PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Y CONTRATACIÓN

Transcripción

1 1. OBJETIVO. Definir y documentar una metodología para la selección, contratación e inducción, del personal que ingrese a desarrollar labores al interior de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, dando cumplimiento a las políticas internas Institucionales y a los requisitos de la NTC ISO 9001: 2015 aplicables frente a competencia. 2. ALCANCE. Este procedimiento aplica a todos los procesos de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, que requieran contratar personal. 3. RESPONSABLE. Los responsables de velar por el desarrollo de este procedimiento son: La Presidencia Ejecutiva, el Director Administrativo, El y Contratación I y demás colaboradores que designe la Presidencia Ejecutiva. 4. DEFINICIONES. REQUISICIÓN DE PERSONAL: Necesidad de Contratación de personal que puede tener cualquiera de los procesos que hacen parte de la operatividad de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA. PERFIL DEL CARGO: Requisitos mínimos para un cargo especifico de la Organización. Este perfil está basado en los parámetros de Educación, Formación o Experiencia. COMPETENCIA: Habilidad demostrada para aplicar conocimiento y aptitudes. (NTC-ISO 9000). Para la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA una persona es competente, cuando se demuestra que cumple con el perfil del cargo en aspectos de Educación, Formación o Experiencia.

2 VACANTE: Cargo que no cuenta con una persona titular para desempeñar sus funciones. ENCARGO: Situación administrativa de un colaborador mediante el cual se designa temporalmente, para asumir total o parcialmente las funciones de un empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las actividades propias de su cargo. DESEMPEÑO: Resultado medible. (Cualitativo o cuantitativo). ORGANIZACIÓN: Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones con responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos. CONOCIMIENTOS: Recopilación de información disponible que es una creencia justificada y que tiene grado elevado de certeza de ser verdadera. NOTA: En caso de necesidad inminente o urgencia motivada de suplir una vacante, se verificará la posibilidad de encargar temporalmente a un colaborador de la Entidad, mediante la asignación de las funciones del cargo de manera parcial o total, lo anterior por medio del documento correspondiente, firmado por la Presidencia Ejecutiva.

3 5. DESARROLLO. 5.1 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL No ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO REGISTRO /RESULTADO 1 INICIO RESPONSABLE 2 Requisición de personal y aprobación Los Directores de área, que tengan necesidad de contratar personal, remiten el formato DAF-01 debidamente diligenciado con destino a Presidencia Ejecutiva, quien emite decisión de aprobación, de acuerdo al análisis de cargos creados y disponibilidad presupuestal. DAF-01 Directores de área y Presidencia Ejecutiva. 3 Proceso de análisis y convocatoria interna y/o externa. Presidencia Ejecutiva estudia la posibilidad de suplir el cargo solicitado mediante las siguientes modalidades: 1. Mediante la delegación provisional por encargo a un colaborador ya contratado, que cumpla con el perfil requerido para el cargo o establecido en la matriz de cargos críticos. Convocatoria interna o externa Presidencia Ejecutiva y Contratación I. 2. Por convocatoria interna que permita promover a un colaborador, que cumpla con la competencia necesaria, en términos de educación, formación, o experiencia. 3. Por medio de convocatoria externa y respectivo

4 proceso de selección. 4 Recepción de formato DAF-01, aprobado. La Coordinación de y Contratación, recepciona el formato de requisición de personal aprobado por Presidencia Ejecutiva y procede con la modalidad autorizada, en cualquiera de los casos se deberá garantizar la evaluación de competencias requeridas, en términos de: educación, formación, o experiencia de cada aspirante. DAF-01 Presidencia Ejecutiva y/o I. 5 Proceso de convocatoria según modalidad de selección autorizada. y Contratación, procede a realizar la convocatoria, según el perfil aprobado para el cargo requerido, según la modalidad aprobada, para convocatoria externa, se puede realizar mediante solicitud ante una entidad externa avalada para proveer el talento humano solicitado (Bolsas de empleo, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, empresas de servicios temporales de empleo, etc.). La Cámara de Comercio del Cauca podrá realizar la convocatoria directamente o solo con las hojas de vida que reposen en la institución. Convocatoria y Contratación I. 6 Proceso de selección de hojas de vida. Si el proceso de selección lo realiza la Entidad, las hojas de vida deben ser radicadas hasta la fecha límite de la convocatoria y en caso de ser remitidas por correo electrónico, es necesario que se deje evidencia física de ello. Las hojas de vida recepcionadas deben evaluarse con relación al perfil del cargo vacante, descrito en el DAF-05 y Contratación I, o persona delegada por Presidencia.

