GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Documento 4. Serie Documental: ACTAS.

Transcripción

1 GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Documento 4. Serie Documental: ACTAS. Elaborado: Diciembre de 2004 Última revisión: Febrero de2006 (Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado, Esp. Derecho Público. Msc. Administración Pública. Contratista ) Contenido: 1. Presentación y justificación. 2. Marco normativo básico. 3. Definición de la serie documental. 4. Clasificación. 5. Contenidos. 6. Organización técnica. -Ordenación. -Marcación. -Depuración. -Trámite y vigencia. -Tiempos de Retención. -Disposición final. 7. Unidades de conservación. 8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información. 9. Acceso y seguridad. -En archivos de gestión. -En archivos satélites. 1. Presentación y justificación Las Actas son una serie misional 1 por cuanto son documentos que contienen las manifestaciones de voluntad de la administración, de sus cuerpos colegiados específicamente, decisiones 2 y sus fundamentos que se plasman en un gran volumen de nuevos documentos: Resoluciones, Circulares, Comunicados, Acuerdos; y que definen, incorporan y transmiten la vida institucional. Lo anterior nos permite establecer el gran valor testimonial de esta serie para la futura reconstrucción de la historia institucional. 1 Por cuanto la Universidad es una comunidad de carácter académico cuya misión esencial es la creación, desarrollo e incorporación de conocimiento y su vinculación con la cultura. Acuerdo 13 de 1999 del C. S. U. Art Incluye algo de gran importancia para la memoria histórica de la Universidad y es el registro de las discusiones y posiciones que asumen los integrantes de estos cuerpos colegiados, así como sus argumentos, puntos de vista, conceptos. 1

2 Marco Normativo. Constitución Nacional Arts. 1, 2 3 Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario, artículo 4 numeral 5, artículo 20 numeral 2, Artículo 32 numeral 3. Artículo 40 numeral Definición de la serie documental. Las Actas pueden definirse como actos administrativos de carácter informativo y testimonial y/ o generados por órganos colegiados (Consejos, Comités) debidamente constituidos 4 en los cuales se tratan los asuntos de dirección universitaria académica o administrativa, de conformidad con la estructura de la entidad. En los tres niveles de organización de la universidad (Nacional, Sede y Facultades) encontramos cuerpos colegiados que producen esta clase de documentos. 4. Clasificación. Los cuerpos colegiados están conformados por una reunión de funcionarios, sus sesiones no son permanentes por lo cual no constituyen oficinas, la secretaría de los mismos es ejercida por uno de sus integrantes lo cual se estipula expresamente en la norma que lo crea y/ o regula. Por tanto la oficina productora es aquella que cumple dicha labor secretarial. En la serie siempre encontraremos subseries ya que estas obedecen en algunos casos a la clase o tema de las actas (p. Ej. Actas de concursos de carrera administrativa) o como ocurre en la mayor parte de los casos su denominación se refiere al cuerpo colegiado que las genera (p. Ej. Actas Consejo Superior Universitario). Ej. ACTAS ACTAS COMITÉ DE SALUD OCUPACIONAL. Agenda. Soportes. Acta. ACTAS COMITÉ DE CONCURSOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA. Agenda. Soportes. 3 Señalan que Colombia es un Estado Social de Derecho, esta última característica implica que el funcionamiento del aparato estatal es reglado, ello como garantía contra la arbitrariedad, de igual forma señala como objetivo del Estado promover la participación de todos los ciudadanos en las decisiones que afectan a los ciudadanos en todo orden, para lo cual sin duda las actas como soporte de tales decisiones tienen estrecha relación con la democratización de la sociedad. 4 Es decir, organismos plurales (conformados por varios funcionarios) cuya existencia y funciones se encuentran reguladas por una norma interna o externa vigente (Ley, Decreto, Acuerdo, Resolución). 2

3 Acta. ACTAS COMITÉ DE PUNTAJE. Agenda. Soportes. Acta. 5. Contenidos. Las actas compilan las discusiones y decisiones de los cuerpos colegiados desarrolladas en sesiones de trabajo, por ello los documentos (tipos documentales) que más comúnmente se puede encontrar en esta serie son: El Acta es el tipo documental principal ya que es la unidad documental en la cual se condensa todo lo ocurrido, expuesto, concluido en las sesiones del cuerpo colegiado ó en algunos casos, en una parte importante de un proceso académico o administrativo(por ejemplo en las actas de concursos). Agenda. También, para el caso de Consejos como el Superior o el de Sede puede encontrarse una pre -agenda que es un documento borrador destinado a definir los temas que quedarán en la agenda definitiva. Soportes. Cuando el cuerpo colegido analiza en sus sesiones, temas de diversa naturaleza, proyectos de diversa índole, lo más adecuado es consignar el tipo documental genérico soportes y cobijar bajo él a todos los documentos relacionados con las materias analizadas por el organismo. Si el tema es siempre homogéneo (el mismo) y por ende la clase de soportes siempre serán los mismos, es posible especificar en la TRD el nombre de los tipos documentales) P. Ej. Si el Comité de Matrículas siempre analiza como soportes de sus reuniones la hoja de vida, el registro civil, la declaración de renta. 6. Organización técnica. Ordenación. Las Actas son unidades documentales complejas (es decir excepcionalmente no se encuentran acompañadas de soportes) de la misma forma se encuentran numeradas de acuerdo con la sesión de la que son producto, de la 01 al consecutivo que se llegue por año, esta numeración concuerda con el orden cronológico que debe respetarse para la organización desde la primer Acta producida y hasta la última debe foliarse 5 5 Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Acuerdo 042 de 2002 Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Utilizar lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA, Minimanual N 4 de Tablas de Retención y Transferencias Documentales (versión actualizada). Bogotá D. C, año 2001, Pág. 37 3

