Proceso de elaboración del Catálogo de disposición documental

Transcripción

1 Proceso de elaboración del Catálogo de disposición documental 5 de noviembre de 2009

2 Antecedentes Inventario de series documentales Registro Central de Disposición Documental (RCDD)

3 Registro Central de Disposición Documental (RCDD)

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6 POLÍTICA INTERIOR Para ello propondrá la actualización del marco jurídico correspondiente y contribuirá a la modernización de los sistemas con los que operan los archivos que resguardan y catalogan la infomación elaborada por instancias gubernamentales oficiales.

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10 ISO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS NORMA INTERNACIONAL PARA ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LAS INSTITUCIONES (VERSIÓN PRELIMINAR)

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14 Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Institucional II De la organización de los archivos I. Del control de gestión II. III. IV. De los archivos de trámite Del archivo de concentración Del archivo histórico V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico.

15 ESTRUCTURA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS OFICIALIA DE PARTES U de C. ARCHIVOS DE TRÁMITE ARCHIVOS DE TRÁMITE ARCHIVOS DE TRÁMITE Recursos Humanos Un órgano normativo y de decisión Los órganos operativos ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO Los canales de comunicación necesarios entre los distintos órganos del sistema.

16 Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal II De la organización de los archivos I. Del control de gestión Documental II. III. IV. De los archivos de trámite Del archivo de concentración Del archivo histórico V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico.

17 V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurar la elaboración de los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización de sus archivos administrativos. El Archivo General proporcionará la asesoría técnica para la elaboración de los mismos.

18 Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal

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20 Identificación IDENTIFICACION Consiste en la Investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental: El Productor Función Documento de Archivo

21 Identificación IDENTIFICACION Compilar la información institucional: Disposiciones legales Normas relativas a la creación y a los cambios estructurales de la dependencia

22 Identificación IDENTIFICACION Disposiciones que regulan las competencias administrativas. Normas y procedimientos

23 Identificación IDENTIFICACION Normas de circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción

24 Identificación IDENTIFICACION Entrevistar a los productores de los documentos Ubicar la procedencia institucional de la documentación Caracterizar a los documentos en relación con sus soportes

25 Información Datos documental: del responsable del archivo: Tipo Datos de series del archivo: Nombre documentales o expedientes generan Clasificación Tipo de archivo Puesto Ordenación Localización Teléfono Consulta de la documentación Tipo de Nombre mobiliario Valor documental de la persona que atiende Tradición Metros Puesto documental lineales Plazo Estado de Teléfono conservación de de la documentación Formatos para llevar el control de la documentación Lineamientos para la organización y control de la documentación Destino de los expedientes una vez perdida su utilidad Oficinas con quien se comparte atribuciones Observaciones

26 Resultados de esta etapa IDENTIFICACION Conocer la evolución del sujeto productor Identificar las funciones del organismo y de cada una de unidades administrativas productoras de los documentos Identificar series documentales Conocer tramites y procedimientos

27 Identificación Cuadro de Clasificación de Funciones Comunes S E C C I O N E S Código. 1C 2C 3C 4C 5C 6C 7C 8C 9C 10C 11C 12C Secciones. Legislación. Asuntos Jurídicos. Programación,Organización y Presupuestación. Recursos Humanos. Recursos Financieros. Recursos Materiales y Obra Pública. Servicios Generales. Tecnologías y Servicios de la Información. Comunicación Social. Control de Auditorias. Planeación, Información, Evaluación y Política. Acceso a la Información.

28 Identificación Cuadro de Clasificación de Funciones Sustantivas S E C C I O N E S Código. 1S 2S 3S 4S 5S 6S N Secciones. Atención a la Ciudadanía. Planeación y Coordinación de la Agenda Presidencial. Políticas Publicas.

