PRO001GTH Vinculación Personal Administrativo y Trabajadores Oficiales

Transcripción

1 PRO001GTH Vinculación Administrativo y Trabajadores Oficiales Fecha de emisión: 08 de Septiembre de 2007 Versión 2.0 Objetivo Garantizar que las dependencias administrativas y académicas de la Universidad Pedagógica Nacional cuenten oportunamente con personal idóneo y competente para realizar las actividades contempladas en sus planes de acción. Normatividad Decreto 1045 de 1978, Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional. Decreto 1042 de 1978, sus modificaciones y decretos reglamentarios, por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, por el cual se fijan las escalas de remuneración correspondientes a dichos empleos y se dictan otras disposiciones. Resolución No de 1999, por la cual se adopta el Manual Específico de funciones y requisitos mínimos de la planta de personal administrativo de la Universidad Pedagógica Nacional. Acuerdo 006 de Por el cual se adopta el Estatuto de Administrativo. Convención Colectiva de Trabajo Distribución Vicerrectorías Secretaría General Oficina Jurídica Dependencias Interesado Responsable PRO001GTH - VINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y TRABAJADORES OFICIALES Pagina 1 de 7

2 Aplicaciones No aplica. Procedimiento Proveedor Programación de Servicios es PRO005GCT Tareas Dependencia Solicitante 1. Realiza solicitud de vinculación de con aprobación de la Vicerrectoría de la cual depende o de en caso de Oficinas Asesoras o IPN. La solicitud debe estar justificada y firmada por el jefe de la dependencia. 2. Recibe solicitud de vinculación de la dependencia interesada y verifica que se encuentre aprobada por Vicerrectoría correspondiente y que se encuentre en la programación de servicios personales. Si la vinculación está incluida en la programación de Servicios es, ir a paso # 10. Si no, ir a paso # Revisa base de datos y hojas de vida de prospectos para seleccionar posibles candidatos. 4. Realiza entrevistas y envía hojas de vida de los candidatos a la Dependencia solicitante. Dependencia Solicitante 5. Recibe hojas de vida y cita a entrevista con jefe inmediato. 6. Realiza entrevistas y selecciona candidato 7. Envía hojas de vida de los candidatos a la, informando nombre de candidato seleccionado. 8. Recibe memorando notificando la decisión y hojas de vida y envía a para aprobación de la vinculación. 9. Recibe solicitud de vinculación de personal no incluido en la programación de servicios personales y envía la decisión a. Si autoriza ir a # 10. Si no ir a fin de procedimiento. PRO001GTH - VINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y TRABAJADORES OFICIALES Pagina 2 de 7

3 10. Solicita Certificado de Disponibilidad Presupuestal y envía a Vicerrectoría Administrativa y Financiera para su visto bueno. Consulte Certificado de Disponibilidad Presupuestal PRO002GFN Vicerrectoría Administrativa 11. Recibe y revisa solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal 12. Remite solicitud a la División Financiera - Presupuesto 13. Recibe CDP y elabora Resolución de vinculación, nombramiento o contrato de trabajo a término indefinido (trabajador oficial) y remite a Vicerrectoría Administrativa o a Oficina Jurídica, según el caso. Si es un contrato para trabajador oficial, ir a paso # 15. Si no, ir a paso # Envía a Vicerrectoría Administrativa y Financiera. Ir a paso Envía a Oficina Jurídica. 16. Recibe, revisa y da Vo.Bo. 17. Remite a Vicerrectoría Administrativa. Oficina Jurídica Vicerrectoría Administrativa 18. Recibe, revisa y firma Resolución o contrato según corresponda 19. Remite a. 20. Recibe, revisa, aprueba y firma la Resolución o contrato según corresponda. Si es una Resolución, ir a paso # 21. Si no ir a paso # Envía la resolución a Secretaría General. Secretaria General 22. Numera la resolución y envía a. PRO001GTH - VINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y TRABAJADORES OFICIALES Pagina 3 de 7

4 23. Recibe Resolución. Ir a paso Recibe contrato y numera. 25. Elabora notificación de vinculación al interesado y acta de posesión. 26. Entrega al funcionario los formatos de hoja de vida, declaración de bienes y rentas, autorización de pago, solicitud de carné, afiliación a salud, pensión y a la Caja de Compensación Familiar. 27. Remite copias de la notificación de vinculación a las dependencias involucradas. Interesado 28. Recibe y diligencia formularios y entrega documentos correspondientes a la. Los documentos que debe suministrar son los siguientes: Fotocopia de la cedula, fotocopia certificado judicial, fotocopia de libreta militar, pase si es necesario para el cargo, certificado de antecedentes disciplinarios, tarjeta profesional en los casos que así se exija, certificaciones laborales, certificaciones de estudios, declaración juramentada de bienes. 29. Recibe documentos del interesado, verifica su correcto diligenciamiento y tramita posesión 30. Ingresa información de la hoja de vida del servidor en el Sistema de Talento Humano y Sistema Único de Información Publica- SUIP. 31. Envía la novedad a nómina. 32. Una vez posesionado, se cita al funcionario a la inducción dentro los dos meses siguientes. Fin del procedimiento. Procedimiento Receptor Consulte PRO006GTH - Nómina Flujograma N.A. PRO001GTH - VINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y TRABAJADORES OFICIALES Pagina 4 de 7

