PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO Procedimiento para la administración del recurso humano Página 1 de 9

2 Procedimiento para la administración del recurso humano Página 2 de 9

3 1. Objetivo Establecer los lineamientos para la administración de los recursos humanos considerando actividades específicas para el reclutamiento y selección de personal para ocupar puestos que no son de elección popular, capacitación y evaluación del desempeño. 2. Alcance Aplica a todas las áreas y personal del Honorable Congreso del Estado de Puebla 3. Referencias Manual de Equidad de Género Manual de Organización Modelo de equidad de Género MEG 2003 Reglamento interno del Honorable Congreso del Estado de Puebla Ley de los Servidores Públicos. Ley de Estímulos, Recompensas y Premios a los Funcionarios y Empleados del Gobierno del Estado de Puebla. 4. Definiciones No aplica. 5. Procedimiento 5.1 Para el reclutamiento y selección de personal RESPONSABLE NÚM. ACTIVIDAD 1 Identificar la necesidad de contratación de un recurso humano. Registrar una tarjeta informativa considerando las habilidades, educación y Directoras (as) Generales del Honorable congreso del Estado Coordinador (a) General Administrativo / Secretario (a) General experiencia deseado. La necesidad de personal deberá de corresponder a una vacante en la estructura orgánica del Honorable Congreso del Estado de Puebla. El proceso podrá aplicar también para personal actual en el Honorable Congreso del Estado. 2 Firmar la solicitud de Personal y enviar al / a la Coordinador (a) General Administrativo con copia para el / la secretario (a) General para su autorización. 3 Revisar y si aplica, autorizar la ocupación de la vacante identificada. En caso de autorizar la ocupación de la vacante, avisar al / a la responsable de Recursos Humanos para proceder con el reclutamiento y selección de personal vía tarjeta informativa, adjuntando copia de la tarjeta previa y con copia para el / la director (a) general que solicitó el recurso. En caso de que no se autorice la ocupación de la vacante, avisar vía tarjeta Procedimiento para la administración del recurso humano Página 3 de 9

4 informativa al / a la directora (a) solicitante las razones de la decisión. 4 Publicar un aviso de forma interna y externa considerando la información de la vacante solicitada así como el perfil del puesto correspondiente. El aviso de reclutamiento deberá de considerar lenguaje inclusivo de género, no discriminatorio y accesible para mujeres y hombres sin preferencia alguna. Agregar el mecanismo de recepción de solicitudes en el aviso. El aviso debe de contener además las condiciones del empleo ofertado (Sueldo, horario de trabajo, ubicación de labores, riesgos propios del trabajo, beneficios y prestaciones aplicables) 5 Recibir los currículos de las personas aspirantes a ocupar la vacante. Recursos humanos Jefes (as) inmediatos potenciales Recursos humanos 6 Analizar los currículos recibidos y resguardados del último año identificando aquellas que cumplen totalmente con el perfil solicitado. 7 Programar entrevistas con las personas pre seleccionadas considerando que se entrevisten con su posible jefe (a) inmediata y/o solicitante de la vacante. 8 Avisar a entrevistados (as) y entrevistadores (as) del día programado para la realización de la entrevista. Enviar los currículos y copia del perfil de la vacante a los y Las entrevistadores para que procedan a elaborar la Guía de entrevista. La guía de entrevista podrá considerar preguntas abiertas con la finalidad de evaluar elementos que no son posibles medir a través de una prueba de conocimientos. (Experiencia, formación, etc.) Las preguntas no deberán ser de carácter sexista así como discriminatorias. 9 Recibir y realizar la entrevista (a) de acuerdo a lo programado, registrando en la guía de entrevista, los resultados de la misma. 10 Al termino de las entrevistas, informar vía tarjeta informativa al / a la responsable de Recursos Humanos los y las candidatos potenciales resultado de la evaluación para la aplicación de exámenes correspondientes. Se deberá de enviar la (s) guía (s) de entrevista con una marca en la casilla correspondiente de aprobación para continuar con el proceso. Considerar la selección de al menos 2 personas candidatas al puesto. Informar si es necesario que se aplique un examen de conocimientos, enviándolo. 11 Al termino de la entrevista con el / la jefa potencial, entregar la encuesta de condiciones durante la entrevista, la cual tiene como objetivo conocer la percepción del/ de la entrevistado (a) durante la entrevista. Resguardar la encuesta y analizar posterior al proceso. Si se requiere, levantar una queja y se sigue lo descrito al procedimiento para la prevención y atención de violencia laboral. 12 Avisar a las personas seleccionadas que se presenten el día y hora programado para la realización de exámenes requeridos. Los exámenes aplicables son: Psicométricos, de conocimientos y habilidades según lo requiera el puesto. No se permiten exámenes de gravidez ni examen médico. 13 Aplicar los exámenes correspondientes asegurando que el ambiente para la respuesta es Procedimiento para la administración del recurso humano Página 4 de 9