5 manual de funciones de la Entidad DAM-01. Las hojas de vida que cumplan con el perfil, se incluyen en el formato para la selección del personal DAF-05. Para dar inicio al proceso de selección, es necesario contar con al menos cinco (5) aspirantes que cumplan con las competencias requeridas en el Manual de Funciones. Si esto no llegaré a suceder la Presidencia Ejecutiva emitirá las directrices correspondientes. En el DAF-05 se debe diligenciar si cumple o no en la casilla de educación, formación y experiencia, determinado al final el criterio aplicado para la selección de la persona que en adelante ocupará el cargo. Nota: Según estatutos vigentes, la selección del cargo de Presidente Ejecutivo depende de la Junta Directiva. 7 Realización de entrevista personal y/o prueba de conocimiento. Prueba de conocimiento y entrevista: su aplicación la determinará la Presidencia Ejecutiva, quien podrá delegar a un colaborador, emitiendo las directrices correspondientes. La Presidencia Ejecutiva o su delegado, realizará la evaluación mediante entrevista personal y/o prueba de conocimiento a los candidatos a ocupar el cargo vacante. En esta etapa del proceso se debe diligenciar el formato: DAF-05 Formato de selección de personal. DAF-05 Presidencia Ejecutiva o quien se delegue.

6 8 La persona seleccionada debe surtir el proceso examen médico ocupacional de pre ingreso. Certificado y Contratación I - Asistente Administrativa 9 FIN NOTA: Cuando el aspirante a un cargo temporal o titular ha laborado en la Entidad y si el proceso de selección en el cual participó no es mayor a 6 meses se acepta el análisis del proceso anterior, teniendo en cuenta la evaluación del desempeño y el criterio de Presidencia Ejecutiva. 5.2 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL Tabla N 01 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA CONTRATO LABORAL DAF-01, DAF-05, DAF-20 debidamente diligenciados y firmados. Hoja de vida con, copia de la totalidad de los soportes relacionados. Tarjeta Profesional, para los cargos que lo requieran. Certificado del examen médico ocupacional de pre ingreso. Cinco (5) Fotocopias de cedula ampliada al 150% Fotocopia de constancia de afiliación a E.P.S y A.F.P. según aplique. NOTA: Los documentos antes citados anteriormente, deben presentarse en la fecha de selección en la oficina de gestión de talento humano y contratación.

7 No PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE 1 INICIO 2 Presentar formato DAF-20 requisitos de contratación laboral. La Coordinación de talento humano y contratación, recepciona los requisitos necesarios para contrato laboral relacionados en la tabla No 1, esto dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la selección. Dos (2) días hábiles siguientes a la selección. y Contratación I, jefe inmediato. 3 Elaboración del texto del contrato laboral. El l área de y Contratación, digita el texto del contrato de acuerdo al contenido de la minuta para Contrato de Trabajo Individual a Termino Fijo. Si el cargo a suplir, no cuenta con funciones aprobadas en el documento manual de funciones DAM-01, quien haga las veces de superior inmediato debe presentar una relación de funciones a desarrollar con el Visto Bueno de Presidencia Ejecutiva, Oficio que quedará anexo al contrato suscrito. El tiempo máximo en que debe estar completamente diligenciado el texto del contrato por parte de la Coordinadora del Área de Talento Humano y Contratación es de tres (3) días posterior a la recepción del formato DAF-20 debidamente firmado. Tres (3) días posteriores a la recepción del formato DAF-20. y Contratación I 4 Cuando el colaborador que haga las veces de Tres (3) días Hábiles. Coordinadora de