29 Identificación 5C Recursos Financieros S E R I E S 5C.1 Disposiciones en m ateria de recursos financieros. 5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros. 5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal. 5C.4 Ingresos. 5C.5 Libros contables. 5C.6 Registros contables. 5C.7 Valores financieros. 5C.8 Aportaciones a capital. 5C.9 Em préstitos. 5C.10 Financiam iento externo. 5C.11 Esquemas de financiamiento. 5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros. 5C.13 Créditos concedidos. 5C.5 Libros contables. 5C.5.1 Cuenta de la Hacienda Publica. 5C.5.2 Cuenta Pública. 5C.5.3 De balances. 5C.5.4 De Diario. 5C.5.5 De inventarios. 5C.5.6 Mayor.

30 Identificación Fondo. Sección. Serie. Subserie. Presidencia de la República. 5C Recursos Financieros 5C.5 Libros contables 5C.5.1 Cuenta de la Hacienda Publica. 5C.5.2 Cuenta Pública. 5C.5.3 De balances. 5C.5.4 De Diario. 5C.5.5 De inventarios. 5C.5.6 Mayor.

31 Identificación 1S Atención a la ciudadanía S E 1S.1 Disposiciones en m ateria. 1S.2 Planes,Program as y proyectos. 1S.3 Peticiones. 1S.4 Com prom isos presidenciales. 1S.3 Peticiones. R I E S N 1S.3.1 Asuntos agrarios. 1S.3.2 Desarrollo administrativo. 1S.3.3 Desarrollo agropecuario y pesquero. 1S.3.4 Actividades económicas y productivas. 1S.3.5 Asistencia social. 1S.3.6 Comunicaciones y transportes.

32 Identificación Fondo Sección Serie Subserie Expediente Presidencia de la República. 1S Atención a la ciudadanía. 1S.3 Peticiones. 1S.3.1 Asuntos agrarios. 1S Autoridades ejidales y comunales. 1S Conflictos agrarios. 1S Dotación y regulación de tierras. 1S Expedición de documentos. 1S Indemnización por afectación de tierras

33 Valoración IDENTIFICACION Consiste en el análisis y la determinación de los valores, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación

34 PRIMARIA SECUNDARIA ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA VALORACIÓN

35 VALORACIÓN PRIMARIA IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O CONSERVAN VIGENCIA es la necesidad institucional de retener por determinado tiempo sus documentos

36 CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIA CUAL QUE QUIEN COMO ADMINISTRATIVO DETERMINAR EL PLAZO O EV ENTO PARA QUE EL TRÁMITE O LA ACTIVIDAD CON LA QUE SE RELACIONAN LOS DOC UM ENTOS QUEDE CONCL UÍDO O PRESCRITO EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PERIODOS DE TRÁMITE, FREC UENCIA DE C ONSULTA Y NORMAS DE PRESC RIPCIÓN APLICABLES JURÍDICO O LEGAL DETERMINAR EL PLAZO O EV ENTO PARA QUE LOS DERECHOS U OBLIGACIONES CERTI FICADOS POR LOS DOC UM ENTOS C ESEN O PRESCRIBAN EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA SUPERVISI ÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE LA DEPENDENCIA MEDIANTE LA LEGISLACIÓN APLICABLE QUE ACREDITE DERECHOS U OBLIGACIONES JURÍDICAS, ASÍ COMO EL PLAZO DE PRESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS FISCAL DETERMINAR EL PLAZO O EV ENTO PARA QUE CESE O PRESCRIBA LA NECESIDAD DE COMPROBAR O JUSTIFICAR LOS GASTOS DE LOS RECURSOS PÚBLICOS EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA SUPERVISI ÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FI NA NCIEROS DE LA DEPENDENCIA Y DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL MEDIA NT E LA NORMATIVIDAD TÉCNICA Y JURÍDICA VIGENTE QUE JUSTIFIQUE EL MANEJO Y USO DE FONDOS, ASÍ COMO EL PLAZO O EV ENT O QUE CANCELA SU UTILIDAD PROBATORIA

37 VALORACIÓN SECUNDARIA ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO FUENTES DE INFORMACIÓN DE CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE.

