GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Documento 9. Serie Documental: PROYECTOS DE EXTENSIÓN.

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1 GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Documento 9. Serie Documental: PROYECTOS DE EXTENSIÓN. Elaborado: Diciembre de 2004 Última revisión: Febrero de (Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado, Esp. Derecho Público, Msc Administración pública ) Contenidos: 1. Presentación y justificación. 2. Marco normativo básico. 3. Definición de la serie documental. 4. Clasificación. 5. Contenidos. 6. Organización técnica. -Ordenación. -Marcación. -Depuración. -Selección y valoración. -Tiempos de Retención. 7. Unidades de conservación. 8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información. 9. Acceso y seguridad. -En archivos de gestión. -En archivos satélites. 1. Presentación y justificación. Los proyectos de extensión son expedientes misionales puesto que testimonian el desarrollo de una de las funciones misionales de la Universidad: la extensión, es decir la forma de hacer partícipe a la sociedad de los resultados de su actividad formativa 1, por ello adquiere gran relevancia como memoria de la relación Universidad Sociedad. La extensión es una actividad a través de la cual la Universidad incide de manera directa e inmediata en diversos campos de la vida nacional, de allí que el valor de la serie sea notorio como parte de la memoria de la entidad y del país. 1 la Universidad cumple, en nombre del estado funciones no administrativas...y desarrollar la docencia, la investigación, las ciencias, la creación artística y la extensión Acuerdo 011 de 2005 Consejo Superior Universitario artículo 1. 1

2 2. Marco normativo básico. Constitución Nacional Arts. 1,2, 69. Decreto 1210 de 1993 Art. 2. Acuerdo 011 de 2005 Consejo Superior Universitario. Acuerdo 04 de 2001 Consejo Superior Universitario. 3. Definición. Los Proyectos de extensión son una serie misional de la Universidad producida por unidades académicas de la facultad y de sede que testimonian el objetivo de propiciar y establecer procesos permanentes de interacción e integración con las comunidades nacionales e internacionales Clasificación. En las unidades de extensión de los niveles Nacional, de Sedes y de Facultades se encuentra la serie, la cual se denomina: PROYECTOS DE EXTENSIÓN La serie no registra subseries ya que las diversa modalidades de extensión 3 (asesoría, consultoría, asistencia técnica, pruebas y ensayos, interventoría, gestión tecnológica, gestión social, pasantías, etc) se realizan mediante proyectos como lo indica el estatuto de extensión, lo cual se puede registrar como información adicional en el marbete (parte inferior) pero no constituye subseries. 5. Contenidos 4. Proyecto (original) Comunicaciones oficiales. (original) Resolución de aprobación ( copia). Programa o proyecto (original). Informes parciales (original). Informe final (original). Los demás tipos documentales específicos que se requieran según la clase de actividad (pasantías, consultoría, etc). 2 Esta definición integra parte de la definición incorporada en el Acuerdo 04 de 2001 del Consejo Superior Universitario, estatuto de la función de extensión. 3 Acuerdo 04 de 2001 del Consejo Superior Universitario, artículo 3. 4 En el expediente no debe encontrarse documentos de orden financiero (contratos, ordenes de trabajo, certificados de cumplimiento, etc). 2

3 6. Organización técnica. 6.1 Ordenación. Los Proyectos de Extensión son unidades complejas ya que se componen de varios tipos documentales, debe ordenarse cronológicamente desde el primer documento producido y hasta el último y foliarse rigurosamente 5 siguiendo la secuencia de su producción desde el inicio del proyecto y hasta la culminación de su ejecución. 6.2 Sobre la marcación e identificación: Se hará con el nombre de la serie y el año de producción (año en que se firma el convenio o contrato marco del proyecto), en la parte inferior del marbete se puede marcar con el nombre de la entidad con la cual se desarrolla la actividad y eventualmente la clase de actividad a ejecutar (modalidad) Ej. PROYECTOS DE EXTENSIÓN AÑO 2004 Alcaldía Bucaramanga-parques ambientales-consultoría 6.3 Depuración. Se realizará una vez el expediente agote su tiempo de retención en el Archivo de Gestión. Se retirarán y destruirán copias de documentos originales que se encuentren en el mismo expediente, también notas adhesivas, manuscritos, así como copias de Resoluciones aunque su original no se encuentre allí puesto que deberá consultarse en la serie original y oficina productora respectiva. En caso de encontrarse en el expediente documentos do orden financiero relacionados con la ejecución del proyecto de extensión (contratos, ordenes contractuales, certificados de cumplimiento); si se trata de originales deben separarse y remitirse acompañados de comunicación oficial a la oficina o unidad encargada de administrar los recursos de la actividad (P. Ej. Unidad Administrativa de Facultad, Unidad Administrativa de Centro o Instituto o de la dirección académica para el caso de las sedes) para que integren las series respectivas. Si se tratare de copias estas podrán destruirse. 5 Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Acuerdo 042 de 2002 Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Utilizar lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA, Minimanual N 4 de Tablas de Retención y Transferencias Documentales (versión actualizada). Bogotá D. C, año 2001, Pág. 37 3

