es decir un periodo aproximado de un año). El trámite del 3

4 Informe de Gestión del año 1999 es el año 2000 y en el 2001 iniciaría la fase de Archivo de Gestión Tiempos de Retención Archivo de Gestión (Plazo de vigencia): Dos (2) años. Durante este tiempo básicamente se resolverán consultas de la misma unidad o de otras unidades y/ o de particulares. Archivo Central (Plazo precaucional): Será de ocho (8) años. 6.6 Disposición final Se podrán encontrar dos procedimientos de disposición final: a) Para los Informes de Gestión de: RECTORÍA (Se entiende que integra la información de los informes originales de Vicerrectorías Nacionales, Direcciones Nacionales, Secretaría General, Unidades especiales como Unibienestar, UNISALUD, UNIBIBLOS, UNIMEDIOS, GERENCIA NACIONAL). VICERRECTORÍAS NACIONALES (se entiende que condensa la información nacional por grandes áreas: financiera, académica, de bienestar, investigación). VICERRECTORÍAS DE SEDE (Integra la información de los informes originales de Direcciones de Sede, Secretarías de Sede). DECANATURAS (Integra la información de los informes originales de Secretarías de Facultad y todas las unidades académicas y administrativas adscritas). la disposición final será la CONSERVACIÓN PERMANENTE en el Archivo Histórico de la Universidad. b) Para los informes de las demás unidades de la administración (direcciones nacionales y de sede divisiones, secciones, áreas, grupos de trabajo) la disposición final debe ser la SELECCIÓN al termino de su tiempo de retención en el Archivo Central. 7. Unidades de conservación. Serán las carpetas de dos tapas plastificadas, con aletas, marbete y cordones de cierre, se conservarán en carpetas durante su tiempo de retención en Archivo de Gestión y en Archivo Central, cuando se produzca su transferencia al Archivo Histórico se conservarán en las carpetas que para esta fase aprueben el Comité de Archivo y la Unidad Nacional de Archivo para el caso de los informes que se conservan. 4

5 Tratándose de los informes de gestión que se seleccionarán (direcciones nacionales, divisiones, secciones, áreas, grupos de trabajo) lo más recomendable es que a través de una directriz de la Secretaría General y la de cada Sede se expida un documento de regularización de la producción de esta serie indicando cuáles oficinas (Rectoría, unidades especiales del nivel nacional, Vicerectorías, Decanaturas) deben imprimir dichos informes y cuáles solamente deben elaborarlo 1 y presentarlo a su superior jerárquico y/ o funcional en versión electrónica y conservarlos en su Archivo de Gestión y en Archivo Central en tal soporte (disco óptico CD-R), los que sean seleccionados para conservación histórica deberán ser impresos de las versiones electrónicas existentes en el Archivo Central de cada sede. 8. Soportes- Digitalización- Sistemas de Información. Como mencionamos en el aparte anterior las series de INFORMES DE GESTIÓN de oficinas diferentes a las directivas mencionadas y que serán seleccionados se pueden conservar en soporte electrónico y las de disposición final de conservación permanente deberán conservarse en papel aunque su versión electrónica se use para difusión o tramites internos. 9. Acceso y seguridad. 9.1 En Archivos de Gestión. Su custodia corresponde a la oficina productora en copia ya que de acuerdo con la estructura orgánica y funcional de cada uno de los niveles, el documento original se remite a la oficina a la cual se adscriben las unidades menores. Las unidades cabeza de administración como la Rectoría, Vicerrectorías nacionales y de Sede y Decanaturas consolidan toda esta información original y a su vez envían un informe original así: Decanaturas envían su informe a la Vicerrectoría o Dirección de Sede. Vicerrectorías nacionales y de Sede o Direcciones de sede envían su informe a la Rectoría. Rectoría presenta su informe al Consejo Superior Universitario y se conserva en el archivo de la misma Rectoría. Los Informes de Gestión no son un expediente reservado, sin embargo debe entenderse que su consulta procede a partir de la presentación de su original definitivo, es decir los borradores y versiones previas constituyen documento de trabajo que por contener información parcial o incompleta no ingresan aún al régimen de disponibilidad al público. 1 Además los contenidos, extensión y demás aspectos relevantes del mismo se pueden homogenizar a través de dicha directriz. La conservación electrónica de esta serie cuya disposición final será la selección permite una reducción del volumen de ocupación del Archivo de Gestión y Central, el soporte sugerido garantiza la conservación por los diez años propuestos y la posibilidad de la impresión de los seleccionados para Archivo Histórico. Las condiciones físicas de conservación son: temperatura 16 a 20 C y humedad relativa de 35 a 45 C Acuerdo 049 de 2000 Consejo Directivo Archivo General de la Nación. Así como su ubicación en las respectivas cajas individuales. 5

6 9.2 En Archivo Central. El expediente será custodiado por la División o Sección de Archivo de Sede y se someterá al régimen normal de consulta. 6