REPÚBLICA DE HONDURAS SECRETARIA DE OBRAS PUBLICAS TRANSPORTE Y VIVIENDA FONDO VIAL BANCO MUNDIAL

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1 REPÚBLICA DE HONDURAS SECRETARIA DE OBRAS PUBLICAS TRANSPORTE Y VIVIENDA FONDO VIAL BANCO MUNDIAL PROGRAMA PILOTO DE MICROEMPRESAS ASOCIATIVAS DE MANTENIMIENTO VIAL EN LA RED VIAL NO PAVIMENTADA GUÍA PARA EL PROCEDIMIENTO DE PAGO A LAS MICROEMPRESAS ASOCIATIVAS DE MANTENIMIENTO VIAL Hernán Otoniel Fernández Ordoñez Consultor Tegucigalpa, junio de 2012

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO DE LA GUÍA ALCANCE DE LA GUÍA RESPONSABILIDAD FORMA DE PAGO PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO A LAS MICROEMPRESAS ENTREGA DE INFORMES MENSUALES REDACCIÓN DEL RECIBO DE LA MICROEMPRESA REDACCIÓN DE UNA NOTIFICACIÓN ANEXO DE COPIA DEL PIN (SIAFI), DE RTN Y DE DOCUMENTOS IDENTIDAD REVISIÓN Y ELABORACIÓN DE OFICIO CON EL NÚMERO DE EXPEDIENTES RECIBO DE LA DOCUMENTACIÓN Y RUTA DE CONTROL ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO REVISIÓN PRESUPUESTAL REVISIÓN DE CONTENIDO DOCUMENTAL REVISIÓN CONTABLE Y FIRMA DEL PAGO FIRMA DEL GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO FIRMA DEL DIRECTOR EJECUTIVO TRÁMITE DEL SIAFI LA ACREDITACIÓN DEL PAGO A LAS CUENTAS DE AHORRO ANEXOS... 7 ANEXO I RECIBO PARA CERTIFICACIÓN DE PAGO FONDO VIAL

3 GUÍA PARA EL PROCEDIMIENTO DE PAGO A LAS MICROEMPRESAS ASOCIATIVAS DE MANTENIMIENTO VIAL 1. INTRODUCCIÓN Esta guía hace parte de la documentación del diseño del Programa Piloto de Microempresas de Mantenimiento Vial en la Red Vial No Pavimentada, cuyo objetivo es el mejoramiento y conservación rutinaria de la red vial no pavimentada como estrategia para proporcionar accesibilidad y transitabilidad adecuadas a los usuarios, generar empleo en distintas regiones del país y propiciar el desarrollo rural. El programa es liderado por la Secretaría de Obras Públicas, Transporte y Vivienda (SOPTRAVI), el Fondo Vial y el Banco Mundial. 2. OBJETIVO DE LA GUÍA El objetivo de la presente guía es indicar el procedimiento a seguir para efectuar los pagos oportunamente a las Empresas Asociativas de Producción y Servicios de Mantenimiento Vial o Microempresas Asociativas de Mantenimiento Vial (MAMV), una vez ejecutadas las actividades de mantenimiento rutinario en la red vial no pavimentada. 3. ALCANCE DE LA GUÍA Este documento es aplicable para el Programa Piloto de Microempresas de Mantenimiento Vial en la Red Vial No Pavimentada, en las dependencias del Fondo Vial encargadas de los procedimientos administrativos para efectuar los pagos por los trabajos de mantenimiento rutinario que realizan las Microempresas Asociativas de Mantenimiento Vial. 4. RESPONSABILIDAD El procedimiento debe ser aplicado por la Subgerencia de Microempresas, la Gerencia Técnica, la Gerencia Administrativa y Financiera y sus dependencias, y la Dirección Ejecutiva del Fondo Vial, según sus competencias administrativas y financieras durante la implementación del Programa Piloto de Microempresas de Mantenimiento Vial (MAMV) en la Red Vial No Pavimentada, en lo que corresponde a los pagos por ejecución de los trabajos de mantenimiento rutinario de las Microempresas Asociativas de Mantenimiento Vial. 3

4 5. FORMA DE PAGO En el contrato queda establecido que los pagos se haran por cantidades fijas mensuales a partir de la fecha de notificación de la orden de inicio y así sucesivamente condicionando dicho pago a la presentación oportuna de la certificación mensual, por parte del Supervisor - Gestor Vial, la cual aprueba los resultados de la ejecución de las actividades de mantenimiento rutinario por la microempresa. El pago de las estimaciones se hace efectivo cuando la microempresa ha cumplido con la programación mensual de actividades que le ha establecido el Supervisor- Gestor Vial en el mes objeto de liquidación. En caso de incumplimiento por parte de la microempresa en la ejecución de los trabajos previstos, el Fondo Vial le retendrá el quince por ciento (15%) del pago mensual objeto de liquidación, suma que podrá ser devuelta en el siguiente mes, si se comprueba mediante el informe respectivo del Supervisor - Gestor Vial, que el incumplimiento que originó la retención ha sido subsanado a satisfacción. El incumplimiento en tres meses consecutivos o alternos a las obligaciones estipuladas en este contrato por parte de la microempresa, dará razón suficiente al Fondo Vial para que proceda a la rescisión del respectivo contrato sin responsabilidad de su parte. En el contrato está establecido, además, que el pago se efectuará diez días calendario después del último día de cada mes ejecutado. 6. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO A LAS MICROEMPRESAS A continuación se describe el procedimiento establecido por el Fondo Vial para hacer efectivos los pagos de los contratos de mantenimiento rutinario de las Microempresas Asociativas de Mantenimiento Vial: 6.1. ENTREGA DE INFORMES MENSUALES A los 20 días calendario de cada mes, la microempresa hace entrega del informe mensual de ejecución de los trabajos correspondientes al Supervisor - Gestor Vial para que efectúe la revisión y proceda, con su aprobación total o parcial, a la entrega de la documentación al Fondo Vial para iniciar el procedimiento para el pago respectivo. 4

