Los responsables por la aplicación de este instructivo son la Directora de Talento Humano y Jefe de Selección y Salud Ocupacional.

Transcripción

1 Dr. Fernando Pedroza Página 1 de OBJETIVO Seleccionar y contratar el Talento Humano que requiere la Organización para cubrir una vacante o para la creación de un cargo, cumpliendo el perfil especificado para cada cargo (Ver SCTATH-001 Perfiles de cargos). 2. ALCANCE Aplica para la selección y contratación de todos cargos de la Organización, exceptuando los de médico residente y médico especialista; debido a que la selección de médico residente se realiza en coordinación con la Universidad CES y la de los médicos especialistas se realiza por oferta de servicios (demanda de los clientes por este tipo de servicios) 3. RESPONSABLE Los responsables por la aplicación de este instructivo son la Directora de Talento Humano y Jefe de Selección y Salud Ocupacional. 4. VOCABULARIO Perfil: características específicas para ocupar determinado cargo. Vacante: cargo o plaza sin proveer Selección: elección de los candidatos a una vacante según las características requeridas. Contratación: convenio establecido con el seleccionado para ocupar un cargo. 5. DESARROLLO 5.1 CREACIÓN Y/O REVISIÓN DE PERFILES DE CARGO Todos los cargos de LA FONT cuentan con un perfil definido en el cual se especifica: Educación, formación, experiencia y habilidades solicitadas. Dichos requisitos son elaborados y revisados entre el Coordinador del área y la Dirección de Talento Humano, de acuerdo a la Normatividad legal vigente, necesidades y cultura de la Institución. Esta revisión se realiza tanto para cargos actuales como para nuevos cargos que sean solicitados a Talento Humano SOLICITUD DE PERSONAL POR VACANTE, REEMPLAZO O CREACION DE NUEVO CARGO Los pasos a seguir son: Solicitar formato de Requisición de personal (SCFOTH-001) Diligenciar formato

2 Dr. Fernando Pedroza Página 2 de 7 Remitir el formato de requisición de personal a Talento Humano 5.2. SELECCIÓN DEL El proceso de selección debe seguir las siguientes fases: Reclutamiento. Cuando se presente una vacante, solicitud de reemplazo o creación de un nuevo cargo, se establecen las siguientes opciones: 1. Estudio de las hojas de vida del Talento Humano de la Organización con el fin de analizar la opción de promover de cargo a algún colaborador. SCFOTH-031 Verificación de Promoción Interna de Trabajadores 2. Recepción de hojas de vida de candidatos referenciados por empleados de la empresa. 3. Convocatoria Externa: publicar en Internet la oferta de empleo (especificando el perfil requerido), con el fin de recibir y estudiar las hojas de vida de Talento Humano que no haga parte de la empresa y que esté interesado en desempeñar el cargo correspondiente Preselección de la hoja de vida. Se seleccionan únicamente las hojas de vida de los candidatos que cumplen con el perfil del cargo. En el proceso de selección se dará prioridad a los siguientes candidatos: Talento Humano de la organización. Talento Humano referenciado por los colaboradores de la organización. Talento Humano que aplique a la oferta de empleo publicada en Internet; para cargos técnicos, asistenciales y administrativos, se tendrá en cuenta que sean egresados de instituciones y universidades de reconocimiento, renombre y nivel académico Entrevista Telefónica Se realiza una primera entrevista telefónica: Se oye el Tono de voz, debe ser dulce y amable. Se informa de todas las especificaciones del cargo: Horario, salario, certificados. Se indaga sobre experiencia laboral Se resuelven dudas del(a) candidata

