MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: GESTION DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO Código: INSTI-GRC-P03 Versión: 1 Fecha de aprobación: Páginas: 1 de 8 Nombre del documento: PROCEDIMIENTO PARA CANCELACIONES ACADEMICAS 1. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para el proceso de cancelación de semestre académico y materias de los estudiantes regulares del Instituto de Automatización Petrolera. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el registro de cancelación del semestre académico y materias en un periodo académico vigente. 3. ORGANISMOS Y/O DEPENDENCIAS QUE INTERVIENEN Consejo. Registro y Control. 4. DEFINICIONES Cancelación de semestre: Acto mediante el cual se normaliza el retiro de un estudiante de la institución por un periodo académico o en definitiva. Materia: Cada uno de los compendios que componen determinado plan de estudios de los diferentes programas académicos. Cancelación de materia: Acto mediante el cual se normaliza el retiro de un estudiante del listado correspondiente a determinada asignatura que matriculó en un periodo académico. 5. DOCUMENTOS APLICABLES Reglamento Estudiantil Elaborado por: Asistente general de calidad Revisado por: Director general Aprobado por: Director general

2 6. FUNDAMENTOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS No aplica 7. RESPONSABLES Y APOYO El responsable de este proceso es Consejo. 8. CONDICIONES GENERALES Si la fecha de solicitud de cancelación de semestre corresponde a por lo menos 15 días anteriores a la fecha establecida por el Calendario para la iniciación de las clases, se procede a aprobar la cancelación. Si la fecha de solicitud de cancelación de semestre no corresponde a por lo menos 15 días anteriores a la fecha establecida por el Calendario para la iniciación de las clases se rechaza la solicitud. Si la fecha de solicitud corresponde con la establecida por el Calendario para cancelaciones de materias, se aprueba la cancelación. Si la solicitud de cancelación de materias se hace entre la fecha de inicio de clases y la fecha de registro digital de las notas de los primeros parciales en la oficina de Registro y Control, se aprueba la cancelación. Si la solicitud de cancelación de materias se hace en el periodo comprendido entre las fechas de registro digital de los primeros y los segundos parciales en la Oficina de Registro y Control, no se la cancelación. No se podrá cancelar más del 50% de las asignaturas estipuladas en el plan de estudios del respectivo semestre en que se encuentra el estudiante, que solicita la cancelación de asignatura. Fecha de aprobación: Página 2 de 8

3 9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 9.1. Cancelación de matrícula ETAPAS DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1 Diligenciar el formato de solicitud de cancelación de matrícula. Estudiante Solicitud cancelación de matrícula Paz y Salvo 2 Remitir solicitud de cancelación de matrícula al Consejo, anexando paz y salvo y carné estudiantil. Registro y Control Paz y salvo 3 Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en el Reglamento Estudiantil anexa a la solicitud del estudiante. Consejo Acta Consejo 4 Expedir el acto administrativo con notificación al estudiante. Registro y Control Acuerdo de Consejo 5 Remitir copia del acto administrativo con notificación a la División Administrativa. Registro y Control Acuerdo de Consejo 6 Cancela la matricula vigente del estudiante en el Sistema AULANET Registro y Control Sistema de Información AULANET 7 Archivar copia del acto administrativo en la hoja del estudiante Registro y Control Hoja de vida del estudiante Fecha de aprobación: Página 3 de 8

4 9.2. Cancelación de materia ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Diligenciar el formato de solicitud de cancelación de materia y remitir al Coordinador. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en el Reglamento Estudiantil, ante la Dirección de Registro y Control. De ser aprobada la solicitud, expedir acto administrativo con notificación al estudiante y remitir copia a la Dirección de Registro y Control. Estudiante Dirección Académica Consejo. 4 Cancela la (s) materia (s) en el Sistema AULANET Registro y Control 5 Archivar copia del acto administrativo en la hoja de vida del estudiante Registro y Control Solicitud cancelación de materia Acta Consejo. Solicitud cancelación de materia Acuerdo de Consejo. Sistema de Información AULANET Hoja de vida del estudiante Fecha de aprobación: Página 4 de 8

5 10. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO Figura 1. Registro de cancelación de matrícula Figura 1. Registro de cancelación de matrícula INICIO Diligenciar el formato de solicitud de cancelación de matrícula. Remitir solicitud de cancelación de matricula al consejo académico, anexando paz y salvo y carnet estudiantil. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en el Reglamento Estudiantil anexa a la solicitud del estudiante. Expedir el acto administrativo con notificación al estudiante. 1 Fecha de aprobación: Página 5 de 8

6 Figura 1. Registro de cancelación de matrícula 1 Remitir copia del acto administrativo con notificación a la dirección administrativa. Cancela la matricula vigente del estudiante en el Sistema AULANET. Archivar copia del acto administrativo en la hoja del estudiante. FIN Fecha de aprobación: Página 6 de 8

7 Figura 2. Cancelación de materia Figura 2. Cancelación de materia INICIO Diligenciar el formato de solicitud de cancelación de materia y remitir al Coordinador. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en el Reglamento Estudiantil, ante la oficina de Registro y Control. Cumple con los requisitos exigidos? SI NO Cumplir con los requisitos exigidos en el reglamento estudiantil. Expedir acto administrativo con notificación al estudiante y remitir copia a la oficina de Registro y Control. Cancelar la (s) materia (s) en el Sistema AULANET. Archivar copia del acto administrativo en la hoja de vida del estudiante. FIN Fecha de aprobación: Página 7 de 8

8 11. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSION APROBADO MEDIANTE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Fecha de aprobación: Página 8 de 8