PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE STAFF ADMINISTRATIVO OBJETIVO Y ALCANCE

Transcripción

1 PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE STAFF ADMINISTRATIVO OBJETIVO Y ALCANCE Identificar y atraer candidatos capacitados que ocupen las posiciones solicitadas por el Staff Administrativo, conforme a las especificaciones determinadas por el Administrador General a través de un proceso de reclutamiento, que buscará identificar y atraer al personal mejor calificado y con mayores posibilidades de integración. Los elementos que componen el proceso son los siguientes: Descripción de Puestos La descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica: 1. la tarea por cumplir 2. la responsabilidad que implica el puesto. Correlaciona al puesto y los otros puestos en la organización, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o ámbito de ejecución. Es importante observar que la descripción es impersonal, ya que se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el individuo que lo desempeña. Identificación de Fuentes de Reclutamiento. El reclutamiento se define como un conjunto de procedimientos cuyo fin es atraer a un número suficiente de candidatos idóneos para un puesto específico en una determinada posición dentro de la organización; es básicamente un sistema de información, mediante el cual la organización divulga y ofrece al mercado oportunidades de empleo que pretende llenar. Este proceso se inicia con la búsqueda de candidatos y termina cuando se reciben solicitudes de empleo; lo que permite adquirir un conjunto de solicitantes de trabajo, del cual se seleccionara después nuevos empleados.

2 El proceso que consiste en atraer personas en forma oportuna, en número suficiente y con las competencias adecuadas, así como alentarlos a solicitar empleos en una organización: Difusión, fuentes internas y externas, se tiene, como antecedente, el contacto con Bolsas de trabajo de Instituciones académicas reconocidas por su calidad académica, tales como Universidad Panamericana, Escuela Libre de Derecho, Universidad Nacional Autónoma de México, Universidad Iberoamericana, Instituto Tecnológico Autónomo de México, Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, Universidad La Salle, Instituto Politécnico Nacional y Universidad Anáhuac. Asimismo con bolsas de trabajo de Asociaciones de prestigio como la American Chamber, (AMCHAM) y Asociación Mexicana de Ejecutivos y Directores de Recursos Humanos, (AMEDIRH) Seguimiento del proceso, La imagen y presencia de la Firma es de suma importancia por lo que el contacto tanto con Instituciones académicas como con Asociaciones debe ser periódico y en colaboración con los requerimientos tanto de la Firma como de dichas instituciones, (coordinadores de carrera, de bolsas de trabajo académicas, foros universitarios, promoción y asistencia a sesiones de intercambio de reclutamiento y selección, bases de datos de alumnos, ex alumnos, así como proveedores de servicios de reclutamiento y selección certificados. PROCESO DE RECLUTAMIENTO Dado que la descripción de puestos es un elemento básico para definir con claridad los requerimientos específicos que deben satisfacer los candidatos a ingresar al despacho para desarrollar un trabajo eficiente (vacantes), se deberán seguir los siguientes pasos: a) La Gerencia de Recursos Humanos, elaborará las diferentes descripciones de puestos tipo, así como las posiciones requeridas y validará la misma con el Responsable de área. b) El reemplazo de plazas o bien los puestos de nueva creación se notificarán a través de una requisición a la Gerencia de Recursos Humanos enviada por correo electrónico, señalando los motivos que las están ocasionando, la fecha en que deberá estar cubierto el puesto, el tiempo por el cual se va a contratar (en caso de personal temporal), departamento, horario, sueldo y beneficios a ofrecer. La compensación será validada por el Administrador General. c) Para definir el perfil se revisará la descripción de puesto que aplique según sea el caso), la cual contemplará los requisitos o características básicos de un puesto de trabajo, señalándolos cualitativa y cuantitativamente. d) La Gerencia de Recursos humanos, junto con el área respectiva, definirán las fuentes de reclutamiento que pueden ser tanto internas como externas; es decir, se identificará y seleccionará aquellas fuentes eficientes acordes a las necesidades de atracción de personal que cuente con amplias posibilidades de ingreso en la firma dadas sus características. e) La solicitud que envíe el área a la Gerencia de Recursos humanos servirá como una herramienta base para todos los demás procesos ya que sus datos serán fuente de información comparable entre los diferentes candidatos y base para el desarrollo de los Inventarios de Reclutamiento y Selección de Personal.