8 Realizar revisión jurídica y administrativa y Contratación no sea profesional en derecho, la revisión de los aspectos jurídicos de las minutas contractuales, la realizará el asesor Jurídico externo. De igual manera, se hace una revisión posterior por parte del Director Administrativo. y Contratación I Para la revisión total, se requerirá de tres (3) días Hábiles posterior a la digitación del texto del mismo, será valida la revisión inicial vía electrónica del texto de la minuta contractual por parte del Asesor Jurídico Externo; si la revisión Jurídica NO es conforme con las apreciaciones para este tipo de contratación, el asesor Jurídico externo devuelve el formato de contrato laboral con sus respectivas observaciones para realizar los ajustes en el contenido del mismo; de la misma forma si en la revisión por parte de la Dirección Administrativa se detecta algún tipo de inconsistencia en el contrato a suscribirse, éste se devuelve a la Coordinación de y Contratación con las respectivas observaciones, para realizar ajustes. 5 Etapa de perfeccionamiento del contrato. Una vez el texto del contrato surta el proceso de revisión, éste pasa a etapa de perfeccionamiento mediante la firma de la Presidencia Ejecutiva, y posteriormente del trabajador. Esta gestión no deberá superar un (1) día después de la Aprobación Jurídica y Administrativa. Un (1) día hábil. y Contratación I 6 Un (1) día

9 Realizar afiliaciones Una vez perfeccionado el contrato mediante las respectivas firmas, se procede a realizar las afiliaciones a seguridad social integral en salud, pensiones, riesgos laborales y caja de compensación familiar, mediante el diligenciamiento de los formatos suministrados por las entidades para cada fin, de lo cual debe quedar evidencia en la historia laboral respectiva. Nota: en caso de que el colaborador desee ya estando contratado por la Entidad realizar cambio de EPS o Fondo de Pensiones, se debe dirigir a la Coordinación de Talento humano y Contratación para que por intermedio de esta coordinación se presente la novedad al Jefe Financiero y al Tesorero y estos realicen las modificaciones correspondientes. hábil. La afiliación debe coincidir con la fecha de inicio del contrato laboral. Auxiliar de I 7 Actualizar cuadro de relación de contratos con numeración asignada de manera consecutiva. El nuevo contrato se debe relacionar en el cuadro de relación de contratos de la Entidad, asignando el número en orden consecutivo, que corresponda de acuerdo a su fecha de suscripción. Cuadro de relación de contratos de la Entidad y Contratación I. 8 Pasar a etapa de inducción. La nueva persona contratada pasa a la etapa de inducción en la Entidad. En la fecha de inicio del contrato laboral. y Contratación I. 9 FIN 5.3 PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN DE PERSONAL

10 No PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE 1 INICIO 2 Informar sobre Generalidades de la Entidad. Se da a conocer al nuevo colaborador aspectos tales como: Políticas, objetivos estratégicos y operativos, planes, funciones desempeñar, sistema de seguridad y salud en el trabajo, horario de trabajo, incluyendo la capacitación para la consulta del manual de funciones presente en la red para el caso de los cargos presentes en el organigrama y la entrega física de las funciones asignadas, para el caso de cargos no creados en el organigrama de la Entidad. Se deberá dar a conocer el Reglamento Interno de trabajo, los Estatutos y el Código de ética Institucional. Se realiza una presentación general de los aspectos que componen el Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad, profundizando en los tópicos que tengan relación directa con las labores del nuevo colaborador. Acta de Inducción de personal y Contratación I y demás personal que imparta inducción. 3 Relacionar al nuevo colaborador con su entorno laboral. Se proporciona el mobiliario del puesto de trabajo que va a ocupar el nuevo colaborador, junto con los elementos necesarios para desarrollar sus funciones. Acta de entrega de elementos de oficina. Jefe Inmediato del nuevo colaborador. Auxiliar de Almacén II

