PROCEDIMIENTO PARA COMPENSACIÓN DE GIROS (EASYPAGOS Y RTC) Nombre del Proceso: CONTABILIZACIÓN Y GENERACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA

Transcripción

1 1DE5 OBJETIVO Confirmar los giros recibidos y enviados en las oficinas de la Cooperativa, mediante la compensación. Procedimiento PO.PR.SNF.04 Pago de Remesas a través de la Red Internacional de Remesas (IRNET) Procedimiento PO.PR.SNF.09 Pago de Remesas Money Gram Procedimiento PO.PR.SNF.10 Envío de Remesas Money Gram 1 Obtener e imprimir el reporte consolidado de giros pagados y enviados o Easy (según corresponda) (Ver nota A) 2 Obtener el monto total de giros enviados y de giros pagados, según lo registrado en el mayor auxiliar (Ver nota B) 3 Verificar que cuadren los valores del reporte consolidado de giros o Easy con lo registrado en las cuentas contables de todas las Agencias y a la fecha seleccionada (según corresponda) - Reporte Consolidado de Giros - Reporte Consolidado de Giros Easy - Mayor auxiliar A Obtención Reporte Consolidado de giros pagados - Ingresar a la página login/ con usuario y contraseña - Seleccionar la opción Reportes/ Consolidated - Escoger la opción Todos (All) y las fechas inicial y final - Click en Remesas pagadas (Paid Remittances) En el reporte Consolidado se indican todos los tipos de giros correspondientes a la fecha seleccionada, por ejemplo Vigo, Ria, etc. Obtención Reporte Consolidado de giros pagados y enviados Easy - Ingresar a la página con usuario y contraseña - Seleccionar la opción Informes/ Informes de Operaciones - Escoger las fechas inicial y final (corte al día anterior) - Tipo Envíos, Recibos o Reembolsos (según proceda) - Click en el ícono buscar B Módulo Contabilidad/Consulta Mayor Auxiliar Giros Remesas del Exterior Vigo Existen diferencias? a Giros Easy Giros Money Gram (Envíos) Giros Money Gram (Pagos) 4 Identificar la oficina y el usuario que registra el error (Ver nota C) 5 Comunicar al usuario responsable el error presentado, mediante correo electrónico - Reporte Movimiento Causales C Obtener el reporte Movimiento Causales del usuario que descuadra, en el módulo Contabilidad/Reportes/ Movimientos Causales b ELABORADO Unidad de Gestión de Calidad Asistentes de Operaciones VALIDADO Jefe de Operaciones Unidad de Riesgos APROBADO Gerente General

2 2DE5 b 6 Solicitar se realice el ajuste respectivo, mediante correo electrónico a la Unidad de Contabilidad - Usuario responsable 7 Ingresar el ajuste contable 8 Aprobar y mayorizar el ajuste contable El giro pertenece a la empresa? (Ver nota D) a - Asistente de Contabilidad D A pertenecen los siguientes giros -Dinex -Envíos, - Intercambio Express, - i transfer, -M2M, -RIA, - Telegiros, - Transfast, - Viamericas y -Vigo - Paco Services Y a EasyPagos pertenecen los giros - Ecuatransfer y - Money Gram 9 Obtener el valor que la Cooperativa debe pagar o cobrar a Easy (Ver nota E) Se requiere realizar una transferencia Easy? 10 Solicitar al Analista de Operaciones, mediante correo electrónico, se realice la transferencia Easy E Lo pagado es el valor que nos deben devolver y lo enviado es el valor que nosotros debemos pagar a Easy. Por lo tanto + Pagado - Enviado = Diferencia (Es lo que nos deben acreditar en la cuenta del Banco Pichincha o lo que debemos transferir a la cuenta de Easy (según proceda) 11 Realizar la transferencia Easy y comunicar mediante correo electrónico a los involucrados - Analista de Operaciones 12 Verificar que se encuentre acreditado el valor que corresponda en la cuenta del banco Pichincha (Giros Easy) o banco Produbanco (Giros ) (Ver nota F) Se encuentra acreditado? c F La acreditación en la cuenta del banco Pichincha (Giros Easy) se realiza al día siguiente de efectuada la transacción La acreditación en la cuenta del banco Produbanco (Giros ) se realiza alrededor de 1 semana después de efectuada la transacción 13 Gestionar con Easy o para que realice la acreditación