4 6.4 Trámite y vigencia. Entendemos por tiempo de trámite del expediente el que transcurre a partir del inicio de la actividad de extensión (suscripción del contrato, convenio, acta de inicio de actividades) y su terminación y cierre del expediente. La Vigencia (tiempo de retención en la fase de Archivo de Gestión) se contará desde el año siguiente al de la finalización de actividades o cierre del expediente. Ej. Si el proyecto finalizó actividades en agosto de 2002, su vigencia o tiempo de retención en Archivo de Gestión se contará a partir del año Tiempos de Retención Archivo de Gestión (Plazo de vigencia): Cinco (5) años. Este tiempo prevé especialmente las necesidades de consulta por parte de la misma unidad por las áreas coordinadoras y nacionales de extensión para elaboración de informes, reportes, etc, así como las certificaciones de actividades, reclamaciones por vía gubernativa y jurisdiccional 6. Archivo Central. (plazo precaucional): Será de 10 años. 6.5 Selección y valoración. Para la serie se ha dispuesto la disposición final de conservación en el Archivo Histórico por tratarse como hemos mencionado de una serie misional de la Universidad. Un buen trabajo de depuración por parte de la misma oficina productora evitará el crecimiento injustificado de los volúmenes documentales de la serie, las Unidades de Archivo de Sede deben revisar la rigurosidad de este procedimiento al momento del cotejo con el inventario documental (previo a la transferencia primaria) para evitar la transferencia de copias, documentos facilitativos, manuscritos de procedimiento y otros documentos que no deben hacer parte del expediente y aumentan de manera injustificada su volumen. 7. Unidades de conservación. Serán las carpetas de dos tapas plastificadas, con aletas, marbete y cordones de cierre, se conservarán en carpetas durante su tiempo de retención en Archivo de Gestión y en Archivo Central, cuando se produzca su transferencia al Archivo Histórico se usarán las carpetas que para esta fase aprueben el Comité de Archivo y la Unidad Nacional de Archivo. Por tratarse de expedientes misionales, no se perforarán sus documentos. 8. Soportes- Digitalización- Sistemas de Información. La serie se caracteriza por conformarse con documentos producidos en un buen porcentaje por las entidades con las cuales se desarrollan las actividades de 6 Gubernativa: Recursos de reposición y /o apelación ante la misma entidad. Jurisdiccional: demandas contencioso administrativas de nulidad y restablecimiento del derecho, acción contractual, las cuales oscilan entre cuatro meses y dos años de conformidad con el Código contencioso administrativo. 4

5 extensión, ello hace que su tipología documental sea diversa y su digitalización total compleja, la Dirección Nacional de Extensión y las unidades de extensión de Sede y Facultades registran los proyectos actuales en cada uno de los niveles como parte del Sistema Nacional de Extensión pero ello solo garantiza el acceso a los datos básicos de identificación de cada proyecto más no al contenido de la serie, ello unido a la disposición final aprobaba para los proyectos implica su producción y conservación en papel. 9. Acceso y seguridad. 9.1 En Archivos de Gestión. Su producción y custodia corresponde a la oficina que de acuerdo al Estatuto General desarrolle la función en cada nivel (unidades de extensión de Facultad, Sede y Nacional, Centros interfacultades). La serie no tiene un carácter reservado por la Constitución ni de orden legal por ende su acceso al público a través del derecho de petición es posible al igual que la expedición de copias del mismo durante el periodo de trámite y vigencia. 9.2 En Archivo Central. El expediente será custodiado por la División o Sección de Archivo de Sede y se someterá al régimen normal de consulta y acceso al público debido a no tratarse de un documento reservado. 5