5 Tiempos Máximos Actividades Responsable Estándar de tiempo Observaciones Realiza solicitud de vinculación de con aprobación de la Vicerrectoría de la cual depende o de en caso de Oficinas Asesoras.(1) Dependencia interesada En el momento que lo necesite Recibe solicitud de vinculación de la dependencia interesada y verifica que se encuentre aprobada por Vicerrectoría correspondiente y que se encuentre en el plan de servicios personales.(2) Solicita Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Revisa base de datos y hojas de vida de prospectos para seleccionar posibles candidatos. Realiza entrevistas y envía hojas de vida de los candidatos a la Dependencia solicitante (3,4). Recibe hojas de vida, cita a entrevista con Jefe Inmediato y selecciona candidato, envía hojas de vida de candidatos a DPE informa decisión (9, 11) Recibe memorando notificando la decisión y hojas de vida (10) Elabora resolución o Contrato de Trabajo y envía a Vicerrectoría Administrativa o a Oficina Jurídica (13, 14, 15) Recibe, revisa y de VoBo, remite a Vicerrectoría Administrativa (16 y 17) Recibe, revisa y firma resolución o contrato y remite a (18 y 19) Recibe, revisa, aprueba y firma resolución o contrato, envía resolución a Secretaría General, contrato a DPE (20 y 21) Numera y envía a DPE (22) Recibe resolución o contrato, elabora notificación a interesado y acta de Dependencia Solicitante Oficina Jurídica Vicerrectoría Administrativa Secretaría General 5 días 3 días PRO001GTH - VINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y TRABAJADORES OFICIALES Pagina 5 de 7

6 Actividades posesión, entrega al funcionario formato, remite copias a la dependencia (23, 24, 25, 26, 27) Recibe y diligencia formularios, entrega documentación (28) Ingresa información de hoja de vida en SUIP, exporta información a Departamento Administrativo de la Función Pública. Cita al funcionario vinculado para inducción dentro de los Responsable Funcionario Estándar de tiempo 10 días 3 días Observaciones dos meses siguientes (29, 30, 31 y 32) Conclusiones: El estándar de tiempo para la vinculación de personal administrativo y trabajadores oficiales es de 33 días (incluidos los 10 días que tiene el interesado para aceptar la vinculación) desde la solicitud de la dependencia, hasta la firma de la resolución o contrato. La novedad de vinculación del personal administrativo debe hacerse durante los primeros 15 días de mes, entre los 4 primeros días de la semana. CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO Fecha Versión Descripción del cambio Se cambia el nombre del procedimiento quedando Vinculación Administrativo y Trabajadores Oficiales Se modifica el Objetivo donde garantiza la vinculación de personal administrativo y trabajadores oficiales idóneos y competentes para realizar las actividades de las dependencias administrativas y académicas. Se actualiza la normatividad como el decreto 1045 de 1978, decreto 1042 de 1978, Resolución No de 1999, Acuerdo 006 de 2006, Convención colectiva de Trabajo , Se establece que las dependencias solicitantes elaboran la solicitud de vinculación de personal con aprobación de las Vicerrectorías a la y ésta verifica que se encuentre en la programación de servicios personales, sino se encuentra revisa base de datos y hojas de vida, realiza entrevistas y pasa a la dependencia solicitante posibles candidatos para la selección. Una vez se tenga la respuesta de la selección del candidato pasa a la solicitud de vinculación de personal no incluido en la programación de servicios personales para la autorización. (Pasos del 1 al 10). Una vez se tenga la autorización por parte del Sr. Rector de vincular personal no incluido en la programación de PRO001GTH - VINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y TRABAJADORES OFICIALES Pagina 6 de 7

7 servicios personales, la expide el CDP. (Paso 10) Se especifican los formatos a entregar al personal vinculado como son: FOR00XDPE Formato Único de Hoja de Vida FOR00XDPE Declaración documentada de bienes y rentas, FOR00XDPE - Resolución de vinculación, FOR00XDPE - Resolución de nombramiento, FOR00XDPE - Contrato de trabajo a término indefinido. Se aclara los documentos que el personal vinculado debe entregar, siendo los siguientes: Fotocopia de la cedula, fotocopia certificado judicial, fotocopia de libreta militar, pase si es necesario para el cargo, certificado de antecedentes disciplinarios, tarjeta profesional en los casos que así se exija, certificaciones laborales, certificaciones de estudios, declaración juramentada de bienes. Se elimina la actividad de envió de información de vinculación de personal al Departamento Administrativo de la Función Pública. Se adiciona la actividad de envió de la novedad al Grupo de nómina y una vez posesionado el nuevo funcionario se cita a la inducción dentro de los dos meses siguientes. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Grupo de trabajo María Estela Corrales Jefe Oscar Armando Ibarra Russi Rector PRO001GTH - VINCULACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO Y TRABAJADORES OFICIALES Pagina 7 de 7