4 Sobre la marcación e identificación: El marbete de marcación registrará el nombre de la subserie respectiva, el año de producción y el rango de actas que guarda. Ej. ACTAS CONSEJO DE SEDE 01 A 050 año 2002 Depuración. Se realizará una vez el expediente agote su tiempo de retención en el Archivo de Gestión (plazo de vigencia). Se deben retirar las copias, documentos borrador (manuscritos o en computador pero con correcciones y anotaciones de ajuste). En este momento se deben retirar del expediente los tipos documentales Agenda y Soportes por cuanto la agenda pierde todo valor ya que los puntos finalmente tratados se reflejan en el cuerpo mismo de acta y los soportes que sean copias de informes, de normas, en general de documentos producidos en original por otras oficinas de la Universidad. Los soportes originales deben dejarse en el expediente para que agoten el tiempo de retención en el Archivo Central. Trámite y vigencia. Entendemos por tiempo de trámite del expediente el que transcurre desde la creación del Acta (es decir la fecha de la sesión del cuerpo colegiado) y el tiempo que dura la ejecución de las actividades inmediatas acordadas en el documento que generalmente son de corto tiempo, es decir en las actas generalmente se dan marcos de acción para diversas oficinas y unidades, lo cual implica para ellas nuevas actividades y documentos, pero el trámite del Acta es rápido pues consiste básicamente en comunicar a las instancias respectivas los cursos de acción que deben seguir y allí termina su gestión. En conclusión el tiempo de trámite será el mismo año de la creación del documento. Tiempos de Retención Archivo de Gestión (Plazo de vigencia): Cinco (5) años. Durante este tiempo se resolverán las solicitudes de información, copias, consultas internas y/ o externas. El valor probatorio-legal de la serie es secundario puesto que las decisiones que surgen de las sesiones se materializan en actos administrativos de carácter general (Acuerdos, Resoluciones) o en actos de carácter particular (Resoluciones) los cuales son la principal prueba y soporte en solución de recursos de vía gubernativa y procesos ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo, sin embargo en este lapso pueden ser requeridas para dichos efectos. 4

5 Archivo Central (Plazo precaucional): Será de quince (15) años. Este lapso se establece considerando que esta serie, por sus características informativas es misional e Histórica desde el momento mismo de su creación o nacimiento y su nivel de consulta semifrecuente por la misma entidad es alto. Disposición final A esta serie se aplicará el procedimiento de conservación total en el Archivo Histórico de la Universidad. El procedimiento lo aplicará cada Unidad de archivo de Sede, se trata de una serie documental de valores secundarios predecibles ya que contiene información sobre el desarrollo de la entidad, contiene las directrices de su funcionamiento y la sustentación de las mismas en cada momento histórico. 7. Unidades de conservación. Para esta serie se usarán las carpetas tipo aprobadas por el Comité de Archivo de la Universidad, es decir de dos tapas plastificadas, con aletas, marbete y cordones de cierre, estos expedientes no pueden ser perforados y tampoco se empastarán, se conservarán en carpetas durante su tiempo de retención en Archivo de Gestión y en Archivo Central, cuando se produzca su transferencia al Archivo Histórico se conservarán en las carpetas que para esta fase aprueben el Comité de Archivo y la Unidad Nacional de Archivo. 8. Soportes, Digitalización, sistemas de información. Las Actas son documentos de valor histórico, por ello su producción en papel se hace indispensable para garantizar la mayor perdurabilidad posible en el tiempo, si bien su copia o versión electrónica puede ser usada para consulta de las instancias internas o externas interesadas y/ o para su difusión 6 evitando una duplicación innecesaria, el original debidamente firmado se producirá y conservará en papel. 9. acceso y seguridad. En Archivos de Gestión y Satélite. Corresponde a la oficina bajo cuya responsabilidad se asigna la secretaría del cuerpo colegiado, en caso de que la norma omita dicha asignación, será la oficina de menor nivel jerárquico que integre el cuerpo colegiado. En la Universidad encontramos que las Secretarías de Facultad por mandato del estatuto general producen y custodian varias clases de actas, en menor medida 6 Ley 962 de 2005 Artículo 7. Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración pública. La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario Oficial. 5

6 las Secretarías de Sede y General. En estos casos es importante tener claro que aunque operativamente otras oficinas elaboren las actas (generalmente por la gran cantidad de trabajo de la Secretaría) la responsabilidad de custodia sólo se puede delegar a través de un acto administrativo debidamente legalizado (Acuerdo, Resolución), las delegaciones verbales no tienen validez alguna en el sistema administrativo colombiano. En Archivo Central. Corresponde a la División o Sección de la Sede. El acceso al expediente en los depósitos es reservado al funcionario que asigne el jefe de la Unidad de Archivo, en cuanto al público la serie no es reservada por mandato constitucional ni legal por tanto la consulta al público es libre pero siempre tomando las medidas de seguridad y control que garanticen que el consultante no altere ni dañe el documento. 6