ENTIDAD PRODUCTORA: Alcaldía Municipal HOJA: DE: 13 OFICINA PRODUCTORA: 255 Departamento Administrativo de Planeación e Informática

Transcripción

1 FORMATO DE TABLA DE ACTAS Actas de Comités 4. De Estratificación 5. De Patrimonio Actas de Consejos 1. Sectoriales - Convocatoria - Agenda - Informes - Resolución - Estudios - Control de asistencia BACKUP ARCHIVO DE USUARIOS Y BASE DE DATOS 2 Años 7 Años Forman parte del patrimonio histórico de la Alcaldía porque establecen decisiones que afectan el discurrir administrativo de la Entidad. 3 Años BANCO DE PROYECTOS - Ficha MGA 5 Años 15 Años Cumplido el tiempo de retención en los

2 FORMATO DE TABLA DE - Proyecto - Informe de Evaluación - Contratos prestación de servicios - Actas de iniciación - Actas de finalización - Informe de evaluación de efectos y resultados archivos de gestión y central, seleccionar una muestra del 1%, para ser transferida al archivo histórico CERTIFICADOS De Planeación Urbanística 1. Alto Riesgo 2. De Distancia 3. De Uso del Suelo 4. De Localización Previo Favorable Juegos de Suerte y Azar 9 Años Continuación Certificados de Planeación Urbanística 5. De Actividades Económicas 6. De Uso Conforme - Solicitud escrita - Copia paz y salvo de predial - Copia de la escritura pública 9 Años Transcurrido el tiempo de retención en AC, seleccionar una muestra del 1%, para ser transferida al archivo histórico.

3 FORMATO DE TABLA DE - Documento donde se indica la clase de establecimiento - Remisión para visita ocular - Informe técnico de la visita ocular - Liquidación pago de la expedición del documento - Recibo de pago en la tesorería municipal 7. De Estratificación Socio Económica - Solicitud del interesado 4 Años Seleccionar una muestra del 1%, cumplido el tiempod e retención en AC. Continuación Certificados de Planeación Urbanística - Recibo de pago cuando es para contador de agua y energía 8. De Licencias Urbanísticas 9. De Localización de Predios 10. De Norma Urbanística 11. De Linderos y Linea de Paramento - Solicitud escrita - Fotocopia de la escritura pública - Certificado de tradición actualizado - Remisión para visita ocular - Informe técnico de la visita ocular 4 Años 4 Años Seleccionar una muestra del 1% para ser transferida al archivo histórico. Seleccionar una muestra del 1%

4 FORMATO DE TABLA DE - Liquidación pago expedición del documento - Recibo de pago de la tesorería municipal Continuación Certificados de Planeación Urbanística 12. De Nomenclatura - Solicitud - Copia del recibo del pago de predial - Liquidación pago de expedición del documento - Copia del plano ubicación propiedad - Recibo de Pago 13. De Ocupación del Espacio Público Temporal - Solicitud escrita con especificaciones detalladas - Copia de pago del predial - Liquidación pago de expedición del documento - Recibo de pago de la tesorería municipal 2 Años 8 Años 4 Años Transcurrido el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, proceder a tomar una muestra del 3%,como testimonio de la evolución urbanística del Municipio. Se eliminan por pérdida de vigencia

5 FORMATO DE TABLA DE Continuación Certificados de Planeación Urbanística 14. Permisos Pasacalles 15. Ruptura de Pavimento COMUNICACIONES OFICIALES Derechos de Petición - Comunicación de petición - Anexos recopilados para atender solicitud - Comunicación de respuesta Comunicados de Prensa 1. Boletines de Prensa 2. Avisos de Prensa CONCEPTOS Conceptos Técnicos - Solicitud - Concepto ESTUDIOS 3 Años 3 Años 5 Años 2 Años No genera valores históricos. No genera valores históricos Seleccionar una muestra del 3%, cumplido el tiempo en AC, teniendo en cuenta la importancia y el impacto sociocultural y político que tengan para la Admon Mpal. Se seleccionan aquellos que reflejen aspectos de carácter social. 2 Años 8 Años Reflejan el Quehacer admtvo de la dependencia y se constituyen en parte de la memoria histórica de la Alcaldía, transcurrido el tiempo en AC tomar muestra del 10% de aquellos con contenido misional.