11 4 Exponer funcionamiento de plataforma informática Se realiza la presentación de los componentes de la plataforma informática que posee la Entidad y de las herramientas con que se cuenta, para la optimización del desempeño de las funciones. Se le hace entrega de Elementos Informáticos para el desarrollo de sus funciones si el cargo así lo requiere. Acta de Inducción de personal Dirección de Tecnología 5 Presentar nuevo colaborador al personal de la entidad Esta presentación se puede realizar en reunión de grupo o de manera individual. N/A l Área de Comunicaciones 6 Realizar inducción especifica en el cargo El Jefe inmediato del nuevo colaborador contratado o quien éste delegue, realiza la inducción específica en las funciones o actividades a realizar basándose en el manual de funciones y de procedimientos a utilizar. Esta inducción puede ser delegada sobre un colaborador que conozca las funciones en el proceso o inclusive las puede asumir el colaborador que abandona el cargo que entra a ocupar la nueva persona, debiendo enviar copia de la inducción al área de de la entidad. Acta de Inducción especifica Jefe Inmediato o su delegado 7 FIN

12 5.4 PROCEDIMIENTO PARA LA FINALIZACIÓN DEL CONTRATO LABORAL No PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE 1 INICIO 2 Informar al trabajador acerca de la no renovación del contrato laboral. Se informa al colaborador y al jefe inmediato acerca de la no renovación del contrato laboral a término fijo. N/A Presidencia Ejecutiva 3 Enviar novedad de retiro del colaborador tanto a la Gestión financiera como a la Dirección de Tecnología. Se envía novedad de retiro del colaborador tanto a la Gestión Financiera, como a la Dirección de Tecnología, a este último proceso por medio de correo electrónico. Novedad de nomina y Contratación I y Auxiliar de Talento Humano I. 4 Concertar cita para examen médico ocupacional de egreso. Se hace entrega al colaborador de oficio informando acerca de la cita concertada por el l sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, para asistir al examen de egreso. Oficio con firma de recibido de la cita y certificado examen de egreso. Asistente Administrativa 5 Tramitar Paz y Salvo, DAF-09 El jefe inmediato debe garantizar que el colaborador saliente, deje suscrita un acta de entrega a satisfacción del cargo. Acta de entrega del cargo, Paz y Salvo, DAF-09 totalmente firmado. Jefe inmediato

13 5.5 EVALUACIÓN DE PERSONAL EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Todos los colaboradores de la Entidad, serán evaluados en su desempeño de manera anual, siempre que cumplen con una duración superior a tres meses para el momento de la aplicación de la evaluación. Los colaboradores temporales, serán evaluados al finalizar su periodo contractual. El resultado de la evaluación de desempeño es un insumo para el plan de formación y toma de acciones para la mejora del desempeño y de las competencias transversales definidas para el personal de la Cámara de Comercio del Cauca. MEDICIÓN DE CLIMA ORGANIZACIONAL: Anualmente se debe realizar una medición de Clima Organizacional, esto con el propósito de verificar la percepción que tiene el personal a cerca del ambiente de trabajo de la Entidad, y toma acciones en pro de la mejora del ambiente laboral, las cuales deben estar documentadas con su respectivo seguimiento. 6. DOCUMENTOS O FORMATOS RELACIONADOS DAF-01 Requisición de personal DAF-05 Formato de selección de personal DAF-06 Evaluación de competencia y plan de mejoramiento DAF-09 Formato paz y salvo, finalización contrato laboral DAF-15 Evaluación de Clima Organizacional DAF-20 Requisitos de Contratación Laboral DAF-26 Formato evaluación del desempeño CAMBIO DE VERSIÓN: El procedimiento se actualiza de manera general, incluyendo la las nuevas directrices de la NTC ISO 9001:2015 frente a competencia (educación, formación o experiencia), contempla además el encargo temporal por necesidad inminente o urgencia motivada.