5 Personal de nuevo ingreso / Responsable de Recursos Humanos /Coordinador (a) General de Administración / Secretario (a) General de administración. adecuado. Se considera un espacio y ambiente físico adecuado un área con una mesa y una silla, sin tráfico de personas y con mecanismos para evitar interrupciones por ruido o visuales. 14 Evaluar los exámenes correspondientes y de acuerdo a los resultados, seleccionar a la persona final a ocupar el puesto solicitado. En caso de contar con un empate entre dos candidatos (as), los cuales cumplen con el perfil del puesto y exámenes, se podrá decidir por aquella persona que labore en el Honorable Congreso del Estado de Puebla y que la oportunidad represente una mejora. En caso de contar con un empate entre candidatos (as), y ninguna labore en el Honorable Congreso del Estado de Puebla, se podrá seleccionar a la persona que ayude a balancear la proporción de ocupación de sexo en el nivel jerárquico al cual pertenezca la vacante solicitada. 15 Comunicar al / a la jefe (a) inmediato (a), Coordinador (a) General de administración y Secretario (a) general de la selección de personal vía tarjeta informativa. 16 Informar a la persona seleccionada de la decisión final y solicitar la documentación necesaria para el expediente así como la requerida para la elaboración de contrato o nombramiento. Una vez elaborado el contrato o nombramiento, informar a las partes interesadas y correspondientes de la fecha de inicio de labores así como la programación de firma de contrato o nombramiento. 17 Firmar el contrato o nombramiento del personal de nuevo ingreso con las copias que se requieran. 5.2 Para la capacitación del personal RESPONSABLE NÚM. ACTIVIDAD 18 Identificar la competencia y necesidades de capacitación necesarias requerida para el cumplimiento de las actividades del personal a su cargo. Directoras (as) Generales del Honorable congreso del Estado Registrar las necesidades de su personal en el formato Detección de necesidades de capacitación. Esta actividad se deberá de realizar en los meses de marzo y abril. 19 Turnar la detección de necesidades a la responsable de recursos humanos para su Procedimiento para la administración del recurso humano Página 5 de 9

6 procesamiento Además de la capacitación requerida para el reforzamiento del personal, se debe de considerar de forma obligada cursos específicos que atiendan. o Sensibilización en equidad de género y no discriminación. o Formación que favorezca la movilización a un cargo de jerarquía mayor. o Prevención de enfermedades de hombres y mujeres. o Seguridad e higiene considerando impactos de hombres y mujeres. 20 Recopilar la información y turnarla para autorización de parte del / de la coordinador (a) del comité de equidad así como de la Coordinación Administrativa. Recursos Humanos Instructor (a) Coordinador (a) del comité de equidad de género / Responsable de recursos humanos 21 Elaborar el programa de capacitación de acuerdo a los cursos autorizados y difundir a los y las directores (as) generales para su conocimiento. Colocar en las observaciones del programa que los horarios para la impartición corresponden a los horarios laborales y que no existe limitante para la asistencia del curso programado por motivos de género. 22 Identificar la fuente de capacitación requerida por cada curso a impartir. En caso de que se requiera, solicitar recursos para la impartición pasando a autorización a la coordinación administrativa. 23 Solicitar al personal objetivo que se registre en la lista de inscripción por curso en el área de recursos humanos. El registro considera los talleres o cursos que se ofertan, horarios y lugares. Firmando la oferta, el personal se obliga a presentarse. 24 Identificar y acordar la logística necesaria para la impartición de curso (Lugar, horario, material de capacitación, proyector, otros elementos necesarios) en conjunto con el instructor y/o proveedor. 25 Pasar lista de asistencia según corresponda día y hora de capacitación y al inicio y termino del evento de capacitación. 26 Exponer y transmitir los conocimientos del tema según la mecánica más adecuada respetando los horarios establecidos. 27 Evaluar el aprendizaje de los y las participantes a través de la herramienta más adecuada (Examen, taller, etc.) 28 Entregar un reporte del curso de capacitación en formato libre al / a la responsable de recursos humanos adjuntando lista de asistencia así como evaluaciones de la capacitación (exámenes, constancias, diplomas, etc.) 29 Revisar la información entregada identificando si todo el personal programado asistió al mismo. En caso de que se identifique que no asistió personal programado, avisar al / a la jefe (a) inmediato para investigar las causas y si es posible, programar para que asista a otro evento de capacitación. Resguarda la información recibida de acuerdo al procedimiento de elaboración y control de documentos y registros. 5.2 Para la evaluación de desempeño Procedimiento para la administración del recurso humano Página 6 de 9