6 FORMATO DE TABLA DE Socio Económicos 4 Años Forman parte del patrimonio histórico de la Alcaldía porque establecen decisiones que afectan el discurrir administrativo de la Entidad HOJA DE VIDA De los Equipos - Ficha técnica por equipo - Acta de instalación del equipo - Acta de préstamo del equipo - Acta de soporte técnico de equipos - Manual de los equipos 2 Años 8 Años Al cumplir el tiempo en el tomar una muestra aleatoria del 1%, para la historia de la Entidad Continuación Hoja de Vida De Software - Ficha técnica del software - Manual del software - Acta de instalación del software - Acta de soporte técnico del software 2 Años 8 Años Al cumplir el tiempo en el tomar una muestra aleatoria del 1%, para la historia de la Entidad.

7 FORMATO DE TABLA DE - Solicitud de desarrollo de software a proveedores INFORMES A Entidades del Estado Informes Técnicos 1. De Ejecución de Proyectos 3. De Ejecución del Plan de Desarrollo s 4 Años 9 Años 9 Años Una vez cumplidos los tiempos de retención seleccionar una muestra del 1%. Por ser documentos que muestran las actividades y políticas administrativas tendientes al desarrollo municipal De Interventoría 9. Control Operativo de Acciones Urbanísticas 15. De Seguimiento y Control Informes de Anuales Informes Estadísticos 2 Años 2 Años 2 Años 3 Años 8 Años 3 Años 4 Años Una vez cumplidos los tiempos de retención tomar una muestra del 1%.. Digitalicese desde su producción y una vez cumplido su tiempo de retención en AC, tomar una muestra de aquellos que tengan relevancia para la Entidad. Una vez cumplidos los tiempos de retención tomar una muestra del 1%. Se eliminan porque los originales forman parte del archivo de gestión del Despacho del Alcalde.

8 FORMATO DE TABLA DE 3. Estadísticas Sectoriales 9 Años Digitalicese desde su producción y una vez cumplido el tiempo de retención en AC tomar una muestra del 1% INVENTARIOS De Licencias de Programas Informáticos - Certificado de autenticidad - Medios magnéticos de soporte - Acta de entrega - Llave del producto 7 Años LICENCIAS Licencias Urbanísticas 1. De Construcción 2. De Segregación 3. De Reconocimiento 4. De Intervención del Espacio Público - Solicitud 19 Años Reflejan la evolución urbanística del Municipio, por lo tanto además de su valor legal y administrativo, constituyen fuente para la historia.

9 FORMATO DE TABLA DE - Fotocopia Escritura Pública - Fotocopia documento de identidad solicitante - Certificado de tradición actualizado - Paz y salvo de predial - Planos arquitectónicos - Cálculos estructurales - Liquidación de Impuesto - Recibo de pago en Tesorería Municipal 2 Años 7 Años MANUALES De Calidad - Manual de la calidad - Procedimientos - Instructivos 1. Indicadores de 9 Años 9 Años

10 FORMATO DE TABLA DE PLANES De Acción 1. Plan de Acción Municipal De Desarrollo 1. Municipal 4. Plan Estratégico de Desarrollo Informático y Técnico Plan Básico de Ordenamiento Territorial PBOT De Inversión 1. Plan Anual de Inversiones - Actas de concertación ciudadana - Trocha ciudadana - Plan financiero - Plan estratégico -Plan plurianual de inversiones - Listado de proyectos PLANOS CARTOGRAFICOS Planos Cartográficos PBOT 3 Años 7 Años Por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función del Municipio, se conservan permanentemente. 3 Años 7 Años

11 FORMATO DE TABLA DE PROYECTOS De Inversión Renovación Tecnología 4 Años Pasado el tiempo de retención en AC, tomar muestra del 1% de aquellos que no se desarrollan, y que tengan relevancia para la historia, la cultura y la investigación del Municipio. Los que se ejecutan pasaran a ser tipos documentales del programa.

12 FORMATO DE TABLA DE