3 CURRÍCULUM Al igual que la solicitud antes mencionada, el papel del CV es una fuente importante de información en la cual el candidato puede expresar cada uno de sus logros y experiencias laborales; es importante solicitar el envío de los CV s a los candidatos interesados en el despacho. El proceso a seguir con relación a dichos CV s será el siguiente: Se seleccionarán las fuentes de reclutamiento. Se revisarán y compararán los CV s disponibles de acuerdo a las especificaciones de la persona que estamos buscando. Se revisarán y contactarán las referencias mencionadas por el candidato. PROCESO DE SELECCIÓN Dado que el objetivo del proceso es conocer las aptitudes y cualidades de los candidatos cuyas características sean más acordes al perfil del puesto solicitado, podemos definir 2 procesos: IV Proceso para Staff Administrativo 1) Recepcion de solicitudes coordinado por la Gerencia de Recursos Humanos, con la aprobación de la contratación y/o reemplazo por parte del Administrador General y el Consejo de Dirección. 2) Contacto con fuentes de reclutamiento por parte de RH, referenciadas en la Identificación de las fuentes. 3) Entrevista inicial con el Gerente del área interesada; Recursos Humanos enviará los CV s para su análisis al Gerente de la misma y de acuerdo al perfil de la posición ; la entrevista inicial se realizará a cargo de RH, (puede ser vía telefónica para un primer filtro) con el objeto de verificar el perfil del candidato 4) Exámenes de ingreso, incluyendo psicométricos que serán aplicados a través de los servicios de nuestro proveedor (AMEDIRH) 5) Tipo de pruebas: a) Perfil de personalidad, esta batería de prueba mide los rasgos relacionados, con estabilidad emocional, autoestima, confianza cautela, responsabilidad, sociabilidad, autopercepción y estilo de trabajo; b) Conducción y Comunicación laboral, desempeño de la personas en su medio laboral en condiciones normales y bajo presión, c) estilo de trabajo (personalidad en cuanto a forma de trabajo en ambiente laboral que mide capacidad de organización, 6) La calificación de los exámenes y recopilación de la información de los candidatos se realizará únicamente en relación con aquellos que hayan aprobado los exámenes de ingreso, por la Gerencia de Recursos Humanos. 7) Confirmación de Referencias laborales y de estudios) la realizará Recursos Humanos, para que el Gerente de área y Administrador o General confirme a Recursos Humanos la decisión sobre la contratación del candidato. 8) En el caso de personal administrativo el despacho No contratará a dicho personal directamente, ya que durante los primeros tres meses Pro-Talento, proveedor de servicios de Outsourcing apoyará en la contratación para perfiles administrativos sin incluir el nivel gerencial. Una vez pasado este período y con el soporte de una evaluación con el Gerente del área y autorizado por el Administrador General, se procede a la contratación a través de la nómina de SÁNCHEZ DEVANNY.

4 9) Posterior a este período, Recursos Humanos será entonces el enlace directo entre el candidato seleccionado y la firma, con el objeto de obtener la documentación necesaria para su incorporación, así como para dar seguimiento al proceso de contratación, incluyendo la preparación del contrato de prestación de servicios profesionales independientes o contrato individual de trabajo, según sea el caso, la guía informativa y las políticas internas del despacho a entregar al candidato una vez contratado y demás información que se considere relevante. CONCLUSIÓN DEL PROCESO Al finalizar cada proceso de Selección en las diferentes posiciones, la Gerencia de Recursos Humanos, coordinará tanto el procedimiento de contratación como el de ingreso e inducción a la FIRMA, en colaboración con las demás áreas del despacho (administración general, sistemas y facturación y cobranza) de tal modo que se cubran todos los temas relacionados con el ingreso del candidato, incluyendo pero sin limitarse, la firma de la documentación de ingreso, el espacio físico que ocupará, acceso a equipo de cómputo, extensión telefónica, equipo de telefonía celular en su caso, asignación de dirección de correo electrónico, tarjetas de presentación y tarjeta de acceso peatonal y al estacionamiento. POLITICAS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN Las ofertas laborales tienen que ser canalizadas a través de la Gerencia de Recursos Humanos, es decir, tanto en su envío como en la recepción de las mismas, es decir, todos los esfuerzos de reclutamiento y selección, aún y cuando emanen de consultores externos y otros empleadores, se deberán concentrar en Recursos Humanos, ya que una de sus responsabilidades es contar con candidatos y personal de calidad de acuerdo a los requerimientos de la firma. Aquellas áreas que requieran de la contratación de personal, ya sea por concepto de reemplazo o bien de plazas nuevas, deberán contar con la autorización previa del CD. El reclutamiento puede ser interno, el caso de transferencias y promociones. Sus ventajas son rapidez, economía y motivación, espíritu de competencia, aviva la cultura organizacional. Sus desventajas son bloquea la entrada de nuevas ideas, favorece el conservadurismo y rutina, puede generar conflicto de intereses. En lo que respecta al reclutamiento externo, se aplicará el uso de las fuentes de reclutamiento seleccionadas, para la búsqueda de candidatos potenciales y disponibles ubicados en otros despachos o empresas, (la Gerencia de Recursos Humanos destinará tiempo y recursos para tal efecto), contando con una base de datos activa del despacho cuya fuente debe ser el página web, instituciones educativas de nivel superior (universidades), ferias de empleo, promoción, consultorías/head hunters, organizaciones profesionales (AMCHAM) y el Internet. Las ventajas son intercambio de experiencias laborales en otros despachos y/o instituciones que permita enriquece a todo el personal, sin olvidar la revisión de la seguridad de las fuentes de reclutamiento.

5 ESQUEMA DE PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN EN SANCHEZ DEVANNY Solicitudes no previstas (creación/ ingreso de nuevas prácticas) Planeación de RR.HH. (conforme a Presupuesto Anual) REQUERIMIENTOS para Recursos Humanos vía necesidades de contratación Fuentes de reclutamiento (ver procedimiento) Matriz de Reclutamiento y selección (presentación de al menos 3 candidatos) Necesidades de personal (debido a nuevos proyectos)