3 3DE5 c 14 Realizar el ingreso de los comprobantes contables de la compensación, en cada una de las agencias (Ver nota G) G La contabilización es la siguiente Giros Cta. Ah. Produbanco Remesas del exterior Vigo De la Agencia que registre movimientos 15 Aprobar los comprobantes contables En Agencias Remesas del exterior Vigo 16 Mayorizar los comprobantes contables 17 Archivar EMISIÓN DE LA FACTURA La factura es para? 18 Obtener el valor por cobrar a e imprimir el reporte (Ver nota H) 19 Ingresar el comprobante contable de los valores a cobrar a, con fecha de fin de mes (Ver nota i) 20 Aprobar el comprobante contable 21 Mayorizar el comprobante contable d - Reporte Consolidado de Giros - Reporte Consolidado de Giros Easy - Reporte valores por cobrar a Giros Easy Giros Money Gram (Solo si se registran envíos en Matriz) De la oficina que envió Banco Pichincha (solo si hubo acreditación en esta cuenta) Giros Money Gram (Solo si se registran en Matriz) De la oficina que pagó Banco Pichincha (solo si se realizó transferencia Easy) En Agencias que realizaron envíos El comprobante se registra así Giros Money Gram Oficina Principal En Agencias que realizaron El comprobante se registra así Giros Money Gram H Para obtener el valor por cobrar a se requiere -Registrar los montos cancelados de cada uno de los giros en el archivo de excel Comisiones Remesas, con la información de los Reportes por Tipo de Giro - Registrar el valor correspondiente a Remesas (cuenta ) en el archivo de excel Comisiones para factura, hoja Respaldos 22 Recibir el reporte de comisiones por producto de e imprimir 23 Cuadrar el valor del reporte valores por cobrar a con el valor del Reporte de comisiones por producto de - Reporte de comisiones por producto de i El comprobante se registra así Otros Auxiliar Anticipo Retención en la Fuente Otros ingresos comisiones remesas Vigo De la oficina que registre Varios e En Agencias Otros ingresos comisiones remesas Vigo

4 4DE5 d FACTURA PARA 24 Obtener e imprimir el reporte de comisiones de Giros Easy del mes (Ver nota J) - Reporte de comisiones de Giros Easy del mes J Obtención del reporte de giros pagados y enviados Easy - Ingresar a la página con usuario y contraseña - Seleccionar la opción Informes/ Informes de Operaciones/ Comisiones - Verificar el mes del reporte 25 Calcular el valor de comisión que corresponde a cada oficina y cuadrar con el valor del Reporte de comisiones de Giros Easy del mes (Ver nota K) 26 Emitir la factura (Ver nota L) 27 Revisar y legalizar la factura La factura es para? 29 Ingresar el comprobante contable de la factura (Ver nota N) e 28 Ingresar el comprobante contable de ajuste (Ver nota M) -Factura -Factura K Para el cálculo del valor de comisión por oficina se utiliza el archivo de excel Regla de Tres Comisión Money GRam. Se realiza lo siguiente - Obtener los valores pagados y enviados, revisando las cuentas y en el módulo Contabilidad/Reportes/ Mayor Auxiliar Totales - Seleccionar las fechas inicio y fin (todo el mes) - Ingresar los datos obtenidos de la cuenta (Debe) y la cuenta (Haber) en el archivo de excel Regla de tres Comisión Money Gram L La factura se emite los primeros días del mes siguiente. En el caso de la factura se emite por el valor total de todos los servicios (adquiriente), los cuales son - Agencias Compartidas -Cajero - Remesas - Banco de Guayaquil - Consultas 30 Aprobar el comprobante contable M El comprobante se registra así 31 Mayorizar el comprobante contable 32 Enviar la factura a o a EasyPagos (según corresponda) - Factura Varios IVA Por Pagar Servicios Financieros N El comprobante se registra así 33 Archivar 34 Revisar que los valores correspondientes se encuentren acreditados en la cuenta del Banco (Ver nota Ñ) Se encuentran acreditados? 35 Gestionar con Easy o la acreditación respectiva - Reporte valores por cobrar a - Reporte de comisiones por producto de - Reporte de comisiones de Giros Easy del mes - Factura (Copia) Otros Auxiliar Anticipo Retención en la Fuente Comisión Easy Pagos IVA Por Pagar Servicios Financieros De la oficina que pagó Ñ La acreditación en la cuenta del banco del Pichincha (Easy) o en la cuenta del Banco de Guayaquil, Produbanco o Central () se realiza en el transcurso del mes f

5 5DE5 f 36 Registrar en Matriz el asiento contable de ajuste (Ver nota O) 37 Aprobar el ajuste contable O El comprobante se registra así Cuenta del Banco en el que se efectuó el depósito Otros Auxiliar 22 o 33 (según corresponda) 38 Mayorizar el ajuste contable FIN OBSERVACIÓN GENERAL - Los comprobantes contables no pueden ser aprobados por la misma persona que los ingresa. - Todo reproceso que se realice es considerado como un evento de riesgo, por lo que debe ser registrado en el Formato de registro de eventos de riesgo.