Manual de archivo físico y digital

Transcripción

1 enero de 2010 Pág. 1 de 8 Fondo Nacional para el Medio Ambiente y Recursos Naturales Fondo MARENA Manual de archivo Preparado Carlos M. García Cartagena Director de Planificación, Coop & Desarrollo Aprobado Stanley Javier Director Ejecutivo

2 enero de 2010 Pág. 2 de 8 Contenido Introducción... 3 Funciones del Archivo... 4 Criterios de organización... 4 Criterios Básicos de Funcionamiento... 4 Actuaciones con relación a textos Criterios de Organización y Estructura... 5 Codificación de los documentos... 7

3 enero de 2010 Pág. 3 de 8 Introducción El Fondo Nacional para el Medio Ambiente y los Recursos Naturales (Fondo MARENA) es una instancia creada por el Congreso de la República Dominicana, a través de la Ley 64-00, del año 2000, con el mandato de promover la inversión pública y privada a los fines de desarrollar y financiar planes, programas y proyectos de protección, conservación, investigación, educación, restauración y uso sostenible de los recursos naturales, así como para el fortalecimiento de las capacidades para una gestión ambiental eficiente. El presente documento recoge los criterios de organización y funcionamiento que, como mínimo, deben cumplir los Archivos del Fondo MARENA, a fin de permitir un funcionamiento ágil y oportuno en la gestión de documentos. La estructura inicial aquí presentada, podrá ser modificada atendiendo a criterios de volumen de documentación a archivar y gestionar, variedad de la documentación y consultas a atender por parte del personal del Fondo MARENA. La eventual modificación a este esquema, se hará en colaboración con las distintas Unidades de trabajo y los instrumentos para el tratamiento de la documentación que hayan sido generados, se incorporarán a este manual para mantenerlo actualizado y haciendo constar en la portada, la fecha de actualización.

4 enero de 2010 Pág. 4 de 8 Funciones del Archivo La función básica del sistema de archivo es la del recoger, organizar, tener al día y custodiar la documentación que sea generada o le sea remitida garantizando un fácil acceso a la misma. Criterios de organización La persona responsable del Archivo tendrá competencia para establecer criterios de apertura, ordenación interna y conservación de la documentación de expedientes. En cada puesto de trabajo estarán presentes sólo los expedientes en tramitación, una vez finalizado deberán pasar de inmediato al archivo de oficina para mantenerlos a buen recaudo. Toda la documentación generada formará parte del archivo activo durante los próximos 5 años a partir de la fecha de creación o entrada. Transcurrido este plazo, pasarán a un archivo inactivo o histórico en el que se conservarán junto con aquellos expedientes cerrados. Conforme a la Ley General de Archivos (481-08), el plazo máximo para conservar la documentación física será de 10 años; plazo a partir del cual, los archivos físicos serán transferidos al Archivo General de la Nación previa verificación de que se cuente con una copia digital de la misma. Criterios Básicos de Funcionamiento Puesto que la documentación generada por el Fondo MARENA forma parte de su memoria histórica, tenemos la obligación de organizar y conservar dichos documentos. La función básica del Archivo es la del mantenimiento, puesta al día y custodia de la documentación generada en el día a día. Cada carpeta o subcarpeta será identificada con un título o entrada descriptiva en la que además conste si procede la unidad administrativa a la que pertenece, las fechas y el número de orden dentro de su serie. Debe procurarse que cada documento se refiera sólo a un asunto. De no ser así, es conveniente hacer tantas copias como sean necesarias e introducirlas en el expediente al que corresponda cada una. Si el volumen u otras características del documento imposibilitan o hacen muy dificultosa esta opción, el original del documento se incorporará a un expediente, y en el resto de los expedientes interesados se incorporará una diligencia en la que se describa el documento y se referencie el expediente en el que obra.

5 enero de 2010 Pág. 5 de 8 La mecánica operativa de los expedientes deberá garantizar: Que, en el caso de expedientes con información reservada, confidencial o sensible, la ubicación de los expedientes y su trámite garanticen la confidencialidad de las informaciones contenidas en los mismos. Actuaciones con relación a textos. Los Libros y publicaciones seriadas se clasificarán según su número y se ordenarán temáticamente. En cuanto a los catálogos, folletos y material publicitario; estos se ordenarán por tema o materia en carpetas clasificadoras y serán eliminados cuando se renuevan o prescriba su utilidad. Hemeroteca. Formada normalmente por recortes de prensa pegados a hojas y ordenados temáticamente en carpetas de anillas. Criterios de Organización y Estructura Se abrirá una carpeta por cada año, organizando los documentos en orden ascendente de acuerdo a la fecha o la numeración si la tiene. La documentación se dividirá en los siguientes grupos y subgrupos. Auditoría Autoevaluación Institucional Consejo Directivo Actas y Resoluciones Agenda Asambleas Comunicaciones al Consejo Directivo Contabilidad Convenios Correspondencia 1 : 1 Para organizar la correspondencia de debe tener en cuenta que: Cada comunicado debe ir unida a su respuesta. La correspondencia tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente. El control de la correspondencia se conseguirá con los asientos de los Libros de Registro de Entrada y Salida. La correspondencia que acompaña a una información importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de la información anexa

6 enero de 2010 Pág. 6 de 8 Correspondencia interna recibida Correspondencia interna 2 despachada Correspondencia externa 3 recibida Correspondencia externa despachada Invitaciones a eventos - tarjetas recibidas Documentos de caja y banco Conciliaciones bancarias Caja chica Cuentas por pagar Facturas pagadas Eventos Fiscal Retenciones a empleados Pago de impuestos Inventario Laboral Términos de referencia CV consultores/as Propuestas Contratos Seguridad social Informes Nómina Legislación / Normativas Manuales Manual de archivo Manual de operación y funcionamiento Manual de procedimientos administrativos Manual de puestos Operaciones Guía para la presentación de propuestas La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaña a una información importante, es decir, que se limita a una información más genérica. 2 Correspondencia Interna: Cuando se trata de correspondencia o notas interiores entre las diferentes Unidades/Direcciones del Fondo. 3 Correspondencia Externa: Cuando se trata de correspondencia entre una unidad/dirección del Fondo MARENA y personas o instituciones ajenas a ella.

7 enero de 2010 Pág. 7 de 8 Modelo para evaluación de propuestas Sistema de proyectos Habilitación Convocatorias Contratos/convenios Informes Evaluaciones Memorias Planificación Plan estratégico Plan operativo año 2010 Presupuesto Codificación de los documentos Los documentos deben tener asignado un código alfanumérico de identificación de acuerdo con la siguiente estructura: Nº correlativo Tipo de Indicador de Indicador Año de identificado en documento macroproceso de proceso elaboración cada proceso X1 X2 X3 # Donde: X1 Es el prefijo que identifica el tipo de documento, el cual puede ser: PROC Proceso PROD Procedimiento INS Instructivo MAN Manual FOR Formato X2 Este carácter alfabético identifica el grupo de Macroprocesos al que pertenece el documento, estos son: EST Estratégicos MIS Misionales APY Apoyo EVA Evaluación y Rendición de cuentas X3 Es el indicador del proceso al que pertenece el documento, según la siguiente relación: CO Comunicaciones GR Gestión del riesgo

8 enero de 2010 Pág. 8 de 8 DF JUR ES DP RH GD GE Dirección Financiera y Administrativa Gestión jurídica y legal Evaluación y seguimiento Dirección de Planificación, Cooperación y Desarrollo Recursos Humanos Gestión documental Gestión estratégica