3 Dr. Fernando Pedroza Página 3 de 7 En caso de cumplir con todo lo anterior, se cita a entrevista presencial Entrevista, Verificación de referencias y Títulos - Selección del candidato Llamar a todos los candidatos preseleccionados y solicitar que para la entrevista traigan hoja de vida completa con soportes de educación y experiencia. Realizar la primera entrevista por parte de la Directora de Talento Humano, para verificación del perfil solicitado, posteriormente aplicación de una prueba psicotécnica que permite conocer sobre las características de personalidad del aspirante al cargo, sus competencias laborales y su relación con el perfil requerido. Registrar la información en el formato de entrevista y verificación de referencias SCFOTH-002. La Jefe de Selección y Salud Ocupacional preselecciona un número máximo de 3 candidatos para segunda entrevista y verifica las referencias; registra la verificación en el formato de entrevista y verificación de referencias SCFOTH-002. Si la verificación es positiva el candidato pasa a segunda entrevista, de lo contrario queda eliminado del proceso. Segunda Entrevista: Para cargos de Dirección y/o Coordinadores: Realiza la segunda entrevista la Directora de Talento Humano de la Institución, para los otros cargos realiza la entrevista el Jefe Inmediato quien realiza la aplicación de pruebas de conocimiento, evaluando las competencias técnicas y los conocimientos requeridos para el cargo. Tercera Entrevista: pasa la segunda entrevista con la Directora de Talento Humano, luego con el Administrador de la clínica y/o Gerencias para cargos de Dirección. Analizar resultados de las entrevistas por parte de la Gerencia, Administrador, Talento Humano, Jefe inmediato y pruebas realizadas para seleccionar el candidato. PARA EL ÁREA ASISTENCIAL: Realizar la verificación del título de grado de especialista, profesional, técnico, tecnólogo y los certificados de aptitud ocupacional de auxiliar previo a la vinculación. A través de correo certificado se enviará una carta realizando dicha solicitud, en la cual se específica: Nombre del profesional, cédula de ciudadanía, Título obtenido y fecha de expedición del título. Si el título es expedido por una institución educativa por fuera de Colombia, se verifica que el título cuente con la respectiva convalidación por el Ministerio de Educación.

4 Dr. Fernando Pedroza Página 4 de 7 La Directora de Talento Humano y/o Jefe de Selección y Salud Ocupacional, informa al candidato seleccionado que debe presentarse en la empresa para hacerle entrega del formato SCFOTH-012 Lista de chequeo de documentación requerida para contratación laboral de Talento Humano o el formato SCFOTH-021 Lista de chequeo de documentación requerida para contratación por prestación de servicios profesionales, según sea el tipo de contratación, en este formato se le especificarán la información, los documentos requeridos para ser contratado y el plazo limite que tiene para presentarlos. Si el candidato no suministra la información y los documentos requeridos en el plazo establecido, no se realiza la contratación. Solo con autorización por escrito de la Directora Científica o Presidente se le puede ampliar el plazo al candidato seleccionado. Al igual se le entrega el formato de Examen médico de ingreso CONTRATACION Elaboración y firma del contrato: Una vez se entregue y se verifique la información y documentación requerida, y el formato SCFOTH-012 Lista de chequeo de documentación requerida para contratación laboral de Talento Humano o el formato SCFOTH-021 Lista de chequeo de documentación requerida para contratación por prestación de servicios profesionales, esté completamente diligenciado, se le informa al candidato elegido el día que inicia sus labores y el horario de trabajo asignado. También se procede a la elaboración y firma del contrato cuya duración será de 3 meses a término fijo Programación de Inducción a la empresa: La directora de talento humano coordina las etapas y responsables del programa de inducción a la empresa siguiendo el manual de inducción personal SCMATH Vinculación: La Directora de Talento Humano realiza la vinculación del trabajador a la ARP, COLSUBSIDIO, EPS Y Fondo de Pensiones escogidos por el trabajador, le hace entrega al trabajador de la carta para apertura de la cuenta de nómina en el banco y lo remite al examen médico de ingreso. Posteriormente actualiza el listado de empleados que la dirección maneja Apertura de Hoja de Vida y seguimiento al perfil: La directora de Talento Humano al candidato elegido le abre la carpeta, que tienen el siguiente contenido: A. CONTENIDO CARPETA DE HOJA DE VIDA Y SEGUIMIENTO AL PERFIL 1. Hoja de Vida presentada por la persona 2. Fotocopia de Cedula de Ciudadanía 3. Fotocopia de pasado judicial 4. Inscripción a EPS, Fondos de Pensiones, ARP, Colsubsidio