5 6.2. REDACCIÓN DEL RECIBO DE LA MICROEMPRESA El Supervisor - Gestor Vial redacta el recibo de la microempresa con la leyenda del tramo donde trabajan, la longitud de kilómetros que abarca dicha microempresa, con su respectivo valor de la estimación y con las deducciones respectivas que correspondan REDACCIÓN DE UNA NOTIFICACIÓN Se redacta una notificación con el nombre de la microempresa, la ubicación del proyecto, monto del contrato, período de ejecución, número de estimación, el valor de la estimación y la deducción del 10% de retención de fiel cumplimiento de contrato: Esta notificación es firmada por el Supervisor y el Coordinador de la Unidad de Microempresas ANEXO DE COPIA DEL PIN (SIAFI), DE RTN Y DE DOCUMENTOS IDENTIDAD La supervisión deberá complementar la documentación anexando: copia del PIN del Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI), copia RTN Registro Tributario Nacional, copia de Tarjeta de Identidad del Presidente de la Microempresa y su respectivo Supervisor - Gestor Vial REVISIÓN Y ELABORACIÓN DE OFICIO CON EL NÚMERO DE EXPEDIENTES La Subgerencia de Microempresas, recibe y verifica la documentación y en caso de conformidad, elabora el oficio y adjunta la documentación requerida y los remite a la Secretaria Ejecutiva, para que se continúe el trámite para el pago de las microempresas y de los supervisores RECIBO DE LA DOCUMENTACIÓN Y RUTA DE CONTROL La Secretaria Ejecutiva recibe la documentación pertinente y realiza la ruta para llevar el control de los departamentos del Fondo Vial que verificarán la información contenida en la documentación aportada por la Subgerencia de Microempresas ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO El Asistente Administrativo se encarga de elaborar la orden de pago. 5

6 6.8. REVISIÓN PRESUPUESTAL El Departamento de Presupuesto efectúa la revisión presupuestal para verificar y comprobar si se cuenta con los fondos necesarios para cumplir con el pago correspondiente REVISIÓN DE CONTENIDO DOCUMENTAL El Departamento de Unidad de Análisis del Gasto, se encarga de verificar la estimación y de que los recibos no lleven errores, que la cantidad escrita en letras sea igual a la cantidad escrita en números, así como la suma y que los nombres de los Presidentes de las Microempresas, correspondan con los de los contratos REVISIÓN CONTABLE Y FIRMA DEL PAGO El Departamento de Contabilidad, después de haber comprobado que la documentación no contiene errores, se encarga de la firma el pago respectivo y se pasa a la Gerencia Administrativa- Financiera FIRMA DEL GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO La orden de pago, también, se firma por el(la) Gerente Administrativo(a) y Financiero(a) del Fondo Vial y se pasa a la Dirección Ejecutiva del Fondo Vial FIRMA DEL DIRECTOR EJECUTIVO La orden de pago se firma finalmente por el Director Ejecutivo del Fondo Vial. Luego continúa el trámite para el SIAFI TRÁMITE DEL SIAFI Para el trámite en el SIAFI, se requiere: i) i) Elaborar el pre - compromiso que se le llama (VERIFICADO) F01, por parte del Asistente Administrativo. ii) Aprobar el pre - compromiso por el Contador General del Fondo Vial. iii) Firma del pre - compromiso por el(la) Gerente Administrativo(a) y Financiero(a). 6

7 Por otra parte, se requieren los siguientes documentos exigidos para el registro en el SIAFI: Copia de la Personería Jurídica de la microempresa. Acta de constitución autenticada donde fue electa la Junta Directiva. Copias de tarjeta de identidad del presidente de la microempresa. Copia de RTN numérico de la microempresa. Constancia de banco de la cuenta a nombre de la microempresa LA ACREDITACIÓN DEL PAGO A LAS CUENTAS DE AHORRO Finalmente, la Secretaría de Finanzas efectúa la respectiva acreditación del pago a las cuentas de ahorro de los banco de las microempresas. 7. ANEXOS ANEXO No I: RECIBO PARA CERTIFICACIÓN DE PAGO 7

8 ANEXO I RECIBO PARA CERTIFICACIÓN DE PAGO FONDO VIAL PROGRAMA PILOTO DE MICROEMPRESAS ASOCIATIVAS DE MANTENIMIENTO VIAL EN LA RED VIAL NO PAVIMENTADA Nombre de la Microempresa: Microempresa Asociativa de Mantenimiento Vial Proyecto: Mantenimiento Rutinario de la Red Vial No Pavimentada del tramo Carretero: Monto del Contrato: Periodo de Ejecución: DETALLE Estimación No: Menos 10 % de retención como depósito de garantía del Contrato: Neto a Recibir: Saldo del Contrato: Firma Supervisor Firma del Presidente de la MAMV 8