38 CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA CUAL QUE QUIEN COMO EVIDENCIAL DETERMINAR SI TIENE VALOR PERMANENTE EN VIRTUD DE DERECHOS Y OBLIGACIONES IMPRESCRIPTIBLES MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LA LEGISLACIÓN NORMATIVA NACIONAL E INTERNACIONAL (APLICACIÓN DE MUESTREO) TESTIMONIAL DETERMINAR SI DA CUENTA DE ASPECTOS DE LA EVOLUCIÓN DE LA INSTITUCIÓN GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE ARCHIVISTAS Y ESPECIALISTAS EN DIFERENTES AREAS DE INVESTIGACIÓN MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PROPIOS DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LA EVOLUCIÓN INSTITUCIONAL (APLICACIÓN DE MUESTREO) INFORMATIVO DETERMINAR SI LA INFORMACIÓN ES ÚTIL A LA SOCIEDAD Y SU APLICACIÓN A CUALQUIER CAMPO DE INVESTIGACIÓN MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LAS CORRIENTES Y LAS FUENTES DE INVESTIGACIÓN, ETC. (APLICACIÓN DE MUESTREO)

39 RESULTADOS DE LA VALORACIÓN Conformación de las series con sus características generales, incluyendo el expediente tipo. Elaboración de propuestas de valoración de cada serie documental con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso. Disponer de la información necesaria sobre el plazo de prescripción de los valores administrativo, legal, fiscal o contable.

40 RESULTADOS DE LA VALORACIÓN Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trámite o de concentración. Eliminar los ejemplares duplicados de cada serie. Identificar las series documentales con valores secundarios.

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43 REGULACIÓN En esta fase se elaborará e integrará el catálogo de disposición documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección.

44 REGULACIÓN El Catálogo de disposición documental se integrará por: Introducción o presentación. Aquí se explicará el contexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente. Marco legal. Debe incluir, además de la referencia a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. la base jurídica institucional.

45 REGULACIÓN El Catálogo de disposición documental se integrará por: Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y técnicas de disposición documental.

46 RESULTADOS DE ESTA ETAPA Integrar, en un formato electrónico susceptible de actualizarse permanentemente, el Catálogo de disposición documental. Contar con un instrumento de consulta y control archivístico que permita conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, así como controlar su accesibilidad y regular su transferencia.

47 Regulación Registro y procesamiento de la información en una base de datos para integrar el listado definitivo de cada serie documental

48 CONTROL Es la última fase y consiste en validar y aplicar el Catálogo de disposición documental.

49 CONTROL Recabar las firmas de los funcionarios autorizados. Aprobar y validar el Catálogo, por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información. Remitir a las instancias correspondientes, si fuera el caso, el Catálogo para su validación y registro mediante el Coordinador de archivos de la dependencia o entidad. Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos para su permanente actualización.

50 Control Presentación a las autoridades correspondientes del Catálogo de Disposición Documental para su autorización y posterior difusión y aplicación Se presento el Catálogo de Disposición Documental a cada uno de los titulares de las unidades administrativas generadoras de la documentación para su visto bueno, autorización y solicitud al Archivo General de la Nación para su registro y validación. Ya aprobado y validado por las autoridades correspondientes se hizo la difusión del Catálogo de Disposición Documental para su conocimiento y manejo mediante cursos y talleres de capacitación.

51 RESULTADOS DE ESTA ETAPA DAR CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES EN LA MATERIA Y CONTAR CON UN DOCUMENTO NORMATIVO QUE NOS PERMITA REGULAR EL FLUJO DOCUMENTAL SE DEPURAN DOCUMENTOS GENERADOS O RECIBIDOS SE TRAMITAN SE CUSTODIAN SE DETARMINA SU DESTINO FINAL ARCHIVO DE TRÁMITE SE CONS ERV AN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTORICO

52 a partir de la elaboración y sistematización del Catálogo de Disposición Documental se puede observar una mejor organización, ya que con el uso de este instrumento normativo, permite conocer un panorama total de la documentación, su clasificación archivística, el expediente tipo, su valor documental, plazos de conservación y destino final para regular el volumen de documentos existentes en los archivos de trámite, conocer los tiempos de transferencia al archivo de concentración, conservar la información relevante para integrarla al archivo histórico y proporcionar la eliminación de los documentos de nulo valor informativo, es decir, regular los tiempos de conservación de los documentos en cada una de las unidades archivísticas a lo largo de su ciclo de vida.

53 Gracias!