5 Dr. Fernando Pedroza Página 5 de 7 5. Examen médico de ingreso 6. Memorandos, llamados de atención, reconocimientos, permisos, entre otros 7 SCFOTH -001: Formato de requisición de personal 8 SCFOTH-002: Formato de entrevista y verificación de referencias 9 SCFOTH-003: Evaluación Periodo de Prueba 10 SCFOTH-004: Evaluación de desempeño 11 SCFOTH-007 : Descripción de Funciones 12 SCFOTH -011 :Evaluación por competencias. 13 SCFOTH- 008 : Control de Asistencia a Programa de Inducción a la empresa 14 SCFOTH-012: Lista de chequeo de documentación requerida para contratación laboral de talento humano ó SCFOTH-021 Lista de chequeo de documentación requerida para contratación por prestación de servicios profesionales. 15 Soportes de educación y formación (Diplomas) 16. Soportes de experiencia (Constancias laborales) 17. Para personal asistencial: Registro en la secretaría de salud. Deben estar diligenciados al ingreso del trabajador: SCFOTH-001, SCFOTH-002, SCFOTH-011, SCFOTH-008, SCFOTH-012 ó SCFOTH-021. Los formatos SCFOTH-011, SCFOTH-003 y SCFOTH-004 se diligencian y actualizan de acuerdo a los periodos y actividades de cada trabajador. 5.4 Procedimiento de contratación cuando el personal no cumple el perfil Cuando se puede contratar a un personal que no cumple a cabalidad el perfil determinado: La premisa para la contratación de personal en La Font es el cumplimiento a cabalidad de los perfiles de cargo definidos. Sin embargo, en los casos que durante el proceso de selección se determine que por alguna circunstancia es apropiado la contratación de un candidato aunque no cumpla a cabalidad el perfil del cargo ya sea porque no existan más candidatos idóneos, se hace urgente suplir el cargo, sus referencias personales o laborales son consideradas impecables o por otras consideradas por el jefe; se debe asegurar que: Para cargos profesionales: La educación no es negociable y se debe cumplir. La formación puede ser realizada en un plazo de hasta un año y/o suplida por la validación con su desempeño de su jefe inmediato siempre y cuando este no sea un requisito legal. En caso que no se cumplan criterios de experiencia o habilidades esta podrá ser suplida por la validación con su desempeño de su jefe inmediato.

6 Dr. Fernando Pedroza Página 6 de Para cargos NO profesionales o de apoyo: Cuando el requisito de educación sea Bachiller y este no esté cumplido, se debe asegurar que se tenga un cronograma para alcanzarlo y que este sea cumplido. La formación puede ser realizada en un plazo de hasta un año y/o suplida por la validación con su desempeño de su jefe inmediatos siempre y cuando este no sea un requisito legal. En caso que no se cumplan criterios de experiencia o habilidades esta podrá ser suplida por la validación con su desempeño de su jefe inmediato. 6. REGISTROS SCFOTH-001 Formato de Requisición de Personal SCFOTH-002 Formato de Entrevista y Verificación de Referencias SCFOTH-011 Evaluación por competencias SCFOTH-012 Lista de Chequeo de documentación requerida para contratación laboral de Talento Humano SCFOTH-021 Lista de chequeo de documentación requerida para contratación por prestación de servicios profesionales. SCFOTH-022 Examen Básico de Procedimientos de Enfermería para Auxiliares de Enfermería SCFOTH-023 Examen Básico de Procedimientos de Enfermería para Enfermera Jefe SCFOTH- 031 Verificación de Promoción Interna de Trabajadores SCFOTH-032 Preselección Jefe Inmediato 7. ANEXOS Este instructivo no genera anexos HISTORIA DEL DOCUMENTO Este documento pasa de versión 0 a 1 porque se especificaron y actualizaron las actividades y se incluyó el formato SCFOTH-012. Este documento pasa de versión 1 a 2 porque se ampliaron las actividades correspondientes al punto de contratación, se incluyo el contenido de las carpetas del personal y se preciso el alcance del presente instructivo. Este documento pasa de versión 2 a 3 porque se incluyo la SCFOTH-021 Lista de chequeo de documentación requerida para la práctica de examen escrito y práctico para el

7 Dr. Fernando Pedroza Página 7 de 7 personal de enfermería que ingrese del titulo de grado de especialista, profesional, técnico, tecnólogo y los certificados de aptitud ocupacional de auxiliar. Este documento pasa de versión 3 a 4 porque se modificaron las actividades de reclutamiento, excluyendo la convocatoria interna y se incluyó la ejecución del estudio de seguridad. Este documento pasa de la versión 4 a la 5 porque se incluyo la verificación de títulos de grado. Feb Este documento pasa de versión 5 a versión 6 porque se incluye entrevista telefónica y creación y/o revisión de perfiles Marzo Este documento pasa de versión 6 a 7 por que se modifica la responsabilidad de quien debe realizar algunas funciones del proceso incluyendo a la Jefe de Selección y Salud Ocupacional. Se excluyó la realización del estudio de seguridad. Agosto Este documento pasa de versión 7 a 8 por que se le adiciona 5.4 Procedimiento de contratación cuando el personal no cumple el perfil.