7 RESPONSABLE NÚM. ACTIVIDAD 30 De acuerdo a lo establecido en la Ley de Estímulos, Recompensas y Premios a los Funcionarios y Empleados del Gobierno del Estado de Puebla, en los meses de abril y mayo de cada año, solicitar a los y las directores de área la evaluación del desempeño del personal a su cargo para iniciar el trámite correspondiente a premios, estímulos y recompensas con la Secretaría de Finanzas del Estado de Puebla La evaluación comprende 4 atributos que se dividen en: o Honradez y eficacia El o la gerente inmediato requisita la solicitud XXX del personal que considere que puede ser acreedora al estimulo de honradez y eficacia. Dicha solicitud se valida y agrupa junto con otras solicitudes para su envío a la Secretaría de Finanzas. recursos humanos o o o Puntualidad De acuerdo a los registros de asistencia, identificar que personal mantienen un record perfecto de asistencia. Capacitación Elaborar reporte considerando por personal el número de horas que ha participado en una capacitación (14 horas mínimo) Trabajos Valiosos Elaborar una propuesta de mejora que repercuta en las actividades y resultados del Honorable Congreso del Estado de Puebla para su envío al Comité establecido en la Secretaría de Finanzas para su análisis y decisión final. Directores (as) de área 31 Recopilar la información correspondiente a la evaluación de honradez y eficacia así como de trabajos valiosos y enviar vía tarjeta informativa al / a la responsable de recursos humanos. 32 Recopilar información y generar los registros correspondientes por cada premio, estimulo y/o recompensa en los formatos establecidos por la secretaría de Finanzas. recursos humanos 33 Dar seguimiento a la decisión final de la Secretaria y asegurar que se otorgue lo gestionado al personal designado. 6. Documentos de apoyo y registros P16 F01 P16 F02 P16 F03 P16 F04 P16 F05 Guía de Entrevista Encuesta de Condiciones Durante la Entrevista Detección de Necesidades de Capacitación Programa de Capacitación Lista de Asistencia Procedimiento para la administración del recurso humano Página 7 de 9

8 7. Control de cambios Procedimiento para la administración del recurso humano Página 8 de 9

9 Anexo 1 Calculo de tamaño de muestra Donde: N= Total de colaboradores (as) de la organización z= 1.96 para una confianza del 95% o 2.58 para una confianza del 99% p= 0.5 (De desconoce, por lo que ocuparemos un valor en el escenario más desfavorable. q= 1 p i= error que se prevé cometer. (Ocupar un 10%.) Ejemplo Datos de entrada N 300 Z % de confianza p 0.5 q 0.5 i 0.1 n= 108 Totales Desglosados Personal MS MM MO Totales Hombres Mujeres MS= Mandos Superiores % colaboradores (a) desglosados MM= Mandos Medios Personal MS MM MO Totales MO= Mando operativos Hombres 3% 13% 27% 43% Mujeres 2% 20% 35% 57% Tamaño de la muestra Personal MS MM MO Totales Hombres Mujeres Muestra 110 Procedimiento para la administración del recurso humano Página 9 de 9