GOBIERNO DE CHILE FOSIS REGION DEL BIOBIO. Normas sobre la Administració n de Carpetas de proyectos FOSIS

Transcripción

1 GOBIERNO DE CHILE FOSIS REGION DEL BIOBIO Normas sobre la Administració n de Carpetas de proyectos FOSIS Noviembre 2002

2 Presentación En el marco de Reorganización y ordenamiento de FOSIS Regional se ha decidido normalizar y reglamentar el trabajo con las carpetas de proyectos financiados por el FOSIS, por este motivo se ha confeccionado el presente instructivo. El objetivo fundamental de este sistema es mejorar la calidad de la supervisión, y cumplir en un 100% con toda la normativa Administrativa existente, mejorando así nuestra gestión institucional. Dentro del documento se detallan los procedimientos a seguir para el uso y mantención de las carpetas de proyectos, aprovechando de normalizar todo lo concerniente al contenido de las mismas. Este procedimiento rige como norma para todos los proyectos desde el año 2002 en adelante. 2

3 Sobre el Almacenamiento de Carpetas Las carpetas de proyectos de todos los programas del FOSIS deben estar almacenados en la Oficina Regional del Fosis, en los kardex identificados para ello; la distribución de carpetas dentro del edificio es la siguiente: Proyectos Activos Proyectos Cerrados Proyectos en Trámite de Cierre Oficina Gino Venegas Bodega Subterráneo Se entrega a Administración En el caso de los Kardex el método de archivo y orden está dado por el número correlativo de cada proyecto, es decir, no se ordena por programa, provincia o ADL sino por el Correlativo de proyecto, por lo tanto la etiqueta de cada kardex contiene la información de los proyectos almacenado en cada cajón indicando el correlativo de inicio y el final En el caso de las Carpetas con proyectos para cierre, estás serán entregadas al Departamento de Administración Y finanzas en donde se almacenarán en su Bodega para empezar la tramitación del Cierre del Proyecto. 3

4 En el caso de las carpetas de proyectos cerradas, estas se Almacenan en Bodega del Subterráneo, el Cajas de Archivo debidamente etiquetadas y selladas, el orden esta dado por Año y programa, más un número de identificación para cada Caja de proyectos Una Vez que los proyectos son almacenados en estas cajas NO se pueden sacar de ellas, a menos que se solicite formalmente (vía memorando) al DAF 4

5 Procedimientos de Utilización y actualización de carpetas La carpeta Oficial de Proyectos se mantendrá siempre en la Oficina Regional de FOSIS, es decir, su administración es Centralizada, siendo responsable de ella la Institución Orden de las Carpetas El contenido de las carpetas estarán ordenado mediante la utilización de 5 sectores, delimitados por separadores de archivos, en el ingreso de la documentación se debe cuidar mantener siempre este orden, el cual se medirá mediante el Sistema de Monitoreo del Contenido de las carpetas que realiza el Equipo ejecutivo Regional. En el caso de las ACTAS de supervisón deben estar ordenas cronológicamente desde las más reciente a la inicial. Se recomienda adicionalmente ir agregando un número correlativo a las Actas y el código del proyecto. Los separadores de Carpetas, agrupan los documentos como sigue: 1. Actas/Cartas 2. Pagos/Rendiciones 3. Informes 4. Contratos 5. Proyecto Nota: Las carpetas no pueden contener información suelta, es decir siempre deben estar todos los documentos debidamente perforados y archivados. Para el uso y administración de las carpetas de proyectos, existirán dos tipos de carpetas que a continuación se describen: La Carpeta Oficial : Contiene la documentación oficial y actualizada sobre proyectos financiados por el FOSIS, su lugar físico es en la Oficina Regional y su contenido mínimo debe ser: Copia de contrato y anexos + resolución Acuerdo operativo firmado por beneficiarios Copia de pagarés Proyecto Original del Acta de Supervisión 5

6 Rendición de Gastos (facturas, boletas, Manual de Cuentas claras, Cert. Comisión revisora de cuentas) Informe Sistema Nacional de Supervisión Informes del ejecutor Cartas (y respuestas) Otra documentación Original relacionada con el proyecto. La Carpeta de trabajo (ADL) : Contiene información básica necesaria para el trabajo del ADL en terreno, su contenido es : Copia de Proyecto (archivo digital o papel) Copia Acuerdo operativo (impresa del SNS) Impresión del acta de supervisión del SNS Resumen de Rendiciones Informes (SNS) Informe del Intermediario (archivo digital o papel) Otros documentos relevantes Con respecto a la distribución u origen de los documentos se tiene : Proyecto Contrato Acta de Supervisión Orden Desembolso Manual Cuentas Claras Certificado Comisión Revisora de Cuentas Original (Carpeta Oficial) Copia (Beneficiario) Archivo digital (Carpeta de Trabajo) Original (Administración) Copia (Carpeta Oficial) Copia (Beneficiarios) Archivo digital (Carpeta de trabajo) Original (Carpeta Oficial) Copia Amarilla (Beneficiarios) Copia Azul (Administración) Impresión SNS (Carpeta de Trabajo) Original (Administración) Copia Amarilla (Carpeta Oficial) Copia Azul(Beneficiarios) Original (Administración) Copia (Carpeta Oficial) Fotocopia (Beneficiarios) Original (Administración) Copia (Carpeta Oficial) Fotocopia (Beneficiarios) 6

