INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIZACION DE LA NÓMINA DEL GAD DE LA PROVINCIA DE PICHICHA

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1 INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIZACION DE LA NÓMINA DEL GAD DE LA PROVINCIA DE PICHICHA EL PREFECTO PROVINCIAL DE PICHINCHA ECO. GUSTAVO BAROJA NARVÁEZ CONSIDERANDO Que, el Art. 238 de la Constitución de la República del Ecuador instaura autonomía política, administrativa y financiera de los Gobiernos Autónomos Descentralizados. Que, el COOTAD, en el artículo 50, publicado en el Registro Oficial N. 303 del 19 de octubre del 2010; determina las atribuciones del Prefecto. Que, la Norma de Control Interno , indica que la Contabilidad de las entidades del Sector Público está compuesta de procedimientos, registros, reportes, entre otros, como instrumentos de la organización del Sistema Contable. RESUELVE Expedir el presente instructivo para la contabilización de la nómina del GAD de la Provincia de Pichicha. ART. 1.- OBJETIVO: Establecer una guía para la contabilización de la Nómina mensual que permita llevar un adecuado control de los ingresos, descuentos y pagos que se realizan mensualmente a los servidores y trabajadores del GAD de Pichincha ART. 2.- ÁMBITO DE APLICCIÓN: El presente documento se aplicará en la Dirección Económica y Financiera en el área de Contabilidad. ART. 3.- PROCEDIMIENTOS GENERALES: En el presente documento se consideran dos principales secciones: a) Para registrar el gasto de sueldos, horas extras, aporte patronal, fondos de reserva, etc.; y, b) Para registrar los descuentos, como aportes al IESS, impuesto a la Renta, anticipos de sueldos, retenciones judiciales, entre otros.

2 Para la contabilización del gasto contable y presupuestario Una vez que la Unidad de Análisis Financiero-Remuneraciones elabora los roles de las diferentes modalidades (nombramiento, contrato y trabajadores) se procede a realizar el respectivo control previo, el mismo que consiste en verificar la información emitida en los roles con la que se refleja en el sistema contable Olympo. Para la contabilización de la nómina se realiza lo siguiente: Contabilización del Gasto MÓDULO DE ROLES Una vez realizado el control previo, ingresamos al módulo de roles, de acuerdo a la siguiente secuencia: Procesos Interface contable Rol de contrato Nómina: mensual Período: mayo (depende del mes a contabilizarse) Clic en procesar Se despliegan los rubros que constan en el rol, para proceder a realizar la interface de los roles con contabilidad. PRIMER REGISTRO.- INTERFASE CONTABLE

3 Procedemos a realizar la interface para lo cual hacemos clic en Interface Contable Se genera el número del Compromiso presupuestario con el siguiente cuadro: C x P : C x P: Fds Cobros: Compromiso: 531 COMPROMISO PRESUPUESTARIO DE GASTO.-

4 MÓDULO DE CONTABILIDAD Para efectuar el primer registro que es la contabilización del rol sea de contrato, nombramiento y trabajadores se realiza lo siguiente: Ingresar al Módulo de Cartera y Proyectos Reportes Cuentas por pagar Proveedor: Rol de contrato (depende de que modalidad se esté registrando) Clic en procesar Verificar que los valores que estén en negrilla estén cuadrados de acuerdo con el valor del gasto, anotar los valores de las cuentas por pagar y cuentas por pagar fondos de terceros que se generaron en la interface. Para el registro del Diario, se realiza lo siguiente: En el módulo de contabilidad Transacciones Contabilidad

5 Comprobante de Diario Nuevo Digitar el número del compromiso Ingreso a aplicación de documentos Escoger las cuentas por pagar más los fondos de terceros que salieron en el cuadro de la interface Salir Verifico el detalle del diario Salir En la afectación presupuestaria presiono F4 despliega el devengado y el pagado, borrar el pagado y gravar ahí le saldrá error, cuadrar las cuentas de la y con los valores que sale de contabilidad con la presupuestaria en exel, estos valores modificar en lo presupuestario y gravar.

6 SEGUNDO REGISTRO.- REGISTRO DE LA TRANSFERENCIA Este registro contable se lo realiza con los reportes que arroja la interface contable, en los cobros (anticipos sueldos) más los pagos de Cartera y Proyectos de cada rol y se lo ejecuta de la siguiente manera: CARTERA Y PROYECTOS.- PAGOS CUENTAS POR PAGAR Ingreso al módulo de Cartera y Proyectos Transacciones Proveedor: Rol de contrato (según la modalidad) Nuevo Pagos (realizar el pago del rol según la modalidad Seleccionar los valores que se registran en el mes (RP) Grabar

7 INTERFASE CONTABLE.- En este módulo se verifica el valor de los cobros (anticipo de sueldos) que se suma con los pagos y se contabiliza el valor de la transferencia que debita el Banco Central del Ecuador que será el valor de los sueldos. Ingreso al Módulo de Contabilidad Transacciones Contabilidad Comprobante de Diario Nuevo Digito el número del compromiso Ingreso a aplicación de documentos Escojo todos los cobros y pagos que se generaron Salir Verifico el detalle del diario Este valor debe coincidir con el rubro de anticipo de sueldos En la afectación presupuestaria presiono F4, por lo que se afecta al pago

8 TERCER REGISTRO.- REGISTRO Y PAGO DE FONDOS DE TERCEROS INTERFACE CONTABLE.- De este módulo se saca la información para el pago de los fondos de terceros, se realiza dos asientos de diario: Sistema de roles Interface Contable Fondos de Terceros Copiar a Exel

9 Cartera y Proyectos Pagos cuenta por pagar Realizar el pago por cada Proveedor del rol (realizar la suma de las cuentas de la y que da un total para el pago). Realizar el Depósito de Terceros (la cuenta ) por cada proveedor del rol COMPROBANTE DE DIARIO Nuevo Escoger el compromiso del rol El detalle debe contener el mes y memorando con el que se paga Tarjar los Pagos y los Depósitos de Terceros Digitar el número de asiento de diario Y gravar Es necesario apuntar el número de pago que se genera Así queda contabilizado los Fondos de Terceros.

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