7 Procedimiento para Actualización de carpeta Oficial. A lo menos 2 veces al mes las Secretarias por encargo de los ADL deben actualizar las carpetas oficiales de proyectos archivando ordenadamente los documentos para cada carpeta de proyecto La documentación debe ser ingresada por Oficina de Partes adjuntada a un Memorando que indica los documentos ingresados, es reponsabilidad de los ADL entregar dicha información a las secretarias encargadas de su provincia.. Es importante que se mantenga al día el ingreso de información al Sistema Nacional de Supervisión, pues permite también acceder a información de los proyectos y es el método de Control de Gestión que utiliza el Nivel Nacional para evaluar a la Región. Procedimientos para solicitud de carpetas En el caso de la utilización de las carpetas dentro de la oficina se deberá mantener un registro manual de los movimientos utilizando el Formulario 001, en donde se registrará la fecha, hora, tipo de movimiento (Salida o Devolución), y la persona que se responsabiliza de la carpeta. Es importante que al utilizar una carpeta se mantenga el orden en que ellas están almacenadas. Procedimiento para Ingreso de Una Rendición Para realizar este evento se deben adjuntar los siguientes documentos : Formulario Manual de cuentas claras, certificado comisión revisora de cuentas, comprabantes respectivos. El Ingreso se realiza por Oficina de Partes vía Memorando dirigido al Departamento de Administración y finanzas para su Registro en los sistemas contables, como antecedente se debe registrar también el Nombre de la secretaria encargada de actualizar la carpeta. Luego el Departamento de Administración y Finanzas deberá entregar vía memorando a la Secretaria de Gestión Territorial (indicada en el memorando anterior) para que la ingrese a la carpeta del Proyecto. 7

8 Como Antecedente : El Manual de cuentas claras en válido sólo con la firma del ADL responsable del proyecto. Procedimiento para solicitud de PAGO de proyectos. Para realizar este evento se debe considerar el siguiente set de documentos: Rendición de gastos Orden de Desembolso Informe de el supervisor Informe del Ejecutor Libreta / Factura (en caso necesario) El Ingreso del set se realiza por Oficina de Partes vía Memorando dirigido al la secretaria encargada de actualizar la carpeta, la cual adjuntará toda la documentación a la carpeta y la remitirá (luego de revisión desde Gestión Territorial) al Departamento de Administración y finanzas para la tramitación del pago, luego de realizado el pago la DAF devolverá la carpeta a la secretaria para su Almacenamiento donde corresponda. Procedimiento para Revisión de carpetas por agentes externos a la institución Para realizar esta situación la persona que quiera ocupar la carpeta oficial de proyectos debe solicitarla formalmente vía Memorando dirigido a Gestión Territorial, explicitando el motivo del requerimiento, el cual será registrado en el Formulario 001 en cuanto a su salida y regreso. 8

9 Sistema de Control de Carpetas El Sistema de Control de carpetas (SISCARPE) tiene como objetivo mantener un registro computacional del contenido de las Carpetas de proyectos FOSIS y su ubicación en cualquier instante. La administración del sistema está a cargo de las Secretarias de Gestión territorial, las cuales deben mantener la información de las carpetas al día y registrar la entrada de documentación y salida de ella, así como el movimiento de carpetas y sus responsables. A través de este sistema se registrarán los documentos que se ingresan a las carpetas y el movimiento de ellas, asimilándose a un registro de biblioteca, esto para cumplir con la idea primaria del sistema : poder garantizar el contenido y ubicuidad de las carpetas. El sistema esta concebido para : Recuperar las carpetas (registro de contenido, con entrega de recibo) Mantener el movimiento de las carpetas Mantener los documentos que ingresan a las carpetas Entregar informes filtrados de documentos faltantes en carpetas Conocer el estado en cuanto a contenidos de las carpetas por ADL Y otras opciones relacionadas. 9

10 ANEXOS 10

11 FICHA DE REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE CARPETAS Tipo Movto Salida Entrada Código Fecha Hora Nombre / Firma Formulario 001 Sistema